การประชุมเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก็เป็นสิ่งที่หลายคนขยาด การประชุมที่ไม่ได้เรื่องส่งผลเสียกับการทำงาน และความเป็นทีมต่อทั้งระบบ แต่การประชุมก็เป็นเรื่องที่เลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นวันนี้เราลองดูกันว่าอะไรคือสิ่งที่ทำให้การประชุมมันเป็นเรื่องน่าขยาดนัก และทีมจะรับมือมันได้อย่างไร
รายงานของ Havard Business Review รายงานว่า 71% ของผู้จัดการระดับอาวุโสบอกว่าการประชุมที่พวกเขาเจอนั้นไม่มีประสิทธิภาพ และไม่เกิดประโยชน์ และหลาย ๆ 4 พฤติกรรมในที่ประชุมส่งผลเสียต่อทั้งองค์กรโดยภาพรวม โดยหลัก ๆ แล้วมี 4 ประเด็นดังนี้
1) Gravity Problems (บ่นปัญหาที่แก้ไม่ได้)
ถ้าคนสร้างเครื่องบินมัวแต่พยายามทำลายแรงโน้มถ่วง แทนที่จะหาทางให้เครื่องบินขึ้นได้แม้มีแรงโน้มถ่วง โลกนี้คงไม่มีเครื่องบิน
Gravity problems หมายถึงแทนที่องค์ประชุมจะหาทางให้งานเดินหน้าตามเป้าหมายการประชุม ก็เลือกที่จะหันเหบทสนทนาไปยังเรื่องที่ไม่สามารถแก้ได้ในระดับทีม เช่น บ่นเรื่องวัฒนธรรมการทำงาน รูปแบบการสั่งงานของผู้บริหาร ลูกค้าที่บรีฟมาไม่ชัด เวลาที่ไม่พอแต่ก็ต้องทำให้ทัน
2) Assumption overload (คิดแทนจนเกินไป)
การคิดแทนมาก ๆ หรือการคิดไปเองในบางเรื่องก็เป็นสิ่งที่ทำให้การประชุมไม่เดินหน้า โดยแม้ว่าการคิดแทนกันบางครั้งก็เป็นเรื่องจำเป็น เช่น กรณีที่ลูกค้ามีความต้องการไม่ชัดเจน แต่การทำงานผ่านการตั้งสมมติฐานมากเกินไปโดยไม่ตรวจสอบให้ดีว่าจริงหรือเปล่านั้นนำมาซึ่งการตัดสินใจที่ไม่แม่นยำ และไม่ถูกต้องจากข้อมูลที่ไม่เพียงพอ
นอกจากนั้นหลายครั้งที่สมาชิกทีมกันเองมีการคิดแทนให้กันและกัน ซึ่งต่อให้เป็นการคิดแทนกันในแง่ดีก็จะนำมาซึ่งความเกรงใจ และการคิดตาม ๆ กันไปโดยไม่ได้ผลลัพท์ที่ดี และหลายครั้งกลายเป็นสิ่งที่ไม่ได้มีฝ่ายไหนต้องการ
หรือถ้าคิดแทนกันในแง่ร้ายก็นำมาซึ่งความไม่ไว้วางใจ และหวาดระแวง เช่น ถ้านายวันชัยได้รับงานโปรเจ็คหนึ่ง และเพื่อนร่วมงานชื่อประไพเข้ามาให้คำแนะนำเกี่ยวกับตัวงาน ในที่ที่มีการคิดแทนกันในแง่ร้ายวันชัยก็สงสัยว่าประไพต้องการอะไรหรือเปล่า เช่น อยากจะเข้ามายึดโปรเจค หรือเคลมเครดิต วันชัยก็จะเริ่มปปิดบังข้อมูลกับประไพ และนั่นทำให้เกิดบรรยากาศ และวัฒนธรรมองค์กรของความไม่ไว้วางใจ การกักเก็บข้อมูล การไม่สื่อสาร
ทั้งสองกรณีจะเห็นได้ว่าไม่ว่าจะคิดแทนกันในแง่ดี หรือแง่ร้ายก็จะนำมาซึ่งความน่าหงุดหงิด และงานที่ช้าลงทั้งนั้น
3) Annoying negative thoughts (คิดในแง่ร้ายแบบไม่หาทางออก)
ทุกคนน่าจะเคยทำงานกับเพื่อนร่วมงานที่พร้อมจะคิดลบกับทุก ๆ อย่าง หรือคนที่รู้สึกว่าที่ทางออกมีปัญหา การคิดแบบนี้โดยเฉพาะในที่ประชุมนั้นเป็นหนึ่งในสาเหตุสำคัญที่ทำให้การประชุมไม่เดินหน้า
ตัวอย่างของความคิดแบบนี้มีตั้งแต่:
