จากการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจากสถานการณ์ COVID-19 จนถึงตอนนี้หลาย ๆ ท่านคงอยู่ในระหว่างการปรับตัวให้คุ้นชินกับการทำงานแบบห่างกันซักพัก หรือ Virtual Team ในช่วงเริ่มต้นของการปรับเปลี่ยนนี้อาจจะพบเจอความท้าทาย และปัญหาในการสื่อสารกันอยู่บ้าง
MITSloan ได้นำเสนอผลการสำรวจเกี่ยวกับประสิทธิภาพของการสื่อสารแบบ Virtual Team จากทีมงานในองค์กรข้ามชาติขนาดใหญ่ทั่วโลก พบว่าประสิทธิภาพของการสื่อสารไม่ได้ขึ้นอยู่กับความล้ำสมัยของเทคโนโลยีแต่ขึ้นอยู่กับผู้ใช้เทคโนโลยีต่างหาก A Cup of Culture สรุป 4 วิธีหลัก ๆ ที่ทำให้การสื่อสารแบบ Virtual Team มีประสิทธิภาพ ได้แก่
.
.
.
1. เลือกใช้ช่องทางการสื่อสารให้เหมาะสมกับงาน –Use right channels
จากเดิมที่เรามีทั้ง โทรศัพท์ Email และ Line พอมีวิกฤติ COVID-19 เกิดขึ้น เลยยิ่งมีเทคโนโลยีหลากหลายช่องทางที่ต้องปรับใช้เพิ่มขึ้นตามไปด้วย เพื่อทำให้การทำงานแบบ Virtual Team มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็น VDO Conference เช่น Zoom, Microsoft Team, Hangout รวมถึง Applications ที่จำเป็นต่าง ๆ เช่น Slack, AZANA, Trello แต่ละช่องทางก็มีฟังก์ชั่นการใช้งาน และประโยชน์ที่แตกต่างกันไป ถ้าเลือกใช้ให้ถูกกับงานก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารให้กับงานได้มากเลยทีเดียว แต่ที่น่าเสียดายคือ คนเรามักเริ่มต้นที่จะใช้เครื่องมือที่สะดวกหรือคุ้นเคยที่สุดก่อน และอาจเป็นสาเหตุที่ทำให้ประสิทธิภาพในการสื่อสารลดลง
.
ดังนั้น ควรตั้งเป้าหมายการสื่อสารให้แน่ชัดเสียก่อน และจึงกำหนดช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม เช่น หากต้องการส่งข้อมูล แผนงาน แลกเปลี่ยนความคิดเห็นหรือข้อมูลที่ไม่ซับซ้อน สามารถใช้ Email หรือ Line หรือหากต้องการเจรจาต่อรอง แลกเปลี่ยนความคิดเห็นจากหลากหลายมุมมองเพื่อการตัดสินใจหรือแก้ปัญหาที่ซับซ้อน ควรใช้ VDO Conference ส่วนการให้ Feedback ในเรื่องที่เป็นประเด็นอ่อนไหวควรหลีกเลี่ยงการใช้ Email หรือ Line แต่ควรใช้ VDO Call เป็นการส่วนตัวแทน เป็นต้น
.
.
.
2. แสดงความตั้งใจให้ชัดเจน – Make intention clears
ในกรณีที่การสื่อสารเป็นข้อความ หากข้อความไม่ชัดเจนอาจเกิดการตีความไปได้ในหลาย ๆ ทาง ด้วยอคติและข้อสันนิษฐานส่วนบุคคลอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดและนำไปสู่ความขัดแย้งที่ไม่ดีต่อสุขภาพจิตซึ่งและยังส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพของการทำงานเป็นทีมอีกด้วย
การตีความที่ผิดผลาด เกิดจากหลาย ๆ สาเหตุได้แก่
.
>>
- คนเรามีแนวโน้มที่จะเขียนในเชิงลบได้ง่ายกว่าการพูด เมื่อเราไม่เห็นคู่กรณีอยู่ตรงหน้าจึงเป็นการง่ายที่จะเขียนในสิ่งที่เราอาจจะไม่กล้าพูดเมื่อต้องเจอหน้ากัน เช่นเขียนข้อความแสดงความไม่พอใจ หรือการ complain การทำงาน เป็นต้น
- คนเรามีแนวโน้มในการตีความจากการอ่านเป็นเชิงลบได้มากกว่า หนักไปอีกตรงที่ว่าจากผลการวิจัยผู้อ่านมักตีความไปในเชิงลบมากกว่าที่ปรากฎในข้อความที่เขียนมาเสียอีก
- คนเราอ่านและตีความจากเลนส์ที่ต่างกัน ในขณะที่ผู้เขียนเข้าใจไปเองว่าผู้อ่านจะเข้าใจในสิ่งที่ผู้เขียนให้ความสำคัญ จึงละเลยในการเน้นย้ำลำดับความสำคัญให้ชัดเจน ทำให้การสื่อสารพลาดไปโดยปริยาย
>>
.
