Work Hard กับ Work Smart เป็นสองคำที่เรามักจะได้ยินด้วยกันบ่อย ทั้งในมุมที่บอกมองว่าอันใดอันหนึ่งสำคัญกว่า หรือทั้งสองอย่างสำคัญพอ ๆ กัน ซึ่งนี่ก็เป็นข้อถกเถียงที่เราจะไม่ได้มาคุยกันในวันนี้… ประเด็นที่เราจะมาคุยกันในวันนี้ไม่ใช่ว่าเราควรจะ Work Hard หรือ Work Smart แต่คือจะทำอย่างไรได้บ้างให้ทีมงานเรา Work Smart ได้มากขึ้น หรือ คือทำอย่างไรให้องค์กรเราไม่ใช้เวลาส่วนใหญ่ทำงานที่ไม่ตรงจุด เช่น ใช้เวลาทั้งวันทำสรุปรายงานที่ไม่มีใครอ่าน หรือแต่งสไลด์ให้สวยสุด ๆ โดยไม่มีเวลามาใส่ใจเนื้อหา ทำอย่างไรให้องค์กรของเราไม่ใช้เวลาไปกับรายละเอียดที่ไม่สำคัญ หรือการ Work Hard แบบเปล่าประโยชน์
:::::::::::::::::::
🔶 วางสโคปงานให้ชัดเจน
🔸 Scope out the work for big initiatives
ในฐานะของผู้นำทีมแล้วสิ่งแรกที่ช่วยได้คือการทำ Scope งานให้ชัดโดยเฉพาะสำหรับงานใหญ่ ๆ และควรที่จะมี deadline ที่ชัดเจนและถี่ ๆ พร้อมกับตัวผู้นำเองต้องบริหารทั้งผลลัพท์ของงาน และรวมไปถึงวิถีการทำงาน โดยบทบาทของหัวหน้าทีมที่จะทำให้ทีม Work Smart ได้คือการมี Objective ที่ชัดถึงเป้าหมายในการทำงาน และมี Mindset ที่จะไม่ยอมปล่อยให้ทีมเสียเวลาทำสิ่งที่ไม่สำคัญ
โดยในด้านของรายละเอียดแล้วผู้นำทีมควรเริ่มต้นจากการตั้ง timeline และระบุ milestones ต่าง ๆ ที่สมาชิกในทีมต้องทำให้เสร็จสิ้น พร้อมกับช่วยสมาชิกในทีมในการคำนวนเวลาที่ควรจะต้องใช้คร่าว ๆ เพื่อช่วยให้ทีมเข้าใจถึงความคาดหวัง และปรับรูปแบบความคิดของทีมให้อยู่ในโหมดของการใช้เวลาเพื่อแลกกับชิ้นงาน
และสุดท้ายแล้วอีกบทบาทหนึ่งของผู้นำทีมคือการ coach สมาชิกในทีมเมื่อเห็นว่าพวกเขากำลังใช้เวลามากเกินไปกับงานชิ้นใดชิ้นหนึ่ง โดยในช่วงแรก ๆ บทบาทของหัวหน้าทีมเปรียบเสมือนคนสอดส่องว่าทีมงานของเรากำลังใช้เวลาไปกับงานที่ไม่สำคัญหรือไม่ พร้อมกับเป็นการ coach ไปในตัวเพื่อให้ทีมเห็นภาพมากขึ้นว่าอะไรสำคัญที่ควรใช้เวลากับมัน และอะไรที่ไม่สำคัญ เพื่อให้ในอนาคตสมาชิกในทีมสามารถบริหารจัดการงานของตัวเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสุดท้ายก็อย่าลืมว่าบทบาทนี้ไม่ใช่การไปบอกว่าต้องทำอะไร 1 2 3 หรือการ micromanage แต่ให้สวมบทบาทของการเป็นไกด์ผ่านการตั้งคำถาม และ feedback เป็นหลัก
🔷หยุดการตามหาความสมบูรณ์แบบ
🔹Coach your team to stop chasing perfectionism
หลาย ๆ คนโดยเฉพาะพนักงานรุ่นใหม่ที่อยากจะพิสูจน์ตัวเองมักจะติดกับอยู่กับการพยายามทำงานให้ perfect ไร้ที่ติ เช่น การพยายามหารูปประกอบสไลด์ที่ดีที่สุด หรือการเขียนอีเมลให้สมบูรณ์แบบก่อนส่ง และพฤติกรรมเหล่านี้คือสิ่งที่ผู้นำทีมควรที่จะระวังไว้
