สร้างวัฒนธรรม Check-ins ก่อนเริ่มการประชุม

“วันนี้เป็นอย่างไรบ้าง?” คุณอาจเคยถามหรือถูกถามอยู่หลายครั้งในสัปดาห์ คำถามนี้อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การสอบถามอย่างจริงจังไปจนถึงการทักทายแบบไม่เป็นทางการ อย่างไรก็ตาม คำถามนี้เป็นกุญแจสำคัญในการส่งเสริมความสนิทสนมของทีมงาน การสร้างความรู้สึกปลอดภัยทางจิตใจในทีม (psychological safety) และการคอนเนคเชื่อมต่อกัน

“Meeting check-in!” คือ แนวทางปฏิบัติสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนที่ถูกออกแบบไว้อย่างตั้งใจให้ทุกคนได้ “เช็คอิน” หรือการเปิดโอกาสให้ทุกคนได้แบ่งปันและได้พูดแต่เริ่มต้นก่อนเริ่มการประชุม (แทนที่จะกระโดดเข้าสู่วาระการประชุมในวันนั้นๆ เลย) ซึ่งการเช็คอินก่อนเริ่มการประชุมทีมหรือก่อน 1-on-1 meeting จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมเปลี่ยนโฟกัสจากงานที่ยุ่งเหยิงหรือจากการประชุมก่อนหน้านี้ ให้กลับมาสู่ปัจจุบันขณะและยังเป็นการอินโทรสมองให้พร้อมก่อนเริ่มเรื่องใหม่

6 เคล็ดลับออกแบบการเช็คอินก่อนการประชุมที่มีประสิทธิภาพ “การเช็คอิน” ที่ถูกออกแบบและวางแผนไว้อย่างตั้งใจ จะสามารถสร้างคุณค่าให้กับทีมและสร้างการเชื่อมต่อได้ และไม่เป็นไปเพื่อการเสียเวลา 6 เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณมีการประชุมเช็คอินกับทีมได้ดีขึ้น

————

1.ทำให้มีความหมาย

การใช้คำถามประเภท “วันนี้สบายดีไหม?” ในการเช็คอิน (อาจส่งผลในทางลบมากกว่าทางบวก) เพราะมันเป็นคำถามที่เหล่าพนักงานถูกถามและเกิดขึ้นหลายครั้งต่อวันอยู่แล้ว ดังนั้น คำถามแนวนี้อาจไม่ได้ช่วยในแง่ของการเสริมความรู้สึกปลอดภัยทางจิตใจสักเท่าไหร่

ตัวอย่างคำถามที่แนะนำ:

• ควรเป็นคำถามปลายเปิด
• หนึ่งสิ่งที่คุณรู้สึกขอบคุณในวันนี้คืออะไร และเพราะเหตุใด?
• บอกสิ่งที่น่าทึ่งหนึ่งอย่างที่คุณได้ทำในวันนี้?
• สัปดาห์นี้คุณมีแพลนจะทำอะไรดีๆ ให้กับตัวเองบ้าง?
• แบ่งปันหนึ่งสิ่งที่ช่วยให้คุณรู้สึกปลอดภัยทางจิตใจในการทำงานระหว่างวัน?

2. ทำให้สนุก

หากคุณต้องการยกระดับคำถามส่วนตัวของคุณไปอีกขั้น ให้ถามคำถามแบบเจาะลึกที่ช่วยให้พนักงานของคุณมีพื้นของความสนุกสนาน และไม่ต้องคิดกังวลกับหัวข้อในงานมากนัก

ตัวอย่างเช่น:

• บอกชื่อของ 3 สิ่งที่คุณมักเก็บไว้ใกล้โต๊ะเสมอ? เพราะอะไร?
• คุณอยากมีความสามารถในการอ่านใจคนหรือมองเห็นอนาคตมากกว่ากัน? เพราะเหตุใด
• ถ้ามีประตู​วิเศษ​โดเรม่อนคุณอยากเปิดประตูไปที่ไหน? เพราะอะไร?