สิ่งที่จะทำได้เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความผิดพลาด ได้แก่ การตรวจสอบข้อความสำคัญก่อนที่จะส่งเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลถูกต้อง ชัดเจน เน้นความสำคัญได้ตรงจุด รวมถึงระบุระยะเวลา หรือขอให้ตอบกลับหากจำเป็น อาจใช้ Slickers หรือ Emoji ช่วยเพื่อลดแนวโน้มการตีความเชิงลบ
.
.
.
3. เชื่อมต่อกันเสมอ – Always connected
เมื่อไม่ได้พบกันตัวต่อตัวความเสี่ยงในการสื่อสารตกหล่นย่อมเกิดขึ้นได้เสมอเช่น อาจเป็นการยากที่จะทราบว่าผู้รับสารได้รับสารหรือไม่ นอกจากมีการระบุการตอบรับอย่างชัดเจน การตกหล่นในการอ่านข้อความที่ส่งในกลุ่มใหญ่ หรือแม้แต่การแยกกันทำงานจนขาดการพูดคุยถึงความคืบหน้า ปัญหา และขาดการประสานงานร่วมกัน
.
ทีมของคุณสามารถเอาชนะความท้าทายเหล่านี้โดยให้ความสำคัญกับการสื่อสารในทีม เชื่อมต่อกันเสมอถึงความคืบหน้า ปัญหา รวมถึงแบ่งปันข้อมูลเชิงรุกเกี่ยวกับสถานการณ์ในขอบข่ายรับผิดชอบของแต่ละคน ให้ความสำคัญกับการตอบรับข้อความแม้ว่าจะไม่สามารถทำงานนั้นได้ทันที หรือสอบถามโดยตรงหากไม่ได้รับการตอบกลับในข้อความสำคัญ
.
.
.
4. เปิดใจและส่งเสริมการมีส่วนร่วม – Be open and inclusive
การแบ่งปันความคิดเห็นที่หลากหลายของสมาชิกในทีมมักนำมาสู่ความคิดสร้างสรรค์ และผลการทำงานที่เกินคาดเสมอ แต่บางครั้ง การสื่อสารแบบ Virtual อาจเป็นอุปสรรคที่ทำให้ทีมไม่กล้าเสนอความคิดเห็น เช่นสมาชิกอาจไม่มั่นใจในการนำเสนอความคิดเห็นเนื่องจากไม่สามารถเห็นปฏิกริยาตอบสนองจากทีม
.
ดังนั้น เพื่อประโยชน์จากมุมมองที่หลากหลายของทีม ควรมุ่งเน้นการสื่อสารอย่างเปิดเผยและส่งเสริมการมีส่วนร่วมให้ได้มากที่สุด เช่นการเปิดรับทุกความเห็น ขอความคิดเห็นในการตัดสินใจที่สำคัญ เพื่อส่งเสริมให้ทีมมีความมั่นใจและสามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างตรงไปตรงมา
.
.
.
และนี่คือ 4 วิธีที่ดูเหมือนเป็นเรื่องพื้นฐานแต่มักถูกมองข้ามไป แต่สิ่งที่การสำรวจนี้แสดงให้เห็นอย่างชัดเจน คือ กลุ่มตัวอย่างที่สามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้ดีจะมีประสิทธิภาพในการทำงานสูงกว่าทีมทั่วไป โดยสามารถทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ส่งมอบงานที่มีคุณภาพ ตรงตามเวลา และสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้
ดังนั้นก่อนการสื่อสารระหว่าง Virtual Team ครั้งต่อไป อย่าลืมทบทวนแต่ละข้อ ทำการตกลงกับทีมในการเลือกใช้ช่องทางที่เหมาะสมตามวัตถุประสงค์ สร้างกฎ กติการ่วมกัน เพื่อให้มั่นใจว่าแม้จะต้องสื่อสารในสถานการณ์ที่ไกลกันก็ยังคงประสิทธิภาพในการสื่อสารได้อย่างดีที่สุด
A Cup of Culture
ที่มาของบทความ
