ในช่วง Reopen ที่ใครๆ ก็เริ่มกลับไปทำงานที่ Office กันแล้ว แต่สิ่งหนึ่งที่เกิดขึ้นกับทุกองค์กรที่เลือกใช้ Work From Home เป็นทางออกในช่วงที่ Covid-19 อาละวาดหนักก็คือ แนวคิดของการใช้การทำงานแบบไม่ต้องมาออฟฟิศเป็นการถาวร แม้จะไม่ได้ทำแบบ 100% แต่เกือบทุกองค์กรจะมอง work from home เป็นทางเลือกหนึ่งสำหรับพนักงานบางกลุ่ม ด้วยเหตุผลที่แตกต่างกัน เช่น สำหรับงานที่ทำที่บ้านได้โดยให้ผลลัพธ์ที่ไม่แตกต่างกัน หรือสำหรับคนที่มีความจำเป็น เช่น การดูแลลูกหรือพ่อแม่
.
.
แต่ความจริงที่น่าสนใจประการหนึ่ง คือ มีองค์กรมากมายในโลกที่ใช้ Remote Work เป็นนโยบายหลักขององค์กรมาตั้งแต่เริ่มต้นจนมาถึงปัจจุบัน เว็บไซด์ remote.co เป็นแหล่งรวบรวมแง่มุมที่น่าสนใจขององค์กรรุ่นพี่ Remote Work 141 แห่ง และพนักงาน remote work รวมกันกว่า 125,000 คน (ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็น tech company และ startup โดยหลายองค์กรใช้ remote work แบบ100%) เพื่อเป็นกรณีศึกษาให้กับองค์กรที่กำลังตัดสินใจใช้ Remote Work เป็นแนวนโยบาย
.
.
วันนี้ A Cup of Culture จึงอยากนำแง่มุมที่น่าสนใจบางด้านมาเล่าสู่กันฟัง
.
.
ทำไมเลือก Remote Work
.
คำตอบส่วนใหญ่คือ Remote Work สนับสนุน business model ได้อย่างดี เช่น การกระจายตัวของพนักงานที่มีอยู่ทั่วประเทศสหรัฐอเมริกาหรือทั่วโลก บ้างก็เป็นธุรกิจที่ต้องการ skillset ที่ niche มากๆ ซึ่งคนเหล่านั้นจะกระจายมากกว่ากระจุกตัว การมี office จึงไม่ใช่คำตอบ หลายองค์กรยืนยันว่าเป็นวิธีการที่ดีที่สุดในการสร้าง Productivity แบบให้ทุกคนแฮปปี้ด้วย พนักงานมีเวลาให้กับครอบครัวได้เต็มที่โดยไม่ส่งผลลบต่อผลงาน
.
.
American Express ซึ่งมีพนักงาน remote work มากมายเผยว่าเป็นการสร้างโอกาสในการเข้าถึงเหล่า talent ที่กระจายตัวอยู่ทั่วโลกโดยไม่จำเป็นต้องกระจุกตัวอยู่ที่ใดที่หนึ่ง องค์กรอย่าง Answer Connect ให้เหตุผลสำคัญ คือ เรื่องการลดการปล่อยคาร์บอนไปสู่สิ่งแวดล้อมเพราะลดการเดินทาง โดยฟังก์ชั่นงานที่เหมาะสมกับ remote work ได้แก่ programmer, customer service ที่ต้องดูแลลูกค้าในพื้นที่ของตน บางแห่งก็งาน HR ที่ต้องทำงานเชิงรุกในการสรรหาคนเก่งในแต่ละพื้นที่
.
.
การบริหารงานแบบ Remotely
.
เมื่อตัวไกลกันการบริหารย่อมต้องแตกต่างไปจากรูปแบบปกติ องค์กร remote work ส่วนใหญ่ ใช้การประชุมอย่างสม่ำเสมอ (บ้างก็ใช้การประชุมสั้นๆแต่ทำทุกวัน) เป็นเครื่องมือหลักในการติดตามงานให้สอดประสานกัน การเคารพความเป็นส่วนตัวของเพื่อนร่วมงานเป็นเรื่องที่ต่างยึดถือเป็นสำคัญโดยเน้นให้ติดต่อได้เฉพาะในช่วงเวลางานเป็นหลัก Envato มองว่าหัวใจของRemote Work คือเรื่อง Trust และ Flexibility ที่มีให้กับพนักงานในการเลือกรูปแบบและเวลาการทำงานที่ตนสะดวก ในขณะที่ Go Fish Digital เห็นว่าควรมีการกำหนดเวลาเริ่มและเลิกงานที่ชัดเจน ทุกคนควรมีช่วงเวลาที่ตรงกันให้มากที่สุดเพื่อโอการในการทำงานประสานกัน Inpsyde GmbH ใช้การบอก Good morning และ Done for today เป็นการแจ้งทีมว่าเข้าและออกงาน
.
