“มีใครไม่เคยผิดพลาดในการทำงานบ้าง…?” ข้อผิดพลาดในงานเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ และเป็นเรื่องปกติที่มีการผิดพลาดเกิดขึ้นบ้าง แต่เมื่อปัญหาเกิดขึ้นแล้ว สิ่งสำคัญคือการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งรวมถึงการพูดคุยกับหัวหน้าและอธิบายเรื่องที่เกิดขึ้นให้ชัดเจน

5 สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง เมื่อต้องปรึกษาปัญหาในงานกับหัวหน้า

1. ไม่ให้ข้อมูลพื้นฐาน (Background) ล่วงหน้า

เมื่อต้องรายงานปัญหาสำคัญ ควรส่งข้อมูลเบื้องต้นให้หัวหน้าล่วงหน้า โดยอย่างน้อยควรระบุลักษณะของปัญหาที่เกิดขึ้น รวมถึงผลกระทบที่เกิดขึ้นแล้วหรือคาดว่าจะเกิดขึ้น เหตุผลที่ควรแจ้งข้อมูลล่วงหน้า:

• เพื่อลดปฏิกิริยาทางอารมณ์: หัวหน้าบางคนอาจต้องการเวลาในการรับมือกับข่าวร้าย การแจ้งล่วงหน้าจะช่วยให้การสนทนาเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• เพื่อการเตรียมตัวที่ดี: หัวหน้าจะได้มีเวลาตรวจสอบข้อมูลและเตรียมแนวทางแก้ไขก่อนการประชุม ทำให้การพูดคุยมีประสิทธิผลมากขึ้น

2. ปกปิดความรับผิดชอบของตนเอง

หากคุณหรือทีมมีส่วนเกี่ยวข้องกับปัญหาที่เกิดขึ้น ควรแจ้งให้หัวหน้าทราบตั้งแต่เริ่มต้นบทสนทนา ตั้งแต่อธิบายบทบาทของคุณในสถานการณ์อย่างตรงไปตรงมา หลีกเลี่ยงการใช้คำพูดอ้อมค้อมเพื่อปกปิดความรับผิดชอบ และการปกปิดข้อมูลจะทำลายความน่าเชื่อถือของคุณในระยะยาว

คำแนะนำเพิ่มเติม: แม้การยอมรับข้อผิดพลาดจะเป็นเรื่องยาก (โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงที่คุณเริ่มต้นงานใหม่และต้องการสร้างความประทับใจ) แต่การเปิดเผยข้อผิดพลาดอย่างตรงไปตรงมา มุ่งเน้นการหาทางแก้ไขปัญหา จะช่วยสร้างความไว้วางใจจากหัวหน้าได้มากกว่าการปกปิด

3. วิพากษ์วิจารณ์บุคคลอื่น

เมื่อปัญหาที่เกิดขึ้นมานั้นเกี่ยวข้องกับบุคคลอื่น สิ่งที่คุณควรทำคือ รายงานการกระทำที่เกิดขึ้นตามข้อเท็จจริง อธิบายผลกระทบที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจน และยึดถือหลักฐานข้อมูลที่สามารถตรวจสอบได้จริง

ในขณะที่สิ่งที่คุณไม่ควรทำ คือ การคาดเดาสาเหตุหรือแรงจูงใจของผู้อื่น การแสดงความคิดเห็นส่วนตัวเกี่ยวกับเจตนาของผู้อื่น และการสนทนาเบี่ยงเบนไปสู่การวิพากษ์วิจารณ์ตัวบุคคล

ซึ่งหน้าที่ในการทำความเข้าใจเจตนาของผู้อื่นเป็นหน้าที่ของหัวหน้า คุณควรปล่อยให้หัวหน้าเป็นผู้พูดคุยและจัดการกับพฤติกรรมของบุคคลที่เกี่ยวข้อง

4. คิดว่าตนเองรู้ทุกแง่มุมของสถานการณ์

เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น สิ่งที่คุณควรตระหนัก คือ ปัญหาที่คุณพบอาจเป็นส่วนหนึ่งของโครงการใหญ่ที่มีปัจจัยซับซ้อน คุณอาจมีข้อมูลเพียงบางส่วนของภาพรวมทั้งหมดเท่านั้น ซึ่งบางปัญหาอาจเป็นผลกระทบที่คาดการณ์ไว้แล้วจากการตัดสินใจระดับสูง

ดังนั้น วิธีการสื่อสารที่เหมาะสม คือ การนำเสนอเฉพาะข้อเท็จจริงที่คุณรู้ เปิดใจรับฟังข้อมูลเพิ่มเติมจากหัวหน้า และเข้าใจว่าบางข้อมูลอาจไม่สามารถเปิดเผยได้ แม้องค์กรจะพยายามรักษาความโปร่งใส

5. โต้เถียงเมื่อได้รับคำแนะนำ

หลังจากพูดคุยกันไประยะใหญ่แล้ว เมื่อหัวหน้าให้คำแนะนำควรหลีกเลี่ยงการโต้แย้งทันที (ด้วยสภาวะที่เต็มไปด้วยอารมณ์เดือด) แม้จะรู้สึกอยากปกป้องการกระทำของตน ชี้แจงข้อเท็จจริงเพิ่มเติมได้ก็ตาม เพราะมันจะทำให้ตัวคุณดูเหมือนเป็นคนรับคำแนะนำยาก ส่งผลต่อความสัมพันธ์และโอกาสในการพัฒนาในอนาคต และสุดท้ายหัวหน้าอาจลังเลที่จะให้คำแนะนำในครั้งต่อไป / แต่หากตรวจสอบอารมณ์ตนเองแล้วว่าอยู่ในระดับคงที่ น้ำเสียงเป็นปกติ ก็สามารถชี้แจ้งในมุมมองของเราได้  

แนวทางที่ควรปฏิบัติคือ รับฟังอย่างตั้งใจ ใช้เวลาไตร่ตรองคำแนะนำที่ได้รับ และมองหาโอกาสในการเรียนรู้และพัฒนา แม้จะไม่เห็นด้วยทั้งหมด

---

บทสรุป – เมื่อคุณต้องพูดคุยกับหัวหน้าเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้น การเตรียมตัวและการจัดการบทสนทนาอย่างรอบคอบเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้การสนทนาเป็นไปในทิศทางที่สร้างสรรค์และมีประสิทธิภาพ สุดท้ายนี้สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง 5 ประการในการสนทนานั้น ได้แก่ ไม่ให้ข้อมูลพื้นฐาน (Background), ปกปิดความรับผิดชอบของตนเอง, วิพากษ์วิจารณ์บุคคลอื่น, คิดว่าตนเองรู้ทุกแง่มุมของสถานการณ์ และโต้เถียงเมื่อได้รับคำแนะนำ

A Cup of Culture
────
วัฒนธรรมองค์กร
corporateculture
organizationalculture
.
.