การที่หลายองค์กรเริ่มการ Lay-off ยกใหญ่ ประกอบกับปรากฏการณ์ Great Resignation และ quiet quitting ตอนนี้ทำให้หลาย ๆ องค์กรอยู่ในช่วงขาดคน และก็แน่นอนว่านั่นทำให้คนที่อยู่ในองค์กรต้องมีงานเพิ่มขึ้นไปอีก โดยเฉพาะคนที่ทำงานได้ดีก็จะถูกร้องขอให้ช่วยงานอื่นเพิ่มมากขึ้นจนเกินความพอดีแต่ก็ยากจะปฏิเสธ และก่อนที่ภาระงานที่มากเกินไปจะพาเรา burnout กันหมดวันนี้เราจะมาชวนรู้จักกับ 4 ลักษณะงานที่เราควรปฏิเสธ และวิธีการปฏิเสธมัน
ก่อนอื่นต้องเริ่มจากบอกว่าไม่ผิดที่เราจะอยากเข้าไปช่วยเหลือองค์กรในช่วงที่ขาดคน แต่สิ่งสำคัญคือเราต้องแน่ใจว่าเราทำด้วยเหตุผลที่ดีพอ ไม่ใช่การตกลงไปกับทุกงานที่มีคนขอมา และส่งผลกระทบต่องานหลักตัวเอง นั่นทำให้หลักการ 4 อย่างนี้สำคัญต่อการพิจารณาว่างานไหนเราควรจะรับ งานไหนควรจะปฏิเสธ และปฏิเสธอย่างมืออาชีพ
1) ปฏิเสธถ้า… มันกระทบงานหลักเรา
สมมติว่าเราคือ product team แต่ต้องถูกไปช่วยงาน marketing เราอาจจะต้องพบว่าเราต้องใช้เวลาเยอะมากไปกับการริวิวโฆษณาบริษัทจนทำให้งานหลักของเราที่เป็นการทำความเข้าใจลูกค้า และวางแผนพัฒนาต้องหยุดชะงักลง
ถ้างานที่ถูกขอมานั้นทำให้เราต้องหลุดออกจากขอบเขตงานหลัก หรือกระทบต่อความสามารถของเราในการทำงานหลักได้อย่างมีคุณภาพ โดยที่ไม่ได้มีโอกาสในการเรียนรู้ชัด ๆ หรือช่วยให้เราได้ทักษะใหม่ ๆ มา การดีที่สุดคือต้องปฏิเสธงานเหล่านี้
เลี่ยงการปฏิเสธด้วยประโยคว่า “โทษที นี่ไม่ใช่งานฉัน” หรือ “งานนี้ไม่อยู่ใน JD” วิธีการที่ดีกว่าคือการเชื่อมโยงผลกระทบของการรับงานนี้ไปยังผลประโยชน์โดยรวมขององค์กร และผู้เกี่ยวข้องคนอื่น ๆ เช่น “ถ้าฉันรับงานนี้มา อีกงานที่มีคนรออยู่ต้องพังแน่เลย” หรือ “ฉันไม่สามารถที่จะทำงานที่ขอมาให้มีคุณภาพได้ แล้วมันยังทำให้อีกงานพังไปด้วย” การปฏิเสธแบบนี้ช่วยให้เพื่อนร่วมงานเห็นความใส่ใจของเราทั้งต่องาน และองค์กร พร้อม ๆ กับสามารถบริหารงาน และ priority ตัวเองได้
2) ปฏิเสธถ้า… มันเป็นงานคนอื่น
ในยุคที่เราให้ความสำคัญกับการทำงานเป็นทีมหรือ collaborative workflow มันก็จะง่ายที่เราจะหลงทำงานคนอื่นไปโดยไม่รู้ตัว เช่น sales บางคนอาจรู้ตัวอีกทีก็ต้องมาตอบคำถามลูกค้าแบบ customer service แล้ว หรือไป ๆ มา ๆ ลูกทีมก็ต้องแก้ปัญหาแทนหัวหน้า เมื่อเราตระหนักได้ว่ากำลังตกอยู่ในสถานการณ์เหล่านี้ทางออกคือการสื่อสารผลกระทบต่อองค์กรให้ดีก่อนส่งต่องาน เช่น “ฉันไม่สามารถที่จะทำงานนี้ต่อไปได้แล้วด้วยความที่มันไม่ใช่ขอบเขตการทำงานด้วย ถ้าทำต่อมันสร้างความสับสนเปล่า ๆ แต่ฉันยินดีจะรวบรวมเอกสาร และข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้พร้อมส่งต่อไปให้กับคนที่ต้องรับผิดชอบเรื่องนี้โดยตรง”
