Collaboration Overload และวิธีรับมือเมื่อการร่วมงานกันมันมากเกินไป

ปัจจุบันพนักงานหนึ่งคนอาจต้องมีขั้นต่ำ 3 แอพพลิเคชั่นสำหรับติดต่องาน สำหรับส่งข้อความ อีเมล และประชุม นี่ยังไม่รวมกับที่ตอนนี้ทุก ๆ เครื่องมือทำงานถูกออกแบบมาให้มีฟังก์ชั่นการทำงานร่วมกันฝังลงไปด้วย อย่างเช่น Google docs ต่าง ๆ

นั่นเป็นเพราะการทำงานร่วมกันเป็นเงื่อนไขใหญ่หนึ่งของการทำงานในยุคนี้ไปแล้ว และด้วยข้อดี และผลลัพท์ทางธุรกิจที่มันสร้างให้ มันส่งผลให้เหล่าพนักงานกลับต้องพบกับช่องทางการติดต่อสื่อสารที่เพิ่มมากขึ้น ซึ่งทำให้เกิดข้อเสียที่ไม่ค่อยเป็นที่พูดถึงนักแต่ส่งผลต่อการทำงานของพนักงานอย่างมหาศาล นั่นก็คืออาการที่ว่า Collaboration overload หรือทำงานร่วมกันจนรวน ส่งผลให้พนักงาน Burnout ความเร่งด่วนที่เข้ามาทุกช่องทาง และการประชุมแบบทั้งวันทั้งสัปดาห์ คุณภาพความสัมพันธ์ถดถอยเนื่องจากปริมาณเพิ่มมากขึ้น และสุดท้ายเมื่อพนักงานเชื่อมต่อกันมาก ๆ ผลกระทบจากการที่คนใดคนหนึ่งออกกระทบกับการทำงานโดยรวมอย่างมหาศาล

ที่แย่กว่านั้นคือเมื่อพนักงานออกอาการเหนื่อยล้า หรือถึงขึ้น Burnout ปัญหานี้มักถูกตีความไปในทางของภาระงานที่มากเกินไปและแก้ปัญหาไม่ตรงจุด โดยเฉพาะองค์กรที่มีทรัพยากรมากพอจะแก้ปัญหาด้วยการหาคนมาเพิ่ม ซึ่งทำให้ต้องมีการทำงานร่วมกันเพิ่มขึ้น และวนกลับไปทำให้ปัญหาแย่ลงกว่าเดิม หรือการสรรหาเทคโนโลยีมาใช้เองก็ส่งผลตรงกันข้ามกับที่คิดไว้ จากรายงานเมื่อสิงหาคม 2022 พบว่าการทำงานของพนักงานองค์กรในกลุ่ม Fortune 500 ในแต่ละวันต้องสลับแอพไป ๆ มา ๆ กว่า 1,200 ครั้ง นั่นหมายถึงทั้งเวลา และสมาธิที่เสียไปในแต่ละวัน

นั่นทำให้การแก้ไขปัญหานี้อย่างตรงจุดเป็นความท้าทายอย่างหนึ่งในที่ทำงาน และต้องอาศัยการทำความเข้าใจปัญหาอย่างจริงจัง เพราะเราสามารถติดตามงบการเงินเพื่อลดการ Overspend ได้ แต่เราไม่สามารถที่จะมีตัวเลขเพื่อติดตามการ Overwork หรือการใช้งานคนหนักไปได้

โดยการทำความเข้าใจปัญหาของ Collaboration overload ให้ได้ชัดเจนเราต้องอาศัยข้อมูลในการวิเคราะห์ โดย The Work Innovation Lab ซึ่งเป็นหน่วยงานวิจัยของ Asana ได้ออกแบบชุดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกันขึ้น โดยมีตัวชี้วัดที่สำคัญ ๆ ดังนี้

• จำนวนครั้งที่พนักงานริเริ่มการทำงานร่วมกับคนอื่น
• จำนวนครั้งที่พนักงานถูกชวนให้ร่วมงาน
• จำนวนทีมที่พนักงานทำงานร่วมด้วย
• เวลาที่พนักงานใช้ไปกับการทำงานแต่ละชิ้น