เครื่องมือยอดนิยมที่ใช้ในการบริหารงานได้แก่ Slack ที่หลายองค์กรใช้เป็นหลักในการตรวจสอบว่าใครเข้างานออกงาน Edgar เรียกว่า Slack คือ office ใครไม่ได้ออน Slack ก็แปลว่าตอนนั้นยังไม่พร้อมทำงานดังนั้นจะไม่คาดหวังให้มีการตอบข้อความ บ้างก็ใช้ HipChat, Asana และ Trello
.
.
เริ่มต้น Remote Work กันอย่างไร
.
American Express มีตำแหน่งแบบ virtual role มานานแล้วโดยทำหน้าที่เป็น remote customer care team ที่เน้นการกระจายตัวให้ครอบคลุมลูกค้าในมุมต่างๆ ของโลกโดยเรียกว่า World Service ซึ่งมีการขยายงานในบทบาทนี้อย่างต่อเนื่อง Answer Connect ผู้ให้บริการเลขาส่วนตัวอัตโนมัติที่ปัจจุบันมีพนักงานกว่า 500 คน และทั้งหมดเป็น remote work เริ่มต้นโดยการทดลองแยกพนักงานไปนั่งทำงานอีกฝั่งของถนนและพบว่าเทคโนโลยีช่วยให้ลูกค้ายังได้รับประสบการณ์เดิมอยู่จากนั้นจึงค่อยๆ ปรับไปเป็น WFH และไม่นานมานี้บริษัทลดขนาดสำนักงานลงเหลือเพียง 1 ใน 10 และให้พนักงานผลัดกันเข้ามาทำงานเพียงสัปดาห์ละ 1 วัน ในขณะที่ Appirio ผู้ให้บริการด้าน IT ในเครือ Wipro ได้เริ่มธุรกิจโดยเป็น remote work ทั้งหมดสำหรับสำนักงานในสหรัฐฯและบางส่วนของสำนักงานนอกสหรัฐฯ
.
.
สร้างวัฒนธรรมองค์กรกันอย่างไร
.
การทำงานแบบตัวไกลกันจะเกิดวัฒนธรรมองค์กรได้อย่างไร? บริษัทเกือบทั้งหมดที่ทำ remote work ให้ความสำคัญมากๆกับวัฒนธรรมองค์กร ส่วนใหญ่จะวาง core values อย่างละเอียด และใช้เป็นแนวทางในการสรรหาคนเข้าทำงาน บริษัทที่เน้น Remote Work จะค่อนข้างให้เวลาในการคัดสรรคนมากเพราะหากได้คนที่ไม่ตรงกับงานและวัฒนธรรมจะก่อให้เกิดปัญหามากมาย หลายองค์กรพยายามทำกิจกรรมต่างๆ ทั้งผ่าน virtual และเมื่อพบเจอกันเพื่อส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรในเชิงพฤติกรรม Answer Connect เน้นเรื่องการสื่อสารและ trust จะเป็นเครื่องมือหลักในการส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร
.
Doist ผู้ให้บริการ productivity tools แชร์ว่าจะไม่รับคนเร็วเกินกว่าที่วัฒนธรรมองค์กรจะรองรับไหว มีการจัด retreat เพื่อให้ทุกคนมาพบกันทำกิจกรรมร่วมกัน พูดคุยกันเป็นระยะเพื่อไม่ปล่อยให้ห่างกันเกินไป OnTheGo System ส่งเสริมให้ทีมใช้เวลาห่างจากหน้าจอโดยการให้ทุนไปเรียนเรื่องอื่นๆที่สนใจแบบของใครของมัน เช่นปีนเขา ถ่ายรูป เต้น โยคะ เป็นต้น Sanborn ใช้การสร้างห้องต่างๆใน Slack เป็นชมรมโดยที่คนที่มีความสนใจตรงกัน ไปคุยแลกเปลี่ยนเรื่องนอกการทำงาน หรือสร้างห้อง #watercoolerchat ไว้ให้ทุกคนไปคุยสัปเพเหระกันเหมือนที่หลายๆบริษัททำกัน
.
.
นี่คือบางตัวอย่างของแง่มุมที่น่าสนใจของบริษัท Remote Work พันธ์แท้ ซึ่งหากองค์กรของท่านกำลังมองความเป็นไปได้ในการสร้างนโยบาย Remote Work นี่อาจเป็นแนวทางที่สามารถนำไปปรับใช้ได้ แต่สิ่งที่สำคัญท่านต้องมั่นใจว่าท่านได้ออกแบบวัฒนธรรมองค์กรให้เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานแบบใหม่นี้โดยอาจนำบทเรียนจากการ WFM ช่วง Covid-19 มาทบทวนได้
.
.
.
A Cup of Culture