การพยายามทำงานชิ้นเล็กชิ้นน้อยทุก ๆ ชิ้นให้สมบูรณ์แบบที่สุดนั้น นอกเหนือจากจะเป็นเรื่องไม่จำเป็น และใช้เวลามหาศาลแลัว ยังมีงานวิจัยมายืนยันอีกด้วยว่ามันมักส่งผลให้เกิดการ burnout ในที่ทำงาน และทำลายสุขภาพของตัวพนักงานเองอีกด้วย ซึ่งแน่นอนว่าอาการเหล่านี้สุดท้ายแล้วกก็มักจะนำไปสู่การลาออก และเราก็ยังมีข้อสันนิษฐานว่าการ burnout จากการพยายามทำทุกอย่างให้ไร้ที่ตินี่เองที่เป็นหนึ่งในสาเหตุสำคัญที่ทำให้คนรุ่นใหม่เปลี่ยนงานบ่อย
นั่นยิ่งทำให้การ coach พนักงานให้ปล่อยวางกับรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ เป็นบทบาทสำคัญของหัวหน้าทีม เพราะนอกจากการที่มันจะทำให้งานมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นอย่างมหาศาลแล้ว มันยังเป็นการรักษาคนเก่ง ๆ ไม่ให้ลาออกอีกด้วย
โดยในฐานะผู้นำสิ่งที่เราสามารถทำได้คือการจัดให้มีการแชร์ priority ของงานภายในทีม และกระตุ้นให้ทีมตั้งเป้าหมายในเชิงเวลาสำหรับงานชิ้นเล็ก ๆ พร้อมกับสร้างบรรยากาศให้ทีมมั่นใจได้ว่าความผิดพลาด และความไม่สมบูรณ์แบบเป็นสิ่งที่ยอมรับได้ และอย่าให้ทีมลืมว่างานที่เสร็จนั้นสำคัญกว่างานที่สมบูรณ์แบบ
🔶ช่วยทีมเชื่อมต่อกับส่วนอื่น ๆ ในองค์กร
🔸Help your team connect the dots across the organization
หนึ่งในปัญหาของคนที่ใช้เวลาทำงานเยอะคือการไม่กล้าที่จะขอความช่วยเหลือ โดยอาจจะมาจากความรู้สึกรับผิดชอบว่านี่เป็นงานที่ต้องทำให้สำเร็จด้วยตัวเอง แต่ไม่ว่าอย่างไรก็ตามอีกหนึ่งบทบาทในฐานะผู้นำคือการช่วยให้ทีมงานกล้าที่จะขอความช่วยเหลือ
เพราะไม่ว่าในบทบาทไหนก็ตามงานก็จะมีส่วนเกี่ยวพันกับคนอื่น ๆ และในฐานะผู้นำทีมแล้วนอกเหนือจากการ assign งานให้กับสมาชิกทีม อีกสิ่งหนึ่งที่ต้องทำคือการช่วยระบุถึงความเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่น ว่ามีใครบางที่เขาต้องทำงานด้วย มีใครบ้างที่เขาสามารถขอความช่วยเหลือได้ โดยเฉพาะในหลาย ๆ งานที่มีคนทำไว้เรียบร้อยแล้ว ทั้งหมดนี้นอกเหนือจากจะเป็นการสร้างการทำงานร่วมกันแล้ว ยังเป็นการลดการทำงานซ้ำซ้อนอีกด้วย
::::::::::::::::::::::
ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับองค์กรถ้าเรามองแค่การทำงานให้หนักขึ้น หลายครั้งที่นอกเหนือจากการไม่ได้ผลลัพท์ที่ต้องการแล้ว ยังอาจทำให้ทีมงานเรา burnout ไปด้วย แต่การพาทีมให้ Work Smart ขึ้นจะช่วยให้พวกเขาสร้างผลลัพท์ออกมาได้มากขึ้น และเห็นผลงานตัวเองได้ชัดขึ้น นั่นทำให้เขารู้สึกว่าแรงที่ลงไปนั้นไม่เสียเปล่า ซึ่งเป็นหนึ่งในหลักการสำคัญให้คนเก่ง ๆ อยากที่จะอยู่กับองค์กร และพัฒนาตัวเองไปพร้อมกับองค์กรได้นาน ๆ
A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
Corporate culture
Organizational culture
.
.