การใช้ตัวชี้วัดแบบนี้เป็นตัวตั้งต้นของงานวิจัยทำให้ทีมของ Work Innovation Lab พบว่า การลำดับความสำคัญของงานที่เยอะเกินไปเป็นสาเหตุหลักของความพังในการทำงานร่วมกัน โดยพบว่า 49% ของพนักงานต้องจมอยู่กับสภาวะที่งานทุกอย่างเร่งด่วนที่เกิดจากเป้าหมายของแต่ละทีมที่ร่วมงานกันแต่ไม่ได้ตั้งเป้าหมายร่วมกัน หรือการมีผู้มีส่วนเกี่ยวข้องมากเกินไปจนความต้องการแต่ละฝ่ายขัดแย้งกันไปมา สภาวะนี้เรียกว่า Priority overload และมันทำให้พนักงานหลงลืมงานที่สำคัญจริง ๆ ของตัวเอง และต้องจมกับงานอื่น ๆ ที่ไม่สำคัญ และเมื่อทุกคนในองค์กรอยู่ในสภาวะนี้แน่นอนว่าองค์กรก็จะไม่มีอะไรคืบหน้า

แต่นอกจากประเด็นนี้แล้วทีมยังพบว่าปัญหานี้หากระบุได้ถูกจุดจะสามารถที่จะแก้ไขได้ และได้สรุปแนวทางการแก้ปัญหาไว้ซึ่งหัวใจหลัก ๆ คือการที่เหล่าพนักงานจะต้องพิจารณาเกี่ยวกับความสำคัญของแต่ละงานให้มากขึ้น และองค์กรสามารถช่วยได้โดยการพิจารณาถึงโครงสร้าง หรือนโยบายที่ส่งผลต่อการ Overload และการทำงานร่วมกันที่มากไป โดยหลัก ๆ แล้วทีมงานของ Work Innovation Lab ก็ได้สรุปไว้ 4 แนวทางดังนี้

1. ลงทุนกับเครื่องมือที่ช่วยพนักงานโฟกัส

ตั้งแต่ปี 2019 ถึง 2021 จำนวนพนักงานที่ใช้เครื่องมือเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันเพิ่มมากขึ้นถึง 44% แต่ปัญหาที่ตามมาคือเครื่องมือการทำงานร่วมกันเหล่านี้กลายมาเป็นสิ่งรบกวนสมาธิของพนักงาน ดังนั้นแทนที่จะมองหาเครื่องมือเพิ่มเติมที่ช่วยให้ทำงานร่วมกันมากขึ้น องค์กรควรลงทุนกับเครื่องมือที่ช่วยให้พนักงานโฟกัสได้มากขึ้นมากกว่า เช่น ระบบ Automation ที่ช่วยให้พนักงานไม่ต้องสนใจงานจุกจิก

2. ให้ความรู้พนักงานเกี่ยวกับ Collaborative

อะไรที่วัดจะถูกพัฒนาเสมอ และตัวชี้วัดที่กล่าวไปก่อนหน้านี้ก็เช่นกัน การที่พนักงานรู้จัก และเข้าใจความสำคัญของ:

• จำนวนครั้งที่เขาริเริ่มการทำงานร่วมกับคนอื่น
• จำนวนครั้งที่เขาถูกชวนให้ร่วมงาน
• จำนวนทีมที่เขาทำงานร่วมด้วย
• เวลาที่เขาใช้ไปกับการทำงานแต่ละชิ้น

จะช่วยให้พนักงานเข้าใจมากขึ้นถึงความคาดหวัง และการเปรียบเทียบตัวชี้วัดเหล่านี้กับเพื่อพนักงานจะช่วยให้ทั้งพนักงาน และองค์กรเข้าใจมากขึ้นถึงสถานการณ์การทำงานร่วมกันขององค์กรว่าตอนนี้เป็นอย่างไร ยังอยู่ในระดับที่ดีอยู่หรือไม่ตัวอย่างเช่น

