3 สเต็ปที่จะทำให้การประชุมเป็นพื้นที่ที่ทุกคนอยากพูด

หนึ่งในปัญหาที่มักเกิดขึ้นในห้องประชุม นอกจากประเด็นเรื่อง “การใช้เวลาในการประชุมที่มากในแต่ละสัปดาห์” ยังมีประเด็นเรื่อง “เมื่อเข้าประชุมแล้วมีเพียงผู้นำหรือผู้จัดการพูดอยู่เพียงฝ่ายเดียว” อาจจะด้วยลูกทีมไม่ได้รับโอกาสให้พูด หรือลูกทีมไม่กล้าที่จะพูดเอง บทความชิ้นหนึ่งของ Harvard Business Review กล่าวว่า “เบื้องหลังพฤติกรรมเหล่านั้น อาจเป็นผลมาจากการที่ “พวกเขาไม่รู้สึกปลอดภัยที่จะพูดหรือแสดงความคิดเห็น” มันคือปัญหาเรื่อง Psychological safety ในที่ประชุม

ดังนั้น เรื่องราวที่ผมจะหยิบมาคุยกับคุณผู้ฟังในวันนี้มาจากโจทย์ที่ว่า “จะทำอย่างไรให้ห้องประชุมกลายเป็นพื้นที่ปลอดภัยในการพูดสื่อสารได้อย่างตรงไปตรงมาและจริงใจ?” ซึ่งผมได้สรุปออกมาเป็น 3 สเต็ปง่ายๆ คือ เปิด: Permission → กลาง: Empower → ปิด: Encourage ดังนี้

เปิด: Permission

การอนุญาตให้ถามหรือพูดถือเป็นสิ่งที่มีค่ามากในห้องประชุม เพราะมันช่วยเปิดประตูไปสู่การสนทนาในแบบอื่นๆ เช่น การได้แสดงมุมมองของตนเอง การอภิปรายถกประเด็น หรือกระทั่งการให้ฟีดแบค คีย์สำคัญคือ การได้พูดในสิ่งที่คิดและการได้รับการรับฟัง ฉะนั้น ควรเปิดประชุมด้วยการพูดถึงการอนุญาตตรง ๆ เลย เช่น

• การประชุมวันนี้อนุญาตให้มีการพูดหรือถามในสิ่งที่ตนเองสงสัยได้อย่างเต็มที่

• ขอติดตามนอกห้องประชุม หากประเด็นนั้นมีจุดที่แตกต่างหรือซ้ำซ้อน

• อาจจะขอความคิดเพิ่มจากสมาชิกที่ยังไม่ค่อยได้พูด

• จะขอคำอธิบายหรือรายละเอียดเพิ่มจากบางประเด็น

นอกจากนั้น ควรสนับสนุนให้ทีมของคุณ (และตัวคุณเอง) มีการพูดขออนุญาตก่อนที่จะแสดงความคิดเห็นด้วย เพื่อช่วยให้ทุกความคิดเห็นไม่ถูกละเลยและได้รับการพิจารณาอย่างรอบคอบ ซึ่งสามารถพูดได้ดังนี้ เช่น

• ฉันขอถามเพิ่มนิดหน่อยได้ไหม?

• ฉันขอพูดบางอย่างได้ไหม?

• ฉันขอกลับไปในสิ่งที่คุณพูดเมื่อกี้หน่อยได้ไหม?

กลาง: Empower

เมื่อการประชุมดำเนินไปแล้วระยะหนึ่ง ควรใช้เวลาสั้น ๆ กลับมาย้ำและเสริมพลังอีกครั้ง ด้วยคำพูด เช่น

• สามารถตั้งคำถามในสิ่งที่ตนเองสงสัยได้เลย

• ใครยังไม่ค่อยมีโอกาสได้พูด เชิญชวนให้ได้พูดหรือแสดงความเห็น

• หัวข้อไหนที่อยากได้เวลาเพิ่มเติมในการพูดคุยอย่าลังเลที่จะบอก

• หากมีข้อกังวลที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขอยากให้สื่อสารออกมา

ปิด: Encourage

ผู้เข้าร่วมควรออกจากห้องประชุมไปด้วยความรู้สึกกระตือรือร้นและมีแรงจูงใจ พวกเขาควรได้รับความรู้สึกว่า “ตนเองได้พูดในสิ่งที่คิด ได้รับการรับฟัง และเป็นส่วนหนึ่งของทีม” ซึ่งสามารถพูดปิดท้าย เช่น

• จะขอติดตามบางท่านเพิ่ม เพื่อให้แน่ใจว่าความคิดเห็นของพวกท่านได้รับการแก้ไข

• เรื่องราวในการประชุมวันนี้ ขอให้มั่นใจว่ามันจะจบแค่เพียงห้องประชุม แต่หากมีประเด็นไหนที่อาจจะเป็นประโยชน์ต่อส่วนร่วม จะขออนุญาตท่านก่อน

• เมื่อออกจากห้องประชุมไปแล้ว มีบางจุดที่ท่านเพิ่งนึกออกหรือสงสัยเพิ่ม อยากให้ส่งข้อมูลกลับมาที่เรา

บทสรุป —ความรู้สึกปลอดภัยหรือไม่ปลอดภัยในที่ประชุมเป็นผลมาจาก “ประสบการณ์การประชุมก่อนหน้านี้ที่สะสมมา” หากเราเคยได้รับการให้เกียรติที่จะพูด สิ่งที่เราพูดออกไปได้รับการรับฟัง หรือไม่ถูกปิดกั้นความคิด เราก็มีแนวโน้มที่จะอยากพูดหรือกล้าถามคำถามในที่ประชุม แต่หากประสบการณ์เราเป็นในทิศทางตรงกันข้าม ก็อาจต้อง “ใช้เวลา” ในการค่อยๆ ปรับเปลี่ยนและสร้างความรู้สึกปลอดภัยขึ้นมาใหม่ ซึ่งหากผู้นำการประชุมมีความตั้งใจจะสร้างให้เกิดขึ้น “วัฒนธรรมในห้องประชุมแห่งความรู้สึกปลอดภัยที่จะพูดหรือถามคำถามย่อมเกิดขึ้นแน่นอน”

สามารถรับฟังเนