5 พฤติกรรมในห้องประชุมสะท้อนภาพวัฒนธรรมองค์กร

“การประชุม” กับ “คนทำงาน” ดูจะเป็นของคู่กันที่แยกจากกันยากเหลือเกิน การศึกษาของ Harvard Business Review พบว่าผู้บริหารใช้เวลาในการประชุมโดยเฉลี่ย 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ผลการศึกษาของ Atlassian พบว่า 63% ของการประชุมไม่มีการกำหนดวาระการประชุมไว้ล่วงหน้า และ 73% นั่งทำงานอื่นไปด้วยขณะประชุม สอดคล้องกับการศึกษาของ Wrike ที่พบว่าพนักงาน 45% กล่าวว่าพวกเขารู้สึกเหนื่อยและอ่อนล้ากับจำนวนการประชุมที่ต้องเข้าร่วมในแต่ละสัปดาห์ และ 27% ของการประชุมสิ้นสุดลงโดยไม่มีการตัดสินใจที่ชัดเจนหรือกำหนด Action plan…


แต่ก็ต้องยอมรับอย่างตรงไปตรงมาว่า… เราทุกคนต่างใช้เวลาในการประชุมที่มากเกินไปและดูเป็นการประชุมที่ไม่มีจุดสิ้นสุด ทั้งๆ ที่มีเรื่องอื่นมากมายที่รอเราไปจัดการ คุณ Bob Pothier ผู้อำนวยการฝ่าย Partners in Leadership และอดีตผู้บริหาร GE กล่าว่า “วัฒนธรรมที่องค์กรเป็น สะท้อนผ่านวิธีที่คุณดำเนินการประชุม” ไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่ไร้กำหนดการ ไม่มีการดำเนินการจัดลำดับการประชุม และอื่นๆ กำลังสะท้อนภาพของวัฒนธรรมองค์กรที่ไร้ทิศทาง ในทางตรงกันข้ามการประชุม การประชุมที่มีการจัดลำดับความสำคัญ ครอบคลุมข้อมูลรอบด้าน มีวัตถุประสงค์ และสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงาน เป็นจุดเด่นของวัฒนธรรมองค์กรที่มีชีวิตชีวาและมีทิศทางบวก


ดังนั้น วันนี้เพจ A Cup of Culture อยากมาชวนคุณผู้ฟังเจาะลึกถึงสัญญาณของการประชุมที่ไม่ดี (Signs of Bad Meetings) ซึ่งอาจสะท้อนไปถึงวัฒนธรรมองค์กรที่ไม่ได้ถูกออกแบบอย่างตั้งใจและถูกปล่อยปะละเลยได้ สะท้อนผ่านพฤติกรรมในห้องประชุม 5 ข้อ ดังนี้


::::::::::::::


1. Sidebar Conversations


“การสนทนาแบบลับๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างคนสองคนในที่ประชุม ขณะที่คนอื่นกำลังพูดอยู่” ในบริบทขององค์กรมักสะท้อนถึง —การขาดวัฒนธรรมองค์กรที่เปิดกว้างและโปร่งใส นี่อาจเป็นสัญญาณว่าพนักงานรู้สึกไม่สบายใจหรือรู้สึกไม่มั่นใจในกระบวนการสื่อสารอย่างเป็นทางการภายในองค์กร ซึ่งอาจเกิดจากการขาดความไว้วางใจเพราะกลัวผลสะท้อนเชิงลบด้วย


ในวัฒนธรรมองค์กรที่ดีหากมีการสื่อสารที่ชัดเจนและเปิดกว้าง พนักงานจะรู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนให้แสดงความเห็น แชร์แนวคิด และข้อกังวลของตนกับเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชาโดยตรง ดังนั้น เมื่อเราสังเกตเห็นว่าในการประชุมมักมี Sidebar Conversations เกิดขึ้นบ่อยครั้ง นี่เป็นสัญญาณว่าวัฒนธรรมองค์กรอาจจำเป็นต้องได้รับการปรับปรุงในแง่ของการส่งเสริมความโปร่งใส ความไว้วางใจ และการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ


2. เข้าประชุมช้า-ออกประชุมก่อน


การเข้าประชุมช้าหรือออกประชุมก่อนสะท้อนให้เห็นถึงวัฒนธรรมองค์กร —ที่ขาดความรับผิดชอบ การที่องค์กรยอมรับหรือมองข้ามการมาถึงล่าช้าหรือออกก่อนเวลา เป็นตัวสะท้อนว่าพนักงานอาจรู้สึกว่าไม่ต้องรับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่ของตนเองและไม่รู้สึกถึงความเป็นเจ้าของได้ —รวมทั้งการขาดความรู้สึกมีส่วนร่วมและขาดแรงจูงใจ —และอาจสะท้อนถึงการจัดการเวลาที่ไม่ดีในหมู่พนักงานด้วย  


ดังนั้น องค์กรควรพิจารณาส่งเสริมวัฒนธรรมของการตรงต่อเวลา ความรับผิดชอบ และการมีส่วนร่วม สิ่งนี้สามารถบรรลุผลได้ด้วยการสื่อสารความคาดหวังที่ชัดเจน การกำหนดผลที่ตามมาของการมาสายซ้ำๆ การส่งเสริมทักษะการบริหารเวลา และสร้างสภาพแวดล้อมในสถานที่ทำงานที่พนักงานรู้สึกถึงแรงบันดาลใจและคุณค่า