- All-or-nothing (การคิดแบบขาวกับดำ) เช่น graphic designer ให้ความเห็นว่าสินค้านี้จะล้มเหลวแน่ ๆ เพราะ packaging นั้นไม่ดีพอ ความเห็นในรูปแบบนี้ทำให้ห้องประชุมคุยเพื่อหาทางออกกันยากขึ้น และทำให้บรรยากาศการประชุมหดหู่โดยไม่จำเป็น
- Overgeneralization (การเหมารวมเกินไป) เช่น การที่สมาชิกทีมไปเห็นรีวิวแย่ ๆ 1 อันและเอามาสรุปว่าทุกคนไม่ชอบสินค้าตัวนี้ การเหมาร่วมแบบด่วนสรุปแบบนี้ทำให้บทสนทนาออกนอกลู่นอกทาง เช่น กรณีแบบนี้ทีมต้องย้อนกลับมาเช็คตัวสินค้า และพิจารณาข้อมูล และกว่าทีมจะรู้ตัวกันว่านี่มันแค่รีวิวเดียวก็ใกล้จะหมดเวลาประชุมแล้ว ยังไม่ทันเข้าเรื่องเลย
- Catastrophizing (ทำให้ทุกอย่างเป็นเรื่องใหญ่) เช่น สมาชิกไปทราบข่าวเรื่องตัดงบมา และสรุปว่ามันจะนำมาซึ่งการ layoff และโปรเจคโดนดอง ทำให้ทีมต้องใช้เวลาพูดคุยประเด็นที่ฟังดูบานปลาย เช่น ถ้าคนโดนออกเยอะจะทำอย่างไร หรือถ้าโปรเจคโดนดองจะเป็นยังไง โดยที่ไม่ได้คุยกันถึงเรื่องจริงเรื่องเดียวที่เกิดขึ้นคือการตัดงบ
- Emotional reasoning (งอนเพื่อนร่วมงาน) เช่น สมาชิกทีมตีความการที่มีเพื่อนร่วมงานแสดงความไม่เห็นด้วยกับไอเดียของเขาว่าไม่มีใครเห็นค่าเขา สิ่งที่เกิดขึ้นถัดมาคือที่ประชุมต้องใช้เวลาในการปลอบประโลมสมาชิกคนนั้นก่อนที่จะประชุมกันต่อได้
4) Squirrel chasing (คุยนอกเรื่อง)
เรากำลังคุยในหัวข้อของการสรุปแผนการขายกับลูกค้าอยู่ ระหว่างการประชุมมีสมาชิกคนหนึ่งตัดสินใจจะหยิบประเด็นของลูกค้าอีกรายมาปรึกษา คือแม้จะเป็นประโยชน์กับงานโดยรวมของทีม และผู้เกี่ยวข้องอยู่กันครบก็ทำให้ agenda การประชุมที่ตั้งมาไม่เดินหน้า และหันเหความสนใจทีมไปจากประเด็นหลัก ทำให้การสรุปแผนการขายเกิดขึ้นได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพ และสร้างความหงุดหงิดให้กับทั้งองค์ประชุม
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
ทั้งหมดนี้คือ 4 ปัจจัยหลัก ๆ ของการที่ทำให้การประชุมกลายเป็นเรื่องน่าหงุดหงิดของใครหลาย ๆ คน ไม่ว่าจะเป็นการคุยถึงปัญหาที่แก้ไม่ได้ คิดแทนกันไปมา คิดในแง่ร้ายแบบไม่หาทางออก หรือการคุยนอกเรื่อง ไม่ว่าที่ประชุมของเราจะมาในรูปแบบไหน หนึ่งในสิ่งที่ช่วยทำให้การประชุมเดินหน้าต่อ และไม่เสียความรู้สึกกันคือการชวนให้สมาชิกทุกคนทำความรู้จักกับทั้ง 4 ประเด็นนี้ และสร้างบรรยากาศที่ทุกคนสามารถเตือนกันและกันได้ และให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการช่วยกันพาที่ประชุมให้เดินหน้าต่อไปอย่างประสิทธิภาพ
A Cup of Culture
———–
#วัฒนธรรมองค์กร
#CorporateCulture
#OrganizationalCulture
.
.
https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness https://hbr.org/2023/05/4-distractions-that-derail-meetings-and-how-to-handle-them
