หลายครั้งเมื่อทีมทำงานได้ไม่ดี ไม่ได้ดั่งใจ… องค์กรมักมองว่าพนักงานยังขาดความกระตือรือร้นเอาใจใส่ ขาดความรับผิดชอบ และขาดความเป็นเจ้าของในงาน แต่ในความเป็นจริงแล้วพนักงานไม่ได้อยากจะขี้เกียจ หรืออยากที่จะไร้ความรับผิดชอบ // ในทางกลับกันบ่อยครั้งสาเหตุมาจาก 1) บทบาทความรับผิดชอบในงานไม่ชัดเจน 2) ทรัพยากรที่มีจำกัด 3) กลยุทธแผนงานที่ไม่เอื้อต่อการปฏิบัติจริงได้ง่าย 4) เป้าหมายที่ใช้ไม่ได้จริง หรือ 5) 6) 7) อีกหลายสาเหตุที่ตามมา…
ซึ่งการเลือกที่จะพูดจูงใจ กระตุ้นให้พนักงานอยากที่จะลุกขึ้นมากระตือรือร้น อยากปรับปรุงเปลี่ยนแปลงการทำงานให้ดีขึ้น มักจะเป็นสิ่งที่ยิ่งทำยิ่งท้อใจ เพราะผลลัพธ์สุดท้ายก็ยังเหมือนเดิม ถ้าหากต้นตอของปัญหาดังกล่าวยังไม่ถูกมองเห็น และได้รับการแก้ไข เพราะฉะนั้น ถ้าหากคุณซึ่งอยู่ในฐานะผู้นำทีม หรือสมาชิกทีม ต้องการที่จะทำอะไรสักอย่างกับเรื่องนี้ เพื่อให้การทำงานของทีมมันเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีขึ้น ทำงานด้วยกันมันส์ขึ้น สนุกขึ้น บทความจาก Harvard business review ได้ให้คำแนะนำวิธีการและขั้นตอนที่เห็นภาพเป็นฉาก ๆ อย่างละเอียด ในการเจาะลึกถึงต้นตอของปัญหา และวิธีการพัฒนาทีมไปสู่ผลลัพธ์ที่คาดหวัง ไว้ด้วยกัน 4 ขั้นตอน
==================
🚩 ขั้นที่หนึ่ง สำรวจตัวเองก่อน
เวลาที่อะไร ๆ ไม่เป็นดั่งใจ มันง่ายมากที่เราจะกล่าวโทษคนอื่น หรือหาความผิดจากที่ไหนสักแห่งให้กับเรื่องนี้ แต่ถ้าหากเราต้องการที่จะแก้ไขปัญหาเรื่องนี้จริง ๆ อาจจะถึงเวลาที่เราต้องมองกลับมาทบทวนอย่างจริงจังถึงสาเหตุ โดยสิ่งแรกที่พิจารณาถึงคือ ตัวเราเอง ในที่นี้ไม่ได้หมายถึงให้โทษตัวเอง แต่ให้พิจารณาว่า เราเป็นส่วนหนึ่งของสาเหตุเรื่องนี้หรือเปล่า ไม่ว่าจะโดยตั้งใจ หรือไม่ตั้งใจ แทนที่จะตั้งคำถาม (ที่ไม่ได้ต้องการคำตอบ) ว่าทำไมพนักงานถึงทำงานแบบนี้ มาเป็นว่า “มีการกระทำไหนของเราที่ทำให้การทำงานของทีมยากขึ้นไหม” หรือ “เราจะทำอะไรที่แตกต่างออกไปจากเดิมได้บ้าง เพื่อให้ผลลัพธ์เปลี่ยนแปลงไป” เพื่อที่จะพิจารณาได้ถึงความเป็นไปได้ของสาเหตุที่อาจมาจากการสื่อสาร กระบวนการทำงาน หรือสิ่งใดก็ตามที่ส่งผลต่อทีม โดยทบทวนประเด็นต่อไปนี้:
- สิ่งที่เราคาดหวังมีความชัดเจนไหม
- เราได้เคยถามไหม ว่ามีอะไรที่เราสามารถให้ความช่วยเหลือได้บ้าง
- เราได้ใช้เวลาในการระดมความคิดและ รีวิวกระบวนการทำงานไหม
- เราได้วางแผนการทำงานร่วมกับสมาชิกทีมไหม
การทบทวนและตระหนักรู้ถึงสิ่งที่เกิดขึ้นโดยเฉพาะจากตัวเองอย่างตรงไปตรงมาเป็นพื้นฐานสำคัญ สำหรับผู้นำ ที่จะสะท้อนและยอมรับได้ถึงสิ่งที่จริง ๆ แล้วอาจจะไม่เป็นประโยชน์ต่อการทำงานของทีม แล้วเลือกที่ลงมือทำบางอย่างกับสิ่งเหล่านั้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีขึ้น
🚩 ขั้นที่สอง บรรยากาศที่ปลอดภัย ช่วยเผยความในใจ
