Problem-Solving Flowchart: แผงผังช่วยคิดและแก้ไขปัญหา

พอพูดถึงคำว่า “ปัญหา” แน่นอนว่าเป็นสิ่งที่ใครก็ไม่อยากเจอ เพราะปัญหามักจะนำพาอุปสรรค ความยากลำบาก หรือความไม่สะดวกสบายในการใช้ชีวิตมาให้กับเรา แต่หากเรามองย้อนกลับไปในอดีต บุคคลที่ประสบความสำเร็จระดับโลกล้วนเคยผ่านปัญหาหรืออุปสรรคมาแล้วทั้งสิ้น ยกตัวอย่างเช่น ทอมัส แอลวา เอดิสัน นักประดิษฐ์และนักธุรกิจ ผู้ซึ่งเป็นบุคคลแรกที่จดสิทธิบัตรในการประดิษฐ์หลอดไฟและสามารถนำมาต่อยอดเป็นธุรกิจได้ เขาเคยถูกตั้งคำถามว่า “คุณรู้สึกอย่างไรตอนที่ชาวบ้านหาว่าคุณบ้าที่พยายามประดิษฐ์หลอดไฟที่สามารถใช้งานได้ยาวนานขึ้น และรู้สึกอย่างไรกับความล้มเหลว 10,000 ครั้ง ที่เกิดขึ้น?” …เอดิสันเงียบไปสักพัก ก่อนจะพูดว่า: “ผมไม่ได้ล้มเหลว ผมแค่ค้นพบวิธีที่ไม่ได้ผล 10,000 วิธี เท่านั้นเอง”


ที่เกริ่นมาข้างต้นผมกำลังจะสื่อว่า ในปัญหาหนึ่งๆ คนเราสามารถใช้มายเซตของตนเองมองมันได้หลายรูปแบบ… จะมองว่ามันคือ อุปสรรค หรือจะมองมันว่าคือ “โอกาส” ก็ได้… แค่คนส่วนใหญ่ที่ประสบความสำเร็จเขามักมองเห็นประโยชน์และโอกาสจากปัญหาแค่นั้นเอง พวกเขาให้สมการของคำว่าปัญหา คือ “ปัญหา=โอกาส” 


ทีนี้พอกลับมามองในแง่ขององค์กร ต้องยอมรับอย่างหนึ่งว่าองค์กรประกอบขึ้นด้วยกลุ่มคนที่หลากหลาย แน่นอนว่าความหลากหลายของคนมาอยู่รวมกันย่อมหลากหลายมายเซตที่แตกต่างกันด้วย หนทางที่เราจะทำให้ทุกคนมองเห็นปัญหาแบบเดียวกับเรา ระดับเดียวกับเรา คือ ทำมันออกมาให้เป็นรูปธรรม ให้ทุกคนมี Visual perception ที่ตรงกัน ผ่านแผนผังที่เราเรียกว่า Problem-solving flowchart ซึ่ง 5 ขั้นตอน ได้แก่

  1. ระบุปัญหา (Define the problem)
  2. ระดมไอเดีย (Brainstorm solutions)
  3. เลือกวิธีแก้ (Pick a solution)
  4. การนำไปทดลองใช้ (Implement solutions)
  5. การทบทวนผลลัพธ์ (Review the results)


ซึ่งทั้ง 5 ขั้นตอนนี้ ก็จะมีเครื่องมือที่เราสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ ต้องออกตัวแบบนี้ว่า เครื่องมือที่หยิบมาเล่าให้ฟังนั้นเป็นเพียงส่วนหนึ่งจากเครื่องมือมากมาย


1) ระบุปัญหา


โดยปกติทั่วไปในขั้นตอนนี้ หัวหน้าทีมอาจจะแค่ชวนเราพูดคุยและระบุปัญหาจากข้อมูลที่มีออกมาเลย แต่ปัญหาของวิธีการนี้คือ ทีมของเราอาจย่อยข้อมูลหรือตามไม่ทัน อีกทั้งเราอาจมองข้ามตัวแปรบางตัวที่สำคัญไปได้ ฉะนั้น เครื่องมือตัวสำคัญที่จะช่วยระบุปัญหาคือ Mind mapping (แผนที่ความคิด) เป็นเครื่องมือที่นำเอาทฤษฎีด้านกระบวนการเรียนรู้ของสมองมนุษย์มาปรับใช้ การเขียน Mind mapping กระตุ้นให้เกิดการทำงานร่วมกันของสมองทั้งสองซีก คือ สมองซีกซ้าย (วิเคราะห์และความเป็นเหตุเป็นผล) ส่วนซีกขวา (ภาพ สี เส้น)


ส่วนวิธีการเขียน Mind mapping ก็เริ่มจากการระบุปัญหาหลักไว้ตรงกลาง จากนั้นก็เติมสาเหตุของปัญหาที่เชื่อมโยงกับปัญหาหลัก โดยแต่ละสาเหตุก็สามารถแตกกิ่งก้านที่เป็นรายละเอียดของสาเหตุนั้นๆ ออกไปได้


2) ระดมไอเดีย


เครื่องมือที่เราใช้ระดมไอเดียมีหลากหลายเครื่องมือ อย่างเช่น Mind mapping เราก็สามารถนำมาระดมไอเดียได้ แต่วันนี้ผมอยากนำเสนออีกเครื่องมือที่น่าสนใจ เครื่องมือนี้ชื่อว่า Question Storming โดยปกติเรามักคุ้นชินว่าระดมไอเดียควรจะออกมาในรูปแบบคำตอบว่าคืออะไร แต่วิธีการนี้เราจะเน้นให้คนเข้ามาช่วยกันระดมคำถามที่ท้าทายต่อปัญหาที่ตั้งขึ้นมาแทน


