เราตอบสนองต่อความเงียบในที่ประชุมอย่างไร?
เชื่อว่าผู้อ่านหลายท่านคงเคยอยู่ในสถานการณ์ของความเงียบในที่ประชุม ไม่ว่าจะเป็นการประชุมออฟไลน์หรือออนไลน์ ความเงียบที่เกิดขึ้นมีอยู่ 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือความเงียบที่อยู่ในโหมดความคิด กับความเงียบแบบไม่สนใจ…
ประเภทแรกเป็นความเงียบที่เกิดจากการที่ผู้เข้าร่วมกำลังตั้งใจฟังบางอย่างมาก ๆ ให้ความสนใจไปที่ผู้พูด หรือ กำลังใช้เวลาในการคิด พิจารณา ก่อนที่จะพูด และแสดงออก หรือ รอจังหวะที่รู้สึกว่าปลอดภัยและสามารถพูดได้ // ในขณะที่ความเงียบอีกประเภทหนึ่งคือเงียบแบบไม่สนใจ เกิดขึ้นจากความกลัว ไม่กล้าที่จะพูดหรือแสดงออก หรือไม่ก็ไม่ได้ให้ความสนใจอยู่กับการประชุมในตอนนั้น
ซึ่งความเงียบทั้งสองประเภทนี้ ฟังดูแตกต่างกันโดยสิ้นเชิง จริง ๆ แล้วมีความเกี่ยวโยงเชื่อมกันอยู่ นั่นคือถ้าหากว่า เราไม่สามารถจัดสรร หรือสร้างบรรยากาศที่พาให้ความเงียบจากการคิดคำนึงไตร่ตรอง ไปสู่การพูดและแสดงออกมาได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม ความเงียบนั้นจะเข้าสู่โหมดหลังอย่างง่ายดาย
ซึ่งการดูแลบรรยากาศให้การประชุมดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ และไม่ได้มีใครที่หลุดจากความเงียบประเภทแรกเข้าไปอยู่ในแบบหลัง โดยเฉพาะในรูปแบบออนไลน์ที่มีความท้าทายมากขึ้นด้วยความไกล การสร้างความเชื่อมั่นในทีม ความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน และรู้สึกปลอดภัยในเชิงจิตวิทยา (Psychological Safety) ยิ่งเป็นเรื่องที่สำคัญมากขึ้น
สิ่งสำคัญที่ชวนคำนึงถึง เพื่อรับมือ และตอบสนองต่อความเงียบได้ เพื่อให้พาจากประเภทแรก ไปสู่การแสดงออกอย่างเป็นธรรมชาติได้ถูกจังหวะและโอกาส พร้อมกับสร้างความเป็นทีมที่แข็งแรง มีด้วยกัน 7 ประการ
==========================
🔸 1. น้อมรับความเงียบ
สิ่งสำคัญเลยคือการมองว่า จริง ๆ แล้วความเงียบเป็นสิ่งที่ยอมรับได้ และมันโอเคมาก ๆ ถ้ายังไม่ได้มีใครจะพูดอะไร หรือการที่ผู้คนจะอยู่ในโหมดความคิด ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่สามารถน้อมรับด้วยการมองความเงียบนั้นเป็นความสวยงามอย่างนึง และหลีกเลี่ยงการพยายามพูดอะไรสักอย่างเพียงเพื่อจะทำลายความเงียบที่เกิดขึ้น (เพราะเราอาจจะพลาดจังหวะดี ๆ ไปได้เลย หากไม่ทันรับฟังความเงียบนั้น)
🔸 2. อดใจรอ
บางครั้งความเงียบอาจเป็นจุดเริ่มต้นของอะไรบางอย่างได้ อย่าพยายามแทรกแซงหรือบีบคั้น ถ้าหากว่าคนที่กำลังพูดอยู่หยุดไป อย่ารีบร้อนไปเร่งรัดเขา หรือไปพูดต่อแทนจากที่เขาพูดอยู่ เลือกที่จะให้เวลาและไม่แทรกแซงในช่วงเวลาที่เขากำลังใช้ความคิด เพราะการทำลายความเงียบบางครั้งต้องอาศัยความเงียบยิ่งกว่า
🔸 3. พูดถึงความเงียบที่กำลังเกิดขึ้น
