คุยกับหัวหน้าอย่างไร เมื่องานของเราเริ่มเยอะเกินไป

ทำงานให้หนักเข้าไว้เพื่อความก้าวหน้าและมั่นคงในชีวิต เป็นหนึ่งในประโยคที่ความคิดเห็นอาจแตกออกเป็นสองฝั่งมากที่สุด บ้างก็ว่าจริง เพราะนี่คือโอกาสแสดงทั้งความทุ่มเทและฝีมือให้หัวหน้ากับองค์กรเห็น บ้างก็ส่ายหน้า ทำงานหนักอาจจะดี แต่ทำงานให้ฉลาดหรือที่เรียกว่า work smart อาจจะดีกว่า และการทำงานแบบเน้น productivity อาจไม่ได้แปรผันกับระยะเวลา หากแต่เป็นความสามารถในการบริหารจัดการเวลาที่มีให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งอาจใช้เวลาน้อยลงก็ได้⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
อาจพูดได้ว่าไม่มีแบบไหนถูกหรือผิดร้อยเปอร์เซ็นต์ ขึ้นอยู่กับวิธีคิด ความสะดวกใจ ที่อยู่บนพื้นฐานโจทย์ชีวิตที่มีองค์ประกอบแตกต่างกันไปในแต่ละบุคคล อย่างไรก็ตาม หากเรารู้สึกว่างานของตนเองเริ่มจะเยอะเกินไปแล้วจริง ๆ จนอาจส่งผลให้ทำอะไรได้ไม่ดีสักอย่าง ก็ไม่ควรทึกทักเอาเองว่าเราต้องทำงานให้หนักขึ้นไปเรื่อย ๆ เสมอไป ⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
อันที่จริง เรามีสิทธิและสามารถเปิดอกคุยเรื่องนี้กับหัวหน้างานได้อย่างตรงไปตรงมา เพียงแต่ว่าการเดินเข้าไปพูดว่างานเยอะเกินไปโดยไม่มีชุดข้อมูลสนับสนุน นอกจากจะไม่สามารถโน้มนาวอะไรใครได้เลย อาจยังทำให้เราดูแย่เอาได้ง่าย ๆ ด้วย ดังนั้นจึงต้องมีการเตรียมตัวกันสักหน่อย เพื่อให้ข้อเสนอแนะของเรามีน้ำหนัก เป็นเหตุเป็นผล และสามารถฉายภาพปัญหาได้อย่างชัดเจน ⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
วันนี้ A Cup of Culture ขอนำ 3 เคล็ดลับในการเตรียมตัวพูดคุยกับหัวหน้างานเมื่อเรารู้สึกว่าภาระความรับผิดชอบเริ่มมากเกินไป มาฝากกันครับ⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
:::::::::::::::::::::::⁣⁣⁣
⁣⁣⁣

จดบันทึกสิ่งที่ทำอยู่⁣⁣⁣

⁣⁣⁣
อย่างที่กล่าวไปข้างต้นว่า เราไม่สามารถแค่เดินไปบอกหัวหน้าว่างานของเราเยอะเกินไปนะ แล้วจบลงตรงนั้น หากแต่ต้องประกอบไปด้วยรายละเอียดที่เฉพาะเจาะจง ได้แก่ ภาระหน้าที่ ๆ รับผิดชอบอยู่มีอะไรบ้าง กำหนดเสร็จของแต่ละงานคือเมื่อไหร่ ระยะเวลาในการทำแต่ละชิ้นงานให้สำเร็จคือเท่าไหร่ และ/หรือ ใครบ้างที่เราต้องพึ่งพาเพื่อให้งานนี้สำเร็จ ทั้งหมดทั้งมวลนี้เพื่อให้ทั้งตัวเราเองและหัวหน้างานเข้าใจคำว่าภาระที่ “มากเกินไป” ได้อย่างถ่องแท้ และสามารถแก้ไขปัญหาหรือกระจายความรับผิดชอบอออกไปได้อย่างตรงจุด⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
⁣⁣⁣

วิเคราะห์กระบวนการทำงานของตนเอง⁣⁣⁣

⁣⁣⁣
ในกระบวนการที่ว่านี้ มีสองขาที่สำคัญ คือ งานที่เราได้รับมีต้นทางมาจากใคร และ งานที่สำเร็จจะถูกส่งต่อไปให้ใคร สำหรับข้อแรกนั้นสำคัญมากเพราะหัวหน้างานอาจไม่ได้ตระหนักว่ายังมีคนอื่น ๆ ที่สามารถมอบหมายงานให้เราได้อีก หัวหน้าอาจส่งงานสามชิ้นให้กับเรา แต่เราอาจจะกำลังถือเกินสิบโปรเจคในมือเพราะได้รับมาจากคนอื่น ๆ อีก ดังนั้นข้อมูลเหล่านี้จึงสำคัญมากที่หัวหน้าจะต้องรับรู้ เพื่อที่จะสามารถนำไปสู่การหารือต่อว่าใครมีสิทธิสั่งงานเราได้บ้าง ⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
สำหรับข้อหลัง ว่าด้วยเรื่องที่ว่างานของเราอยู่ตรงจุดไหนของ workflow ทั้งหมดของโปรเจค จะช่วยให้เราและทีมสามารถจัดลำดับความสำคัญของชิ้นงานได้แม่นยำขึ้น หรือแม้กระทั่งโอนถ่ายงานบางอย่างไปให้คนอื่นทำแทน⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
⁣⁣⁣

ลำดับความสำคัญของงานไปนำเสนอ⁣⁣⁣

⁣⁣⁣
การจดบันทึกรายการสิ่งที่ทำตลอดจนการวิเคราะห์ที่มาที่ไปของงานนั้น ๆ จะช่วยให้เราเข้าไปคุยกับหัวหน้างานได้มีประสิทธิภาพขึ้นมาก ๆ แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดอีกข้อที่เราต้องทำคือ ลองสวมหัวโขนว่าเรานี่แหละคือหัวหน้า และลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำออกมาเป็นข้อ ๆ เลย เพราะตัวเราอาจรู้ดีกว่าหัวหน้าก็เป็นได้ว่าควรให้ความสำคัญกับเรื่องใดก่อน สาเหตุสำคัญเพราะเมื่อพูดถึงงาน เราไม่ได้พูดถึงแค่งานตรงหน้าเป็นชิ้น ๆ แต่ยังหมายรวมถึงเพื่อนร่วมงาน คู่ค้า และลูกค้าที่เราสื่อสารด้วยในชิ้นงานนั้น ๆ ซึ่งล้วนเป็นองค์ประกอบสำคัญในการให้ระดับความสำคัญของงาน และเป็นการยากมากที่หัวหน้าจะรู้เรื่องพวกนี้เท่ากับเรา ⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
การเรียงลำดับความสำคัญของงานจึงเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีของการเริ่มบทสนทนา โดยในท้ายที่สุด หัวหน้าอาจจะหรืออาจจะไม่เห็นด้วยกับการบ้านที่เราเตรียมมาก็ได้ ซึ่งอย่างหลัง เราอาจพบว่าเป็นยาขม แต่ยาขมก็มีสรรพคุณที่ดี กล่าวคือ ตลอดกระบวนการสามข้อข้างต้น เรามองจากมุมของเราออกไป แต่แนวทางของหัวหน้าอาจทำให้เราได้มีโอกาสทำความเข้าใจวิธีคิดและมุมมองของคนที่อยู่ระดับบนขึ้นไปอย่างน้อยหนึ่งระดับที่มีต่อการบริหารทีมในภาพรวม ⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
และไม่ว่าเราจะเห็นด้วยหรือไม่ก็ตาม การพูดคุยครั้งนี้ก็เปรียบได้กับการยิงปืนนัดเดียวได้นกสองตัวอยู่ดี คือ อย่างน้อยเราก็ได้พูดเกี่ยวกับปัญหาที่มีอยู่ (ซึ่งมีแนวโน้มจะได้รับการแก้ไขด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง) และยังได้เรียนรู้แบบอย่างที่ดีหรือที่เราอยากทำให้ดีกว่าในอนาคต เกี่ยวกับการบริหารจัดการทีมให้มีประสิทธิภาพในฐานะหัวหน้างาน ไม่ว่าจะออกหน้าไหน เราก็ได้ประโยชน์จากการเตรียมตัวในครั้งนี้อยู่ดี⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
A Cup of Culture⁣⁣⁣
———–⁣⁣⁣
วัฒนธรรมองค์กร⁣⁣⁣
Corporate culture⁣⁣⁣
Organizational culture⁣⁣⁣
⁣⁣.
⁣⁣⁣.
⁣⁣⁣.

.
.