3. นักพูดมากและนักพูดขัดจังหวะ


หากในที่ประชุมมีสองนักพูดนี้เกิดขึ้นบ่อยครั้ง ไม่ว่าจะเป็นนักพูดมาก (พูดมากเกินไปและครอบงำการสนทนาผู้อื่น) และนักพูดขัดจังหวะ (ตัดบทสนทนาผู้อื่นขณะที่เขาพูดอยู่) อาจบ่งบอกถึงปัญหาภายในวัฒนธรรมองค์กร —ด้านการขาดการฟังอย่างกระตือรือร้น การพูดคุยมากเกินไปและการขัดจังหวะมักเกิดขึ้นเมื่อบุคคลไม่ตั้งใจฟังเพื่อนร่วมงานของตน สิ่งนี้ยังสะท้อนถึง —วัฒนธรรมที่ไม่เน้นหรือให้ความสำคัญกับทักษะการฟัง —และการขาดวัฒนธรรมด้านการเคารพผู้อื่น การขัดจังหวะผู้อื่นคือสัญญาณของการไม่ให้ความเคารพและไม่ให้ความสำคัญของความคิดเห็นและการมีส่วนร่วมของเพื่อนสมาชิกในทีม


ดังนั้น เพื่อจัดการกับการพูดคุยมากเกินไปและการขัดจังหวะ องค์กรควรมุ่งเน้นไปที่การส่งเสริมวัฒนธรรมของการฟังอย่างกระตือรือร้นและความเคารพ และการสื่อสารที่มีประสิทธภาพ ซึ่งสามารถทำได้ผ่านการฝึกอบรมและให้ความรู้เกี่ยวกับทักษะในการสื่อสาร การกำหนดแนวทางที่ชัดเจนสำหรับการประชุมและการอภิปราย และการส่งเสริมสภาพแวดล้อมในที่ทำงานที่ทุกคนให้คุณค่าและรับฟังความคิดเห็นกัน


4. ชอบออกนอกเรื่อง


เมื่อพนักงานชอบพูดนอกประเด็นหลักหรือนอกวาระการประชุม คือตัวสะท้อนว่า —องค์กรขาดกระบวนการที่มีโครงสร้างและวาระการประชุมที่ชัดเจน อาจไม่มีการจัดลำดับความสำคัญของงาน และยังสะท้อนถึง —การขาดความรับผิดชอบในหมู่พนักงานด้วย พวกเขาอาจไม่รู้สึกว่าต้องรับผิดชอบในการติดตามและบรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุมหรืองานของตน


ดังนั้น องค์กรควรพิจารณาส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งการมีวินัย โครงสร้าง และความรับผิดชอบ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการปรับใช้วาระการประชุมที่ชัดเจน การกำหนดเวลาจำกัดสำหรับการอภิปราย และส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานที่พนักงานคำนึงถึงการมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของตน


5. มีแต่การวิพากษ์วิจารณ์


ในทุกการประชุมมักมีแต่เสียงบ่นและวิพากษ์วิจารณ์เกินขึ้น (มากเกินไป) อาจบ่งบอกถึงปัญหา —การขาดวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมทัศนคติเชิงบวก สะท้อนว่าพนักงานอาจให้ความสำคัญกับปัญหาและความคับข้องใจมากกว่าการแก้ปัญหาและโอกาส —รวมทั้งปัญหาด้านการสื่อสาร พนักงานอาจรู้สึกว่าไม่มีคนรับฟังหรือเห็นคุณค่า ซึ่งนำไปสู่ความคับข้องใจและความคิดเชิงลบ จึงแสดงออกซึ่งพฤติกรรมผ่านการบ่นและวิพากษ์วิจารณ์ —และยังสะท้อนถึงขวัญกำลังใจของพนักงานที่ตกต่ำด้วย ซึ่งเมื่อพนักงานรู้สึกท้อแท้หรือถดถอย อาจส่งผลต่อแรงจูงใจและประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา ที่มีผลต่อองค์กรด้วย

————

บทสรุป —พฤติกรรมต่างๆ ที่เกิดขึ้นในห้องประชุม เช่น การบ่นการวิพากษ์วิจารณ์ การพูดนอกเรื่อง การพูดมากเกินหรือการขัดจังหวะ รวมทั้งการมาสายและการออกก่อนเวลา สามารถใช้เป็นตัวบ่งชี้ถึงปัญหาที่ซ่อนอยู่ได้ รวมทั้งเป็นสะท้อนที่ดีถึงข้อบกพร่องในด้านต่างๆ ของวัฒนธรรมองค์กร ซึ่งจะเปิดโอกาสให้เราได้กลับมาทบทวนและออกแบบวัฒนธรรมองค์กรอย่างตั้งใจ

A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
CorporateCulture
OrganizationalCulture
.
.

References:
https://www.servicebell.com/post/time-wasted-in-meetings
https://www.crossrivertherapy.com/meeting-statistics
https://blog.culturewise.com/workplace-meetings-company-culture
https://www.inc.com/partners-in-leadership/4-ways-to-run-better-meetings-and-transform-your-culture.html
https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness
https://fellow.app/blog/meetings/do-you-know-the-average-time-spent-in-meetings/
arm
Share to
Related Posts:
Search

ORG Culture Canvas full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

Search