การแก้นิสัยไม่ดีขององค์กรนั้นต้องอาศัยการฝึกนิสัยที่เราอยากให้เกิดขึ้น โดยต้องเริ่มจากการระบุให้ชัดเจนถึงสิ่งที่อยากให้พนักงานทำในแต่ละสถานการณ์ รวมเหตุผลที่มาที่ไปที่นำมาสู่การเปลี่ยนแปลง โดยสิ่งสำคัญคือการโฟกัสไปยังระบบไม่ใช่ตัวพนักงาน ดังนั้นเราจะมาดูกันถึงสิ่งที่เราสามารถทำได้เพื่อสร้างระบบใหม่ด้วย 9 นิสัยต่อไปนี้
- หยุดรอคนมาสาย การให้พวกเขาตามให้ทันไม่ใช่เรื่องยากขนาดนั้น
- ลดขนาดของการประชุม ลดโอกาสของการที่คนจะมาสายและนัดหมายได้ง่ายขึ้น รวมถึงบทสนทนาจะมีคุณภาพกว่าเดิม และพยายามใช้การประชุมเป็นทางเลือกสุดท้าย เพื่อสร้างนิสัยของการทำงานแบบ asynchronous พยายามให้การประชุมเป็นทางเลือกสุดท้ายของการสื่อสาร คิดให้ดีก่อนส่งนัดว่ามีวิธีอื่นหรือไม่ เช่น ส่งอีเมลสรุปอัพเดท หรือทำเอกสารส่วนกลางองค์กรให้ทุกคนเข้าถึงได้แทน
- ใช้ระบบ Timeblock เพื่อลดการที่พนักงานประชุมติด ๆ องค์กรควรจัดสรรช่วงเวลาของการทำงานแบบโฟกัสโดยให้พนักงานลงตารางไว้เพื่อให้ไม่ถูกรบกวน และให้เกียรติเวลาเหล่านั้นด้วยการไม่นัดประชุม
- ตั้ง objective ชัดเจนในการประชุม การกำหนดบรรทัดฐานให้ผู้นำการประชุมต้องมีหัวข้อที่ชัดเจน รวมถึงเหตุผลที่มาที่ไปของการประชุมช่วยให้พนักงานชินกับการโฟกัสไปยังเป้าหมาย และลดการประชุมโดยไม่จำเป็น รวมถึงทำให้การบ้านก่อนการประชุมไม่กลายเป็นการเพิ่มงานโดยไม่มีความหมาย
- จัดสรรเวลาให้อ่านเอกสารการประชุม องค์กรเช่น Amazon ได้มีการจัดให้ 15 นาทีแรกของการประชุมไว้อ่านเอกสาร และโน้ตประเด็นต่าง ๆ ลงไป เพื่อให้มั่นใจได้ว่าทุกคนได้อ่านเอกสารแล้ว และพร้อมที่จะเข้าเรื่องเพื่อให้การสนทนามีคุณภาพ
- ตั้งคำถามให้มากเพื่อความชัดเจน การด่วนสรุป หรือมีสาเหตุในใจทำให้พนักงานเลี่ยงที่จะเล่าปัญหาให้กับผู้นำฟัง ผู้นำควรฝึกที่จะถามเพื่อทำความเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นก่อนที่จะด่วนสรุปเพื่อให้เข้าใจปัญหา และสาเตหุที่แท้จริงได้
- โฟกัสที่ปัญหามากกว่าใครทำ ไม่ใช่คนทำโดยเป็นหน้าที่ของผู้นำของทุก ๆ ทีมที่จะต้องฝึกตั้งคำถามใหม่ในเวลาที่มีปัญหาเกิดขึ้น โดยถามไปถึงสาเหตุเชิงระบบ สิ่งที่เกิดขึ้น และแนวทางแก้ไขโดยเลี่ยงคำถามว่า “ใครทำ”
- มีมายเซ็ตว่าทุกตั้งใจดี ไม่ว่าปัญหาอะไรเกิดขึ้น ให้ตั้งว่าทุกคนตั้งใจดี และพยายามทำให้ดีที่สุดแล้ว เพื่อที่จะโฟกัสไปยังการแก้ปัญหาได้ถูกจุด และให้ทุกคนรู้สึกอย่างมีส่วนร่วมในการแก้ไข
- มองความขัดแย้งเป็นข้อมูล สื่อสารมองความขัดแย้งให้เป็นข้อมูลที่ช่วยให้ทีมได้เรียนรู้ และพูดคุยกันถึงปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างสบายใจ
ทั้งหมดนั้นคือ 5 นิสัยไม่ดีที่องค์กรชอบส่งเสริม และ 9 นิสัยที่องค์กรสามารถทำแทนได้เพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นในที่ทำงาน และหวังว่าจะเป็นประโยชน์กับทุกท่าน
A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
corporateculture
organizationalculture
.
.