3. ให้อยู่ในกรอบเวลา

คำถามที่ดีสามารถช่วยจุดประกายการสนทนาที่ดีได้ แม้ว่าบทสนทนาช่วงเช็คอินจะสนุกสนานแค่ไหนก็ต้องทำให้การประชุมเป็นไปตามแผนด้วย อย่างเช่นคุณแบ่งเวลาสำหรับการเช็คอินไว้ 5 นาที (ขึ้นอยู่กับจำนวนคนในทีม) ก็ควรบอกให้ทุกคนทราบล่วงหน้าว่าพวกเขาแต่ละคนจะสามารถพูดตอบได้นานแค่ไหน

ตัวอย่างเช่น:

• ลองตอบคำถามต่อไปนี้กันดีกว่า ทุกคนมีเวลาแบ่งปันคนละ 30 วินาที
• ขอบคุณมากสำหรับการแบ่งปัน! งั้นต่อกันที่บุคคลถัดไปเลย

4. กำหนดช่วงเวลา

หากใน 1 วัน คุณต้องพบปะกับทีม 3 ครั้ง/ 3 เวลา การเริ่มการประชุมแต่ละครั้งด้วยการเช็คอินเสมอๆ อาจดูเกินความจำเป็น ฉะนั้น ควรกำหนดช่วงเวลาที่คุณต้องการให้มีเช็คอิน (ดูตามความเหมาะสมกับบริบทของคนในทีม) อย่าลืมแชร์สิ่งนี้กับทีมของคุณเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันด้วย

ตัวอย่างเช่น:

• การประชุมทีม (นัดแรก) ของสัปดาห์
• การประชุม Retrospective ที่เปิดโอกาสให้สมาชิกทุกฝ่ายได้แสดงความคิดเห็นต่อการทำงานในรอบงานที่ผ่านมา
• การประชุม 1-on-1 meetings

5. ใช้การเช็คอินแบบ Asynchronous

บางครั้งพนักงานของคุณอาจอยู่กันอย่างกระจัดกระจายคนละพื้นที่ (หรืออยู่ในโซนเวลาที่แตกต่างกัน) คุณสามารถสร้างรูปแบบการเช็คอินที่ไม่พร้อมกันได้ ด้วยการโพสต์ ‘คำถามประจำวัน’ บนพื้นที่ทำงานร่วมกันของคุณ เช่น Slack และขอให้ทุกคนในทีมเข้ามาตอบคำถามเมื่อพวกเขาเริ่มต้นวันใหม่

ตัวอย่างเช่น:

• คุณทำงานได้ดีที่สุดเมื่อใดและที่ไหน?
• คุณอยากไปเที่ยวที่ไหนมากที่สุด?
• คำว่า “อิสระ” มีลักษณะอย่างไรสำหรับคุณ?

6. พื้นที่ปลอดภัย สำคัญที่สุด!

ทำให้การเช็คอินเป็นพื้นที่ปลอดภัยสำหรับทุกคน ไม่ว่าคนผู้นั้นจะอยากตอบ ไม่อยากตอบ หรือไม่อยากเข้าร่วมในวันนั้น พวกเขาควรรู้สึกปลอดภัยที่จะพูดว่า ‘ผ่าน’ ได้โดยไม่ต้องอธิบายอะไรเพิ่มเติม *ย้ำเตือนทุกคนในทีมว่าคำถามเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องตอบหากพวกเขารู้สึกไม่อยากตอบ และเราจะให้เกีรยติกันด้วยการไม่ตามหาเหตุผลใดๆ ด้วย

กฏข้อสำคัญในการสร้างพื้นที่ปลอดภัยในการเช็คอิน:

• ไม่ตัดสินหรือวิพากษ์วิจารณ์คำตอบของใคร
• ไม่บังคับให้ต้องตอบ
• ไม่ลุกล้ำพื้นที่ส่วนตัวจนเกินไป

————
บทสรุป — การทำให้การเช็คอินทุกครั้งมีความหมายกับพนักงานของคุณเป็นส่วนสำคัญในการสร้างความไว้วางใจ การเชื่อมต่อ และสร้างสายสัมพันธ์ที่ดีภายในทีม นอกจากนั้น การสร้าง “วัฒนธรรม Check-ins” ให้เกิดขึ้นทุกก่อนการประชุม ยังช่วยสนับสนุนวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีมในเรื่องความปลอดภัยทางจิตใจ ความสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์ และความสนุกสนาน!

A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
corporateculture
organizationalculture
.
.