4 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารแบบ Virtual Team

จากการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจากสถานการณ์ COVID-19 จนถึงตอนนี้หลาย ๆ ท่านคงอยู่ในระหว่างการปรับตัวให้คุ้นชินกับการทำงานแบบห่างกันซักพัก หรือ Virtual Team ในช่วงเริ่มต้นของการปรับเปลี่ยนนี้อาจจะพบเจอความท้าทาย และปัญหาในการสื่อสารกันอยู่บ้าง

MITSloan ได้นำเสนอผลการสำรวจเกี่ยวกับประสิทธิภาพของการสื่อสารแบบ Virtual Team จากทีมงานในองค์กรข้ามชาติขนาดใหญ่ทั่วโลก พบว่าประสิทธิภาพของการสื่อสารไม่ได้ขึ้นอยู่กับความล้ำสมัยของเทคโนโลยีแต่ขึ้นอยู่กับผู้ใช้เทคโนโลยีต่างหาก A Cup of Culture สรุป 4 วิธีหลัก ๆ ที่ทำให้การสื่อสารแบบ Virtual Team มีประสิทธิภาพ ได้แก่
.
.
.

1. เลือกใช้ช่องทางการสื่อสารให้เหมาะสมกับงาน –Use right channels

จากเดิมที่เรามีทั้ง โทรศัพท์ Email และ Line พอมีวิกฤติ COVID-19 เกิดขึ้น เลยยิ่งมีเทคโนโลยีหลากหลายช่องทางที่ต้องปรับใช้เพิ่มขึ้นตามไปด้วย เพื่อทำให้การทำงานแบบ Virtual Team มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็น VDO Conference เช่น Zoom, Microsoft Team, Hangout รวมถึง Applications ที่จำเป็นต่าง ๆ เช่น Slack,  AZANA, Trello แต่ละช่องทางก็มีฟังก์ชั่นการใช้งาน และประโยชน์ที่แตกต่างกันไป ถ้าเลือกใช้ให้ถูกกับงานก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารให้กับงานได้มากเลยทีเดียว แต่ที่น่าเสียดายคือ คนเรามักเริ่มต้นที่จะใช้เครื่องมือที่สะดวกหรือคุ้นเคยที่สุดก่อน และอาจเป็นสาเหตุที่ทำให้ประสิทธิภาพในการสื่อสารลดลง
.

ดังนั้น ควรตั้งเป้าหมายการสื่อสารให้แน่ชัดเสียก่อน และจึงกำหนดช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม เช่น หากต้องการส่งข้อมูล แผนงาน แลกเปลี่ยนความคิดเห็นหรือข้อมูลที่ไม่ซับซ้อน สามารถใช้ Email หรือ Line หรือหากต้องการเจรจาต่อรอง แลกเปลี่ยนความคิดเห็นจากหลากหลายมุมมองเพื่อการตัดสินใจหรือแก้ปัญหาที่ซับซ้อน ควรใช้ VDO Conference ส่วนการให้ Feedback ในเรื่องที่เป็นประเด็นอ่อนไหวควรหลีกเลี่ยงการใช้ Email หรือ Line แต่ควรใช้ VDO Call เป็นการส่วนตัวแทน เป็นต้น
.
.
.

2. แสดงความตั้งใจให้ชัดเจน – Make intention clears

ในกรณีที่การสื่อสารเป็นข้อความ หากข้อความไม่ชัดเจนอาจเกิดการตีความไปได้ในหลาย ๆ ทาง ด้วยอคติและข้อสันนิษฐานส่วนบุคคลอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดและนำไปสู่ความขัดแย้งที่ไม่ดีต่อสุขภาพจิตซึ่งและยังส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพของการทำงานเป็นทีมอีกด้วย

การตีความที่ผิดผลาด เกิดจากหลาย ๆ สาเหตุได้แก่
.
>>

  • คนเรามีแนวโน้มที่จะเขียนในเชิงลบได้ง่ายกว่าการพูด เมื่อเราไม่เห็นคู่กรณีอยู่ตรงหน้าจึงเป็นการง่ายที่จะเขียนในสิ่งที่เราอาจจะไม่กล้าพูดเมื่อต้องเจอหน้ากัน เช่นเขียนข้อความแสดงความไม่พอใจ หรือการ complain การทำงาน เป็นต้น
  • คนเรามีแนวโน้มในการตีความจากการอ่านเป็นเชิงลบได้มากกว่า หนักไปอีกตรงที่ว่าจากผลการวิจัยผู้อ่านมักตีความไปในเชิงลบมากกว่าที่ปรากฎในข้อความที่เขียนมาเสียอีก
  • คนเราอ่านและตีความจากเลนส์ที่ต่างกัน ในขณะที่ผู้เขียนเข้าใจไปเองว่าผู้อ่านจะเข้าใจในสิ่งที่ผู้เขียนให้ความสำคัญ จึงละเลยในการเน้นย้ำลำดับความสำคัญให้ชัดเจน ทำให้การสื่อสารพลาดไปโดยปริยาย 

