4 กลยุทธ์ที่ Microsoft ใช้สร้าง Work-life Balance

ปี 2021 เป็นปีแห่งความ Overwhelmed เพราะการทำงานที่บ้านนั้นทำให้พลังงานของใครหลายคนถูก Zoom และเทคโนโลยีติดตามงานดูดออกไปจนหมดเกลี้ยง… ทำให้คุณ Dawn Klinghoffer ผู้เป็น Head of People Analytics ของ Microsoft ด้วย อยากหาคำถามให้ได้ว่า “จะใช้วิธีไหนแก้ไขปัญหา Work-life balance นี้ได้สำเร็จ?⁣⁣⁣

ด้วยฐานข้อมูลผู้ใช้งานแอพพลิเคชั่นต่าง ๆ จำนวนมากของ Microsoft ทำให้เขาสามารถวิเคราะห์ข้อมูลที่น่าสนใจออกมาได้หลายประการ เช่น ตั้งแต่มีโควิดชั่วโมงการประชุมโดยเฉลี่ยเพิ่มขึ้น 2 เท่า และพนักงานคุยงานกันหลังเวลางานกันมากขึ้น 40% ซึ่งถ้าดูเผิน ๆ ก็เหมือนจะเป็นเรื่องดีที่พนักงานมีการปฏิสัมพันธ์กันมากขึ้น แต่ในทางกลับกันข้อมูลนี้กำลังสะท้อนวิกฤติปัญหา Work-life balance และ Burnout ของพนักงานด้วย ⁣

Klinghoffer และทีมได้ทำการศึกษาเพิ่มเติมเพื่อหาว่าอะไรคือสิ่งที่ทั้ง Manager และพนักงานสามารถทำได้เพื่อสร้าง Work-life balance ท่ามกลางสภาพแวดล้อมของ Hybrid Workplace ผ่านการเก็บข้อมูลภายในพนักงาน Microsoft หลายพันคน เขาพบสาเหตุสำคัญที่ทำให้ Work-life balance ของพนักงานส่วนใหญ่พัง ออกเป็น 3 ประเด็นใหญ่ ๆ คือ⁣

  1. ยิ่งทำงานประสานกันเยอะชีวิตยิ่งพัง⁣
    Microsoft พบว่าพนักงานที่ต้องประสานกับคนอื่น ๆ เยอะ เช่น การเข้าประชุม ส่งอีเมล หรือแชทคุยงานจะเป็นกลุ่มที่ balance พังที่สุด โดยคนที่รักษา balance ในการทำงานได้คือพนักงานกลุ่มที่เข้าประชุมน้อยกว่าค่าเฉลี่ย 25% และใช้เวลาในการทำงานประสานน้อยกว่าคนอื่นสัปดาห์ละ 6 ชั่วโมง ส่งเมลน้อยกว่าคนอื่นทั้งในเวลา และนอกเวลางาน⁣
  2. ยิ่งทำงานมีสมาธิชีวิตยิ่งดี⁣
    และเมื่อพูดถึงปัจจัยเชิงบวกแล้ว Microsoft พบว่าหากพนักงานถูกรบกวนจากเพื่อนร่วมงานหรือคนในบ้านน้อยลงเท่าไหร่ ยิ่งรายงานว่ามี Work-life balance ดีมากขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะถ้าพนักงานมีเวลาที่สามารถโฟกัสกับงานได้เต็มที่ขั้นต่ำ 2 ชั่วโมงต่อเนื่อง⁣
  3. พนักงานต้องการการพัก⁣
    ในช่วงแรกของการ Work From Home พนักงานส่วนใหญ่ของ Microsoft ไม่ใช้วันลากันเลย สาเหตุอาจมาจากการที่ติดแหงกอยู่กับบ้านไปไหนไม่ได้ รายงานพบว่าอัตราการลาพักร้อนลดลงถึง 83% และนั่นส่งผลอย่างมากต่อความรู้สึกขาด Work-life balance เมื่อเทียบกับกลุ่มพนักงานที่ยังคงใช้วันลาอยู่ตามปกติ รายงานว่าตัวเองมี Work-life balance ดีกว่าคนอื่น ๆ อย่างเห็นได้ชัด⁣

    สรุปได้ง่าย ๆ คือพนักงานจะชีวิตดีขึ้นถ้า ประชุมน้อยลง โฟกัสมากขึ้น และลาบ่อยขึ้น และด้วยข้อค้นพบนั้นก็นำมาซึ่งวิธีการแก้ปัญหาในแบบของ Microsoft ด้วยกลยุทธ์ 4 ขั้นตอนต่อไปนี้:⁣

