เรามักคิดว่า “ความงานยุ่ง” คือ ตัวปัญหา… แต่แท้จริงแล้ว “การยุ่งอยู่กับงานที่ไม่จำเป็น” ต่างหากที่มักนำปัญหามาให้เราภายหลัง และ “ความไม่ว่าง” มักเป็นเหตุผลที่ถูกหยิบขึ้นมาใช้บ่อยครั้งเมื่อใดที่เราต้องการปฏิเสธ โดยนอกจากที่ผู้ฟังอาจจะรับรู้ได้ถึงเหตุและผลแล้ว ในอีกแง่มุมข้อความเหล่านี้ยังกลายมาเป็นส่วนประกอบเล็ก ๆ ของความภาคภูมิใจของผู้พูดอีกด้วย… เพราะมันกำลังแสดงให้เห็นว่า “ฉันเป็นคนขยัน เป็นคนเก่ง และดูเป็นคนสำคัญขององค์กร” กระนั้นก็ตาม ความยุ่งไม่ควรเป็นเรื่องที่น่าภูมิใจ เพราะมันเป็นสัญญาณว่าเรากำลังลดความสำคัญในมิติอื่นๆ ของชีวิตตนเองอยู่
การลำดับความสำคัญนั้นไม่ใช่เพียงแต่เป็นสิ่งสำคัญต่อการทำงานให้มีประสิทธิภาพ แต่ยังเป็นสิ่งที่ทำให้เราแน่ใจได้ว่างานชิ้นสำคัญจะถูกให้ความสำคัญได้ตามเวลาที่ต้องการ การลำดับความสำคัญจะช่วยให้ทีมเข้าใจตรงกันว่าพวกเขาควรโฟกัสกับอะไรในตอนไหน
โดยประโยชน์ของการลำดับความสำคัญของงานนั้นมีชัดเจน เพราะนอกจากที่มันจะทำให้เรามีประสิทธิภาพขึ้นแล้ว มันยังเป็นการที่เรากลับมาเป็นเจ้าของชีวิตตัวเองอีกครั้ง หลังจากที่โดนงานรุมเร้าจนหายไป แต่ที่สำคัญกว่านั้นคือโทษของการไม่ลำดับความสำคัญนี่แหละที่สามารถเป็นอันตรายต่อทีมงานของเราได้มหาศาล ยกมือขึ้นถ้าทีมงานเรามีอาการต่อไปนี้:
1. ทุกอย่างดูสำคัญไปหมด
ถ้าทีมงานไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญได้ด้วยตนเอง คนอื่น เช่น หัวหน้า หรือลูกค้าก็จะลำดับความสำคัญให้เราแทน และเมื่อเราไม่ได้จัดด้วยตัวเองได้ สุดท้ายเราก็ต้องตอบ “ตกลง” ไปกับทุก ๆ อย่างที่ถูกจัดสรรมาให้เรา
แม้จะดูสมเหตุสมผลที่เราจะต้องตอบตกลงกับคำสั่งของหัวหน้างาน หรือข้อเรียกร้องของลูกค้า แต่หลายครั้งงานเหล่านั้นไม่ได้สอดคล้องกับเป้าหมาย และจุดประสงค์ของทีม เพียงแต่เป็นความต้องการของคนอื่นที่ยังไม่ได้ผ่านการวิเคราะห์มาอย่างดีถึงความเหมาะสม เพราะการวิเคราะห์ภาระงานมิใช่หน้าที่ของคนสั่งการ หรือลูกค้า แต่เป็นหน้าที่ของทีมงานที่ต้องจัดสรรด้วยตนเอง ไม่เช่นนั้นสุดท้ายแล้วทีมงานเราก็จะอยู่ในสภาวะที่ต้องตอบตกลงกับทุกอย่างเพราะอะไร ๆ ก็ดูจะสำคัญไปเสียหมด
2. ทีมไม่สามารถโฟกัสได้
ทีมงานมีภาระหนักอึ้งตลอดเวลา มีปัญหาหลายอย่างที่ต้องแก้ และไม่มีเวลา หรือทรัพยากรเพียงพอที่จะจัดการงานทั้งหมดนั้นได้ นั่นเป็นอาการของทีมที่ไม่รู้ตัวว่ารับงานได้มากน้อยแค่ไหน จนทำให้สมาชิกทีมเครียดได้ตลอดเวลา
นอกจากนั้นแล้วทางเลือก หรือโอกาสที่มีมากเกินไปก็อาจเป็นหนึ่งในสาเหตุที่ก่อให้เกิดอาการนี้ได้อาการนี้เรียกว่า Paradox of Choice ศาสตราจารย์ Barry Schwartz ได้อธิบายไว้ว่าเวลาที่เรามีทางเลือกเยอะ ๆ นั้นทำให้เราเครียด และทำให้ยากที่จะโฟกัสกับอะไร ๆ ได้ และในบริบทการทำงาน เวลาที่เรามีงานต้องทำเยอะ ๆ การเลือกโฟกัสกับสักงานก็เป็นเรื่องยากเช่นกัน ดังนั้นทีมจึงควรหลีกเลี่ยงการพยายามแก้หลาย ๆ โจทย์ไปพร้อม ๆ กัน