• เมื่อพนักงานคนหนึ่งเห็นว่าเขากำลังใช้เวลากับงานชิ้นหนึ่งน้อยมาก เขาก็จะสามารถวางตารางเวลาเพื่อโฟกัสกับงานชิ้นนี้ให้มากขึ้นได้
• หรือเมื่อพนักงานเห็นว่าจำนวนครั้งที่เขาริเริ่มทำงานกับคนอื่นน้อยเมื่อเทียบกับคนอื่น ก็จะรู้ตัวตัวเองอาจจะเป็นคอขวดอยู่ และเริ่มทำงานกับคนอื่นมากขึ้น

3. ริเริ่มวัฒนธรรมการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

การทำงานร่วมกันนั้นเหมือนถนนถ้าพนักงานต่างคนต่างทำตามมาตรฐานตัวเองโดยไม่มีข้อตกลงระหว่างกันก็จะเป็นถนนที่ยุ่งเหยิง รถติด และไม่มีใครไปถึงจุดหมาย ดังนั้นวัฒนธรรมองค์กรที่ดีนั้นจะเป็นเหมือนกฏ และมารยาทบนท้องถนนที่ดี ที่จะทำให้การสัญจรราบรื่น

Best practice ของกระบวนการนี้คือหนึ่งในองค์กรที่เข้าร่วมงานวิจัยนี้ โดยเขาได้ออกแนวทางการใช้งานเครื่องมือการทำงานร่วมกันแต่ละชิ้นอย่างเฉพาะเจาะจง ถึงสิ่งที่ควรทำ และไม่ควรทำ เช่น ข้อมูลสำคัญต้องใช้ช่องทางทางการเท่านั้นเพื่อให้ง่ายต่อการสืบค้น หรือระดับความเร่งด่วนของแต่ละเครื่องมือ เช่น เบา ๆ ให้ใช้อีเมล ตามมาด้วย Slack และโทรเมื่อด่วนสุดเท่านั้น รวมถึงระบุให้ชัดถึงว่าความด่วนแต่ละระดับหมายถึงอะไร เช่น โทรเฉพาะเมื่อเป็นเรื่องต้องการคำตอบภายใน 5 นาทีเท่านั้น

4. กดปุ่ม Reset.

บางครั้งทุกอย่างอาจจะยุ่งเหยิงเกินกว่าจะค่อยเป็นค่อยไป การรีเซ็ตระบบใหม่ก็อาจจะเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด และการรีเซ็ตในกรณีนี้เป็นวิธีที่ทำได้ง่าย และไม่ใช่เรื่องใหญ่เหมือนการรีเซ็ตอื่น ๆ วิธีการหนึ่งที่นิยมใช้เรียกว่า Meeting Doomsday ที่มีลักษณะคล้าย Big cleaning สำหรับปฏิทิน คือการที่องค์กรให้พนักงานทุกคนลบการประชุมทุกสัปดาห์ในทุก ๆ รูปแบบออกไป เช่น การประชุมในลักษณะของการคุยทีมทุกวันจันทร์ และทุก ๆ การประชุมที่เป็นการประชุมประจำเดือน ประจำสัปดาห์ หรือประจำปี การทำแบบนี้ช่วยให้พนักงานหลุดออกจากกรอบแนวคิดเดิม ๆ เกี่ยวกับการใช้เวลาทำงาน และคิดใหม่อีกทีว่าอะไรคือสิ่งที่สำคัญจริง ๆ รวมถึงต่อให้เป็นการประชุมที่จำเป็น การสร้างนัดใหม่จะช่วยให้พนักงานตั้ง Objective และ Agenda ใหม่อีกครั้งให้ตอบโจทย์ในปัจจุบันได้มากขึ้น

แม้ปัญหาของการ Overload นี้จะส่งผลเสียต่อองค์กรมหาศาล แต่อย่างไรก็ตามการทำงานร่วมกันก็เป็นหนึ่งในคีย์สำคัญของความสำเร็จทางธุรกิจเช่นกัน ดังนั้นทั้ง 4 แนวทางในข้างต้นจึงออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรออกแบบวิถีการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพ และป้องกัน Collaboration Overload เพื่อสุดท้ายแล้วการพัฒนาการทำงานร่วมกันในองค์กรจะไม่ย้อนกลับมาเป็นภัยกับองค์กรเสียเอง แต่นำไปสู่ประสิทธิภาพ และนวัตกรรมที่ทุก ๆ องค์กรแสวงหา

A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
Corporate culture
Organizational culture
.
.