เมื่อเราทบทวนในส่วนของตัวเองแล้ว ถึงเวลาเริ่มบทสนทนากับทีมเพื่อทำความเข้าใจให้ชัดเจนยิ่งขึ้น ถึงสาเหตุที่มาที่ไป หรืออุปสรรคที่แท้จริงที่พนักงานกำลังเผชิญ โดยการจะหาโอกาสพูดคุยนั้น การใช้การนัดหมายลงวันเวลาชัดเจนในหัวข้อที่เป็นประเด็นในทิศทางความท้าทายขององค์กร เป็นวิธีการหนึ่งที่อาจจะดูทางการ แต่ให้ความรู้สึกถึงความตั้งใจที่จะใช้เวลาเพื่อรับฟังเขาจริง ๆ และที่สำคัญ การกำหนดหัวข้อในทิศทางนี้ ช่วยสร้างบรรยากาศให้เป็นเชิงบวกมากขึ้นตั้งแต่การสื่อสาร ลดความรู้สึกว่าจะเป็นการกล่าวโทษลง และสร้างความรู้สึกว่าได้รับการให้เกียรติที่จะพูดคุยและหารือกัน
ในการเริ่มต้นบทสนทนา ให้มุ่งเน้นไปที่การ ถามเพื่อให้เขาเล่า โดยอาจยกถึงสถานการณ์ตัวอย่างที่เพิ่งเกิดขึ้น ว่าเกิดอะไรขึ้น และมีอะไรที่เราสามารถช่วยในเรื่องนี้ได้บ้าง เช่น ถ้าหากปัญหาคือทีมทำงานไม่ตรงกำหนดบ่อยครั้ง เราอาจถามได้ว่า “ฉันสังเกตเห็นว่าคุณต้องการเวลาเพิ่มเติมเพื่อทำงานต่าง ๆ ให้สำเร็จลุล่วง” (อาจยกตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจงเพิ่มเติม) และถามต่อว่า “มีอะไรที่ฉันสามารถช่วยให้คุณทำงานได้ตามกำหนดการบ้างไหม”
สิ่งสำคัญคือ อย่ารีบใจร้อน ในการให้คำแนะนำ วิธีการแก้ไข หรือด่วนตัดสิน ด้วยการสื่อสารไปว่า “ทำไมคุณไม่ทำแบบนี้แทนล่ะ…” “แบบนี้ไม่ถูกต้องนะ คุณควรที่จะ…” ถึงแม้จะทำด้วยความตั้งใจดีก็ตาม แต่ให้เตือนตัวเองไว้เสมอว่า การนัดหมายในวันนี้ เพื่อรับฟัง และทำความเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้น สิ่งที่เขาต้องการจริง ๆ แล้วคุณอาจจะพบว่า พวกเขาไม่ได้ขี้เกียจ หรือ พึงพาไม่ได้ แต่เป้าหมายขององค์กรไม่ชัดเจนเพียงพอให้เขาเข้าใจและจัดลำดับความสำคัญของงานได้ หรือ เราอาจจะค้นพบว่า จริง ๆ แล้ว พวกเขาแค่ต้องการ feedback มากกว่านี้ เพื่อที่จะทำงานให้ได้ดีกว่าเดิม หรือ อุปสรรคต่าง ๆ ที่เราคิดไม่ถึงที่ฉุดรั้งทีมไว้ไม่ได้พัฒนาไปข้างหน้า ซึ่งความเข้าใจในจุดนี้เอง ที่จะนำมาซึ่งไอเดียและวิธีการแก้ปัญหาที่จะพาทีมไปข้างหน้าได้ และที่สำคัญ หากทีมรับรู้ได้ว่าคุณฟังเขาจริง ๆ เขาจะรู้สึกปลอดภัยมากขึ้นที่จะบอกปัญหาและความต้องการตรง ๆ รวมถึงช่วยแก้ปัญหานี้ไปด้วยกัน
🚩 ขั้นที่สาม สร้างความชัดเจน เข้าใจตรงกัน และเป็นไปได้จริง
เมื่อระบุปัญหาที่แท้จริงได้อย่างชัดเจนแล้ว ถึงเวลาพูดคุยถึงความตั้งใจของเรากับทีม เพื่อแก้ปัญหาร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ โดยที่มั่นใจว่าทุกคนในทีมเห็นภาพและเข้าใจประเด็นปัญหาที่เกิดขึ้นตรงกัน ไปจนถึงเราจะรับมือและแก้ไขเรื่องนี้อย่างไร อะไรคือภาพความสำเร็จที่ทั้งทีมคาดหวัง มีอะไรที่ต้องทำบ้าง รับผิดชอบโดยใคร ระยะเวลาเท่าไร เพื่อทำให้สำเร็จ
ลำดับการพูดคุยเป็นเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่มีความสำคัญ และส่งผลต่อความรู้สึก และความเข้าใจ จุดเริ่มต้นที่ดี คือเช็คให้ชัวร์ก่อนเริ่ม โดยทบทวนข้อมูลที่ได้รับมากับทีม ว่าสิ่งที่คุณเข้าใจนั้นตรงกันจริง ๆ และจากนั้นค่อยแชร์ความรู้สึกของคุณต่อเรื่องนี้ ว่าสิ่งนี้มันเป็นปัญหาอย่างไร มันส่งผลกระทบต่อคุณ และงานอย่างไร และสุดท้าย ถามถึงวิธีการแก้ไขปัญหานี้ ว่าสมาชิกทีมมีมุมมอง ความคิดเห็น และไอเดียในการลองแก้ไข หรือปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานที่แตกต่างไปจากเดิมเพื่อให้ผลลัพธ์ดีขึ้นอย่างไรบ้าง และสรุปวิธีการเพื่อให้ชัวร์ว่าเราทุกคนเข้าใจตรงกันอยู่จริง ๆ