>>
.
สิ่งที่จะทำได้เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาด ได้แก่ การตรวจสอบข้อความสำคัญก่อนที่จะส่งเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลถูกต้อง ชัดเจน เน้นความสำคัญได้ตรงจุด รวมถึงระบุระยะเวลา หรือขอให้ตอบกลับหากจำเป็น  อาจใช้ Slickers หรือ Emoji ช่วยเพื่อลดแนวโน้มการตีความเชิงลบ
.
.
.

3. เชื่อมต่อกันเสมอ – Always connected

เมื่อไม่ได้พบกันตัวต่อตัวความเสี่ยงในการสื่อสารตกหล่นย่อมเกิดขึ้นได้เสมอเช่น อาจเป็นการยากที่จะทราบว่าผู้รับสารได้รับสารหรือไม่ นอกจากมีการระบุการตอบรับอย่างชัดเจน การตกหล่นในการอ่านข้อความที่ส่งในกลุ่มใหญ่ หรือแม้แต่การแยกกันทำงานจนขาดการพูดคุยถึงความคืบหน้า ปัญหา และขาดการประสานงานร่วมกัน
.

ทีมของคุณสามารถเอาชนะความท้าทายเหล่านี้โดยให้ความสำคัญกับการสื่อสารในทีม เชื่อมต่อกันเสมอถึงความคืบหน้า ปัญหา รวมถึงแบ่งปันข้อมูลเชิงรุกเกี่ยวกับสถานการณ์ในขอบข่ายรับผิดชอบของแต่ละคน ให้ความสำคัญกับการตอบรับข้อความแม้ว่าจะไม่สามารถทำงานนั้นได้ทันที หรือสอบถามโดยตรงหากไม่ได้รับการตอบกลับในข้อความสำคัญ 
.
.
.

4. เปิดใจและส่งเสริมการมีส่วนร่วม – Be open and inclusive

การแบ่งปันความคิดเห็นที่หลากหลายของสมาชิกในทีมมักนำมาสู่ความคิดสร้างสรรค์ และผลการทำงานที่เกินคาดเสมอ แต่บางครั้ง การสื่อสารแบบ Virtual อาจเป็นอุปสรรคที่ทำให้ทีมไม่กล้าเสนอความคิดเห็น เช่นสมาชิกอาจไม่มั่นใจในการนำเสนอความคิดเห็นเนื่องจากไม่สามารถเห็นปฏิกริยาตอบสนองจากทีม
.

ดังนั้น เพื่อประโยชน์จากมุมมองที่หลากหลายของทีม ควรมุ่งเน้นการสื่อสารอย่างเปิดเผยและส่งเสริมการมีส่วนร่วมให้ได้มากที่สุด เช่นการเปิดรับทุกความเห็น ขอความคิดเห็นในการตัดสินใจที่สำคัญ เพื่อส่งเสริมให้ทีมมีความมั่นใจและสามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างตรงไปตรงมา
.
.
.

และนี่คือ 4 วิธีที่ดูเหมือนเป็นเรื่องพื้นฐานแต่มักถูกมองข้ามไป แต่สิ่งที่การสำรวจนี้แสดงให้เห็นอย่างชัดเจน คือ กลุ่มตัวอย่างที่สามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้ดีจะมีประสิทธิภาพในการทำงานสูงกว่าทีมทั่วไป โดยสามารถทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ส่งมอบงานที่มีคุณภาพ ตรงตามเวลา และสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้

ดังนั้นก่อนการสื่อสารระหว่าง Virtual Team ครั้งต่อไป อย่าลืมทบทวนแต่ละข้อ ทำการตกลงกับทีมในการเลือกใช้ช่องทางที่เหมาะสมตามวัตถุประสงค์ สร้างกฎ กติการ่วมกัน เพื่อให้มั่นใจว่าแม้จะต้องสื่อสารในสถานการณ์ที่ไกลกันก็ยังคงประสิทธิภาพในการสื่อสารได้อย่างดีที่สุด

A Cup of Culture

ที่มาของบทความ

Share to
Related Posts:
Search

ORG Culture Canvas full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

Search