    ==================⁣


    🔰 1. ลำดับความสำคัญให้ดี⁣

    Microsoft พบว่าหนึ่งในสิ่งสำคัญที่สุดที่ Manager สามารถทำได้คือการช่วยทีมจัดลำดับความสำคัญของงาน เพราะในฐานะ Manager เรารู้ดีว่าเป็นไปไม่ได้เลยที่จะทำงานทั้งหมดให้เสร็จลงได้ ฉะนั้น สิ่งที่ Manager ควรทำคือ สื่อสารและพูดคุยกับทีมให้ชัดเจนว่า #ควรเลือกทำหรือไม่ทำอะไรก่อนหลัง และการเลือกนั้นจะส่งผลต่อชิ้นงานอื่น ๆ อย่างไร เช่น “ถ้าเราเลือกทำโปรเจค A เราต้องพักโปรเจค B และ C เราจะเลือกแบบไหนกันดี” ⁣

    การทำแบบนี้คือการช่วยให้ทีมสามารถที่จะสร้างความมั่นคงได้ในเวลาที่เต็มไปด้วยความวุ่นวาย และเป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้าง Work-life balance เพราะการที่เราเลือกสิ่งสำคัญจริง ๆ และปฏิเสธสิ่งอื่น ๆ ได้จะนำมาซึ่งการประชุมที่น้อยลง เวลาการ Focus ที่มากขึ้น และที่สำคัญที่สุดคือมีเวลาพักผ่อนเพิ่มขึ้น⁣


    🔰 2. วางรูปแบบการประชุมใหม่⁣

    เมื่อเราเริ่มจัดลำดับความสำคัญของงานได้แล้ว ขั้นถัดไปคือการจัดระเบียบการประชุมใหม่ โดยสิ่งที่ Microsoft ปรับตัวมีดังนี้:⁣

    • มีเวลาพักอยู่ในแผนการประชุม⁣
    เวลาพักในระหว่างการประชุมนาน ๆ เป็นโอกาสให้พนักงานได้เตรียมตัว และเตรียมใจก่อนที่จะเข้าสู่หัวข้อถัดไป โดยที่ Microsoft พบว่าเวลาเพียง 5 ถึง 10 นาทีระหว่างหัวข้อการประชุมนั้นนอกจากที่จะช่วยลดความเครียดในการประชุมแล้ว ยังทำให้การพูดคุยมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นด้วย และทำให้พนักงานมีส่วนร่วมในการพูดคุยเพิ่มมากขึ้น ดังนั้นเวลาที่เพิ่มมาแค่ 5 หรือ 10 นาทีนั้นอาจเป็นการประหยัดเวลามากกว่าเดิมด้วยซ้ำ เมื่อการประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น⁣

    เลี่ยงประชุมวันจันทร์ และวันศุกร์⁣
    Microsoft พบว่าการนัดประชุมวันจันทร์เช้าทำให้พนักงานเตรียมตัวนำเสนอในช่วงวันเสาร์-อาทิตย์ รวมถึงวันศุกร์ที่เป็นวันที่พนักงานควรที่จะได้ปิดงานของแต่ละสัปดาห์ และเตรียมตัวพักในวันหยุดของพวกเขา นั่นทำให้ที่ Microsoft การประชุมส่วนใหญ่จึงถูกจัดอยู่ในวันอังคาร ถึง พฤหัสบดีเป็นหลัก⁣

    • ตรวจสอบความจำเป็นในการประชุม⁣
    งานวิจัยยังพบว่าพนักงานที่เอางานอื่นมาทำในเวลาประชุมมักจะทำให้การประชุมลากยาวกว่าเดิม และนอกจากนั้นส่วนใหญ่ไม่ได้ให้ความสำคัญกับการประชุมตั้งแต่แรกแล้ว ดังนั้นถ้าเราสังเกตได้ว่ามีผู้ร่วมประชุมเอางานอื่นเข้ามาทำบ่อย ๆ เราอาจจะต้องลองพิจารณาถึงความจำเป็นจริง ๆ ของการประชุมครั้งนี้ว่าจริง ๆ แล้วมันสั้นกว่านี้ได้ไหม ? ใช้คนน้อยกว่านี้ได้ไหม ? หรืออาจจะถึงขั้นต้องมีไหม ?⁣


    🔰 3. กำหนดเวลา และขอบเขต⁣

    ขั้นต่อมาคือการกระตุ้นให้ทีมเห็นความสำคัญของการกำหนดเวลาที่อยากจะใช้ไปกับงาน และการกำหนดขอบเขตเพื่อที่จะเป็นตัวช่วยรักษาเวลานั้น⁣