สิ่งสำคัญมาก ๆ ในการเริ่มวางแผนงาน ให้ทำงานกับทีมอย่างจริงจังในการกำหนดความคาดหวังที่เป็นไปได้จริง ว่าอะไรคือความสำเร็จที่เราทั้งคู่คาดหวัง และสิ่งนี้เกิดขึ้นได้จริงในระยะเวลาที่ตั้งไว้ไหม การตั้งคำถามก่อนลงรายละเอียดแผนงานต่อว่า เป้าหมายนี้พวกเรารู้สึกว่าเป็นไปได้จริงไหม พวกเราเห็นภาพว่ามันจะเกิดขึ้นได้จริงไหม เป็นส่วนที่สำคัญและส่งผลต่อความสำเร็จจริง ๆ ของทีม หากคำตอบคือไม่ อย่าลังเลที่จะกลับไปทบทวนอีกครั้ง โดยอาจจะลดสโคปความคาดหวังลงจากความตั้งใจเดิม แต่มั่นใจว่ากำลังมุ่งไปข้างหน้าในทิศทางที่คาดหวัง และนี่เป็นเพียงก้าวแรกของการพัฒนาเพื่อที่จะเตรียมตัวไปสู่ก้าวถัดไปที่ใหญ่ขึ้น
🚩 ขั้นที่สี่ ประเมินและติดตามผล
เมื่อมีความตั้งใจ ความคาดหวัง และแผนการทุกอย่างแล้ว ถึงเวลาเริ่มดำเนินการ โดยที่ติดตามผลความคืบหน้าและผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง หากว่าระหว่างที่ดำเนินการค้นพบบางอย่างที่อาจไม่สอดคล้องกับแผนการ หรือมีคำถามเกิดขึ้น อย่าละเลยคำถามเหล่านั้นเพียงแค่ตั้งใจยึดแผนการเดิม แต่ให้พิจารณาอย่างรอบคอบ ว่ามีสิ่งใดที่หลังจากเราเริ่มดำเนินการไปแล้ว เห็นบางอย่างชัดเจนขึ้น แล้วควรปรับเปลี่ยนหรือไม่ กับดักสำคัญคือการมุ่งมั่นทำตามแผนการโดยไม่ทันหยิบคำถามที่เกิดขึ้นระหว่างทางมาพิจารณาและยืดหยุ่นต่อแผนการโดยมุ่งเน้นที่เป้าหมาย
ตัวช่วยสำคัญคือการกำหนดว่าเราจะใช้เครื่องมืออะไรในการสื่อสาร อัพเดต ระหว่างดำเนินการบ้าง เช่น ทำ project plan เพื่อให้เห็นภาพรวม ระยะเวลา กำหนดการ และเป้าหมายหลัก, สร้างและแชร์ checklist เพื่อจัดระเบียบให้งานดำเนินไปอย่างเป็นระบบ, กำหนด weekly meeting ในการอัพเดตงานเพื่อเช็คความคืบหน้าและ alignment, กำหนด regular progress check-in เพื่อให้และรับ feedback กับทีม, ใช้ matric dashboards เพื่อติดตามและประเมินผลการดำเนินงาน เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้การดำเนินการถูกตรวจสอบเรื่อย ๆ ว่าอะไรที่กำลังเป็นไปด้วยดี อะไรไม่ใช่ ตลอดการดำเนินงานไปสู่ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
====================
ไม่ว่าจะเป็นผู้นำ หรือสมาชิกทีม สามารถเสียอารมณ์กับความไร้ความรับผิดชอบ ไร้ความเป็นเจ้าของงานของสมาชิกทีม แต่ใครที่สามารถตระหนักรู้ในตัวเอง ยอมรับได้อย่างตรงไปตรงมา และมีความสามารถในการเข้าอกเข้าใจผู้อื่นได้จริง ๆ (self-awareness and empathy) ไม่เพียงแค่จะสามารถหาวิธีการแก้ไขที่มีประสิทธิภาพได้เท่านั้น แต่สามารถสร้างทีมที่ลุยแก้ปัญหาทีมเองไปด้วยกันได้อย่างแข็งแรง
.
.
>>>
แหล่งข้อมูลอ้างอิง
https://hbr.org/2020/02/does-your-team-have-an-accountability-problem
.
>>>>