ยกตัวอย่างเช่น องค์กรต้องการให้พนักงานมีทักษะใหม่ 1 ทักษะเพิ่มขึ้นทุกปี เราก็นำหัวข้อปัญหานี้มาตั้งไว้ตรงกลางบนสุด จากนั้นช่วยกันระดมคำถาม เช่น ทำไมเราต้องมีทักษะเพิ่ม? เราจะมีทักษะเพิ่มได้อย่างไร? เราจะมีทักษะเพิ่มจากไหนได้บ้าง? เป็นต้น เมื่อระดมคำถามกันได้ระดับหนึ่งแล้ว ก็ชวนทีมมาช่วยกันโหวตคำถามที่เราอยากช่วยกันหาคำตอบมากที่สุด


3) เลือกวิธีแก้


เครื่องมือที่ชื่อว่า Decision trees เป็นเครื่องมือตัวหนึ่งที่มักถูกหยิบมาใช้เมื่อเราต้องการจะตัดสินใจว่าควรเลือกวิธีการไหนในการเข้าไปแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น โดยเครื่องมือตัวนี้จะอยู่ในรูปของการตอบใช่-ไม่ใช่ โดยขั้นตอนของการเขียน Decision trees คือ ตั้งต้นด้วยกรอบปัญหาตรงกลาง ระบุการตัดสินใจที่อยู่ในรูปของคำถามที่คุณสามารถตอบ Yes/No ได้ จากนั้นวาดลูกศรเชื่อมต่อแต่ละเส้นทาง จนกว่าคุณจะได้แนวทางแก้ไขปัญหาที่ต้องการ


4) การนำไปปฏิบัติ


หัวใจของความสำเร็จในขั้นนี้วัดกันที่ “คุณระบุและนำเสนอปัญหาต่อทีมได้ดีเพียงไร” ซึ่งแนวคิดที่เราสามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้คือ 3Cs of Implementing Strategy โดยหลักการ 3Cs คือ

  • Clarify คือ การชี้แจ้งให้ชัดว่า “เป้าหมายคืออะไร?” “สิ่งที่องค์กรต้องการคืออะไร?” และการชี้ให้เห็นว่า… เป้าหมายขององค์กรเชื่อมโยงกับเป้าหมายส่วนตนหรือประโยชน์ของพนักงานได้อย่างไร
  • Communication คือ ช่องทางการสื่อสารที่เข้าถึงกลุ่มพนักงานที่แตกต่างกันไป
  • Cascade คือ การจัดเรียงลำดับของกลยุทธ์ เช่น กลยุทธ์นี้จะเริ่มจากการทำความเข้าใจกับผู้บริหารก่อน จากนั้นปรับมายเซตของผู้จัดการ และสุดท้ายให้ผู้จัดการเป็น Change Agent ในการนำความเปลี่ยนแปลงไปสู่กลุ่มพนักงาน


5) การทบทวนผลลัพธ์


เครื่องมือยอดนิยมที่มักถูกหยิบมาใช้คือ PDCA  หรือ Plan-Do-Check-Act ซึ่งเป็นกระบวนการที่มักถูกหยิบมาใช้ในการปรับปรุงการทำงานขององค์กรอย่างเป็นระบบ โดยมีเป้าหมายเพื่อแก้ปัญหาและก่อให้เกิดการพัฒนาอย่างยั่งยืน พร้อมทั้งกระตุ้นแรงจูงใจพนักงานให้เห็นเป้าหมายเดียวกัน ต้องบอกก่อนว่าเครื่องมือ PDCA ไม่เหมาะกับโครงการที่ต้องการแก้ปัญหาอย่างเร่งด่วน เพราะกระบวนการนี้ใช้ระยะเวลายาวนานในการดำเนินการ ฉะนั้น ถ้าต้องการการตรวจสอบผลลัพธ์ที่รวดเร็วหรือเป็นโปรเจก์สั้น ๆ เครื่องมืออื่นอาจจะตอบโจทย์กว่า 


สุดท้ายนี้ เมื่อใดที่ปัญหาเกิดขึ้นอยากให้คุณมีมายเซตว่า “ปัญหา=โอกาส” และคำว่าปัญหาไม่ได้แปลว่า คุณต้องเข้าไปแก้ไขเพียงคนเดียว คุณสามารถนำปัญหามาวางตรงกลางและชวนทีมเข้ามามีส่วนร่วมได้ ผ่านการหยิบเครื่องมือต่างๆ เข้ามาช่วยทุนแรง แต่อย่าไปยึดติดกับเครื่องมือเสมอไป เพราะหัวใจสำคัญที่สุดในกระบวนการแก้ไขปัญหาขององค์กร คือ การทำให้ทุกคนในองค์กรเอาด้วย รวมทั้งเห็นเป้าหมายและเห็นความสำคัญในการแก้ไขปัญหาตรงกับเรา

A Cup of Culture
———–
#วัฒนธรรมองค์กร
#CorporateCulture
#OrganizationalCulture
.
.

References:
https://ahaslides.com/blog/alternative-brainstorm-diagrams/
https://probsolvinglburkholder.weebly.com/implement-strategy.html
https://www.lucidchart.com/blog/how-to-create-a-problem-solving-flowchart
Share to
Related Posts:
Search

ORG Culture Canvas full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

Search