3. ทำงานแก้ปัญหาเฉพาะหน้าไปวัน ๆ
เมื่อทีมเลือกที่จะทิ้งผลลัพท์ในระยะยาว และโฟกัสกับการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าบ่อย ๆ ด้วยความเร่งด่วนจนกลายเป็นเรื่องปกติที่ความเร่งด่วนมาก่อนความสำคัญ
เมื่อทีมมีอาการแบบนี้โปรดอย่าลืมว่าการทำแบบนี้มีราคาที่มองไม่เห็นอยู่ เพราะมันคือการที่ทีมงานถูกดึงเวลาไปจากแผนงานระยะยาวที่ถูกตั้งใจวางไว้ เพื่อแลกกับการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า นั่นหมายถึงว่าถ้างานแต่ละชิ้นคือการลงทุนด้วยเวลาแล้ว การโฟกัสกับงานด่วนที่ไม่สำคัญ คือการที่ทีมงานเรากำลังจ่ายดอกเบี้ยโดยไม่จ่ายเงินต้นอยู่ ดังนั้นหากทีมรู้ว่างานไหนไม่ได้สร้างประโยชน์ในระยาวให้กับเรางานเหล่านั้นไม่ควรถูกให้ความสำคัญแม้จะเร่งด่วนก็ตามให้ตัดออก
4. ทีมกำลังถูกงานดูดพลัง
ลูกค้าที่เป็นพิษ โปรเจคที่ไม่คืบหน้าสักที หรืองานจุกจิกที่คอยขโมยเวลาเรา งานเหล่านี้คือตัวดูดพลังงานชั้นดี โดยมีงานวิจัยที่แสดงให้เห็นว่าการต้องทำงานที่ไม่ใช่ Priority นั้นสร้างความเสี่ยงให้เกิดการ burnout และการหลีกเลี่ยง หรือปฏิเสธงานประเภทนี้จะให้ประโยชน์กับทีมได้มหาศาล
5. ทำอะไรไม่ถูกทางสักที
การลำดับความสำคัญนั้นไม่ได้เพียงแค่การเลือกสิ่งที่จะมาโฟกัส แต่ยังรวมถึงการเลือกสิ่งที่จะไม่สนใจด้วย โดยเมื่อทีมต้องตอบรับกับทุก ๆ อย่างที่เข้ามา นั่นแปลว่าทีมได้ปฏิเสธเรื่องสำคัญ ๆ ไปโดยไม่ทันรู้ตัว เพราะเวลามีจำกัดและเราไม่สามารถโฟกัสกับสิ่งสำคัญ ๆ ได้เมื่อเรายุ่งเกินไป
สิ่งที่ผู้นำทีมควรทำคือการกำจัดเรื่องไม่สำคัญที่คอยเบี่ยงเบนความสนใจ เพื่อให้ทีมได้มุ่งมั่นอยู่กับงานที่ถูกต้อง รวมถึงการสนับสนุนให้ทีมปฏิเสธงานให้มากขึ้น
::::::::::::::::::::::::
ทีมไหนที่กำลังมีอาการเหล่านี้ หรือท่านใดที่กำลังรู้สึกว่าทีมกำลังออกอาการเหล่านี้ลองส่งบทความนี้ให้กับสมาชิก หรือหัวหน้าทีมเพื่อพูดคุย และแก้ปัญหานี้ร่วมกันก่อนที่ทุกอย่างจะสายเกินไป โดยในการเริ่มต้นสิ่งแรก ๆ ที่ทีมตกลงร่วมกันได้คือ การตกลงกันว่าจะปฏิเสธงานให้มากขึ้น และคุยกันถึงลักษณะงานที่เราจะปฏิเสธ และในขณะเดียวกันเลี่ยงการตอบตกลงโดยไม่พิจารณาให้ดีถึงงานในปัจจุบันก่อน และฝึกการปรับลดความสำคัญของงานลงเวลามีประชุมงานกัน เพื่อสุดท้ายแล้วทีมงานของเราจะได้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีผลงานเป็นรูปธรรมมากขึ้นโดยไม่สร้างความเครียดที่ไม่จำเป็นให้กับทีม ที่มักจะนำไปสู่การ burnout และลาออกในที่สุด
A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
Corporate culture
Organizational culture
.
.
https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC5664446/
https://www.ted.com/talks/barry_schwartz_the_paradox_of_choice?language=en
https://www.fearlessculture.design/blog-posts/how-to-prioritize-as-a-team-when-everything-feels-important