    • สนับสนุนให้มี Focus Time⁣
    ให้ทีมกำหนดเวลาเป็น Time block สำหรับการโฟกัสกับงานแต่ละเรื่อง เช่น วันนี้ 9-10 โมงจะโฟกัสกับงานเอกสาร และ 10-11 โฟกัสกับการเตรียมนำเสนอ กระบวนการนี้จะช่วยให้พนักงานมีสมาธิกับงานได้มากขึ้น และลงลึกกับงานได้โดยที่ไม่ต้องกลัวถูกขัดจังหวะ⁣

    • ใช้เทคโนโลยีด้วยความเคารพเวลาส่วนตัว⁣
    อีเมลล์นอกเวลางานจาก Manager มีผลต่อพนักงานมากกว่าที่หลายคนรู้ตัว มันทำให้พนักงานรู้สึกว่างานไม่มีขอบเขตและไม่รู้จุดจบ ที่ Microsoft จึงสนับสนุนให้ Manager ใช้ฟังก์ชั่น “ตั้งเวลาส่งเมล” เพื่อให้แม้จะนึกงานได้สด ๆ ร้อน ๆ ก็ให้พิมพ์ทิ้งไว้แล้วตั้งเวลาส่ง⁣

    รวมถึงในอีกฝั่งทาง Microsoft เองก็มีนโยบายส่งเสริมให้พนักงานตั้งเวลา Mute Notification เรื่องงานนอกเวลางานได้เพื่อให้พนักงานได้แบ่งเวลาทำงาน และเวลาส่วนตัวออกจากกันได้จริง ๆ และเพื่อให้พนักงานของ Microsoft ไม่ต้องรู้สึกว่าเขาต้องพร้อมทำงานตลอดเวลา⁣


    🔰 4. ส่งเสริมการลาพักร้อน⁣

    ในปี 2019 ที่ Microsoft นั้นได้มีนโยบายให้การลาป่วยรวมถึงการลาเพื่อสุขภาพจิต คือลาเพื่อพักใจได้โดยไม่ต้องมีใบรับรองแพทย์ และเมื่อเป็นช่วง Work from home ที่ Microsoft ได้เพิ่มวันลาให้อีก 5 วันสำหรับให้พนักงานเพื่อรักษา Work-life balance โดยหัวใจหลัก ๆ ที่ Microsoft ทำแบบนี้คือเพื่อสื่อสารว่าพนักงานของพวกเขามีเหตุผลโดยชอบธรรมได้หลากหลายมากที่จะลาพัก และควรที่จะพัก⁣

    และนอกจากการสร้างโอกาสให้พนักงานได้ลาแล้ว อีกสาเหตุหนึ่งที่พนักงานไม่ใช้วันลาคือความห่วงงาน ดังนั้นบทบาทสำคัญของ Manager คือความกระตือรือร้นในการเสนอตัวช่วยดูแลงานในช่วงที่พวกเขาลาหยุดไป รวมถึงอาจจะมี Buddy System ให้พนักงานได้ช่วย Support ก็และกันในวันที่อีกฝ่ายลาหยุด หรืออาจจะสามารถกำหนดวันที่ตกลงร่วมกันกับทุกคนที่เกี่ยวพันกันว่าจะหยุดกันในวันนี้เพื่อให้ทุกคนได้พักกันอย่างเต็มที่เมื่อรู้ว่าคนที่รองานเราอยู่ก็กำลังพักเช่นกัน⁣

    ===================⁣


    ทั้งหมดนี้คือสิ่งที่ Microsoft ได้ตีพิมพ์ออกมาเล่าถึงข้อค้นพบ และวิธีการที่พวกเขาใช้ในการจัดการกับปัญหา Work-life balance ในช่วงของการ Work from home และหวังว่าเทคนิคเหล่านี้จะเป็นประโยชน์สำหรับองค์กร และโดยเฉพาะ Manager ที่กำลังหาทางช่วยให้ทีมได้กลับมามีพลังงานอีกครั้งหลายจากที่โดนสูบไปเยอะในช่วงปีที่ผ่านมา⁣

    A Cup of Culture⁣⁣⁣⁣⁣⁣⁣
    ———–⁣⁣⁣⁣⁣⁣⁣
    วัฒนธรรมองค์กร⁣⁣⁣⁣⁣⁣⁣
    Corporate culture⁣⁣⁣⁣⁣⁣⁣
    Organizational culture⁣⁣

    แหล่งข้อมูลอ้างอิง⁣
    https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/hybrid-work⁣
    https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/brain-research⁣
    https://hbr.org/2021/12/hybrid-tanked-work-life-balance-heres-how-microsoft-is-trying-to-fix-it⁣
    .
    .
    >>>

.
.
>>>
Share to
Related Posts:
Search

ORG Culture Canvas full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

Search