หรือถ้าเราไม่รังเกียจจะทำงานที่เพิ่มมานี้ หรือมองว่ามันช่วยให้เราเติบโตในทิศทางที่อยากไป เราก็ควรจะวาดแผนให้ชัดว่าความรับผิดชอบที่เพิ่มมานี้จะเกิดผลลัพธ์อย่างไรบ้าง เช่น ความก้าวหน้าในงาน หรือทักษะที่ต้องการ พร้อมกับพูดคุยเรื่องการวางแผนเกี่ยวกับผลตอบแทนให้สอดคล้องกับความรับผิดชอบด้วยเช่นกัน
3) ปฏิเสธถ้า… ขอบเขตไม่ชัด
ข้อนี้สำคัญมาก คือ รับงานเพิ่มเฉพาะเมื่อเรารู้ขอบเขตชัด ๆ ว่างานจะสิ้นสุดตรงไหน เพื่อเลี่ยงความเข้าใจผิดว่าเราตอบตกลงกับความรับผิดชอบระยะยาวแบบไม่รู้จบ เช่น เมื่อถูกทาบทามไปช่วยโปรเจคใหม่ก็ควรที่จะถามให้แน่ชัดว่าเราต้องอยู่กับงานนี้นานแค่ไหน และต้องทำอะไรบ้าง
เมื่อได้ความชัดเจนนี้มาแล้วและพบว่ามันไม่เหมาะกับเรา เพราะเป็นขอบเขตที่ใหญ่เกินไปเราสามารถตอบได้ว่า “ขอบคุณสำหรับโอกาส ฟังดูเป็นโปรเจคที่น่าสนใจมาก แต่มันไม่เป็นการดีถ้าฉันจะตอบตกลง ในเมื่อรู้ดีว่าทั้งเวลา และความถนัดที่ฉันมีนั้นไม่สามารถที่จะช่วยให้โปรเจคนี้สำเร็จได้”
นอกจากนี้เรายังสามารถที่จะเสนอช่วยในรูปแบบที่เล็กกว่านั้นได้ เช่น การช่วยเข้าประชุม brainstorm หรือ ช่วยให้คำปรึกษาในส่วนของร่างแผนงานต่าง ๆ การมองหาโอกาสเล็ก ๆ เหล่านี้ช่วยให้เรามีความเป็น team player มากขึ้นด้วย
4) ปฏิเสธถ้า… คำขอไม่สมเหตุสมผล
บางครั้งผู้นำองค์กรอาจจะขอให้เราทำ business plan ขึ้นมาใหม่ภายในสองวัน แน่นอนว่านี่ไม่ใช่คำขอที่สมเหตุสมผล แต่การปฏิเสธไม่ว่าอย่างไรก็เป็นเรื่องยาก ดังนั้นสิ่งที่ทำได้ในสถานการณ์นี้คือสื่อสารไปถึงว่าด้วยเวลาที่มีให้ เราสามารถที่จะทำอะไรให้ได้บ้าง เช่น “เป็นไปไม่ได้ที่ทั้งหมดจะเรียบร้อยภายในอีกสองวัน แต่ที่เป็นไปได้คือสามารถพอจะส่ง first draft ให้ได้” หรืออีกทางหนึ่งคือเจรจาเรื่อง timeline ใหม่ไปด้วย เช่น “หรือถ้าจะให้เรียบร้อยหมด เร็วที่สุดก็ขอเป็นวันอังคารหน้า”
นอกจากนั้นแล้วถ้าเป็นเรื่องขอบเขตที่นอกขอบเขต หรือความรับผิดชอบเรา เรายังสามารถที่จะอาสาแนะนำเขากับคนที่รับผิดชอบเรื่องนี้โดยตรง หรือ contractor ได้ เช่น “เรื่องนี้ฉันไม่ถนัด แต่เดี๋ยวจะส่ง email คนที่เป็น expert ด้านนี้ให้”
ทั้งหมดนี้คือ 4 ประเด็นหลัก ๆ ที่เราควรพิจารณาก่อนที่จะรับงาน และปฏิเสธอย่างมืออาชีพ เพราะเราไม่สามารถที่จะปฏิเสธทุกงานที่เข้ามาได้ แต่การปฏิเสธด้วยเหตุผลที่ดีนั้นช่วยให้เราดูมีความมั่นใจ และเป็นมืออาชีพมากขึ้น พร้อมกับเป็นคนที่ดูพึ่งพาได้แม้เราจะปฏิเสธงานก็ตาม
A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
Corporate culture
Organizational culture
.
.
https://hbr.org/2022/11/when-and-how-to-say-no-to-extra-work