แทนที่จะเป็นว่าถ้าไม่มีใครพูดอะไรก็ปล่อยผ่านและไปต่อเรื่องถัดไป ให้ลองหยิบความเงียบที่เกิดขึ้นนั้น มาพูดคุยอย่างจริงใจและตรงไปตรงมา ว่าความเงียบนี้กำลังบอกอะไรเราในฐานะทีม ลองตั้งคำถามกับทีม ว่าอะไรคือเรื่องที่เราไม่ยอมพูด และควรที่จะหยิบยกมาพูดคุยกัน
🔸 4. เปิดโอกาสให้คนที่เห็นต่าง
เมื่อทีมมีแนวโน้มที่จะตั้งต้นไปกับความเห็นหรือเสียงส่วนใหญ่ของทีม ยิ่งทำให้คนที่เขาอาจมองต่าง หรือไม่ได้คิดเห็นแบบเดียวกันคนส่วนใหญ่ในทีมรู้สึกยากที่จะพูดออกไป และเลือกที่จะเงียบดีกว่า เพราะไม่มีใครอยากให้ตัวเองโดนมองว่าแปลกแยก แตกต่าง เพราะฉะนั้นทีมทุกคนสามารถที่จะช่วยกันสังเกต และเปิดโอกาสให้กับคนที่อาจจะกำลังเห็นต่างและเงียบอยู่ได้แสดงออก ด้วยความรู้สึกว่าทีมให้ความต้อนรับกับมุมมองความคิดของเขา
🔸 5. เผชิญหน้าและสร้างความชัดเจนให้กับเรื่องที่ไม่มีใครเอ่ย
การเลือกที่จะหลีกเลี่ยงความขัดแย้งทำได้ง่าย แต่ไม่ใช่ทางออกที่ดี หรือเป็นทางเลือกที่ควรเคยชิน แต่ควรที่จะเผชิญหน้ากับสิ่งนั้นอย่างตรงไปตรงมา และเชิญชวนให้ทีมได้แสดงออก สื่อสาร และสร้างความชัดเจนให้กับเรื่องที่ทุกคนคิด แต่ไม่เคยมีใครพูดถึง
🔸 6. เสริมแรงพฤติกรรมที่คาดหวัง
เมื่อมีคนแสดงความสนใจ มีส่วนร่วมไปกับกิจกรรม และกระบวนการอย่างดี ให้เแสดงความชื่นชม ยินดี ต่อพฤติกรรมและการแสดงออกนั้น โดยไม่จำเป็นต้องยิ่งใหญ่ แต่เป็นการแสดงออกเล็ก ๆ ที่ทำให้รู้เราว่าชื่นชมต่อสิ่งที่เขาแสดงออก เช่น ในระหว่างวีดิโอคอล หากมีเพื่อนกำลังแชร์เรื่องราว หรือแสดงความคิดเห็น สามารถกด reaction หรือ emoji เพื่อแสดงถึงความรู้สึกโดยไม่ขัดจังหวะ และเป็นการแสดงออกว่าเราใส่ใจและชื่นชมการแสดงออกของเขา หรือแม้แต่ในเวลาอื่น เช่น การส่งข้อความหรือคำถามมาในแสลก ก็สามารถกด emoji หรือ reaction ตอบสนองข้อความนั้น เพื่อบ่งบอกว่าเรา รับรู้ และใส่ใจในสิ่งที่เขาแสดงออกมา
🔸 7. ใช้เวลาก่อนเริ่มประชุม
หากมีคำถาม หรือสิ่งที่ผู้เข้าร่วมต้องใช้เวลาในการคิด ในการ Reflect ให้ถามสิ่งเหล่านั้น กับผู้เข้าร่วมเป็นรายบุคคลเพื่อให้แต่ละคนได้ใช้เวลาในการเตรียมของตัวเอง เมื่อถึงเวลาประชุมสามารถที่จะแลกเปลี่ยนกันได้เลย โดยเฉพาะการระดมไอเดีย การให้โจทย์ไปล่วงหน้า ทำให้เมื่อถึงเวลาที่ทีมแชร์ไอเดียจะได้วิธีการที่หลากหลายมากกว่าได้โจทย์พร้อมกันในตอนนั้นด้วยอิทธิพลและความคล้อยตามของทีม
A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
corporate culture
culture
.
.
>>>
.
.
>>>>
ที่มา:
https://www.fearlessculture.design/blog-posts/how-to-increase-psychological-safety-in-a-virtual-team
https://www.linkedin.com/pulse/power-silent-components-virtual-meetings-workshops-riikka-iivanainen/
.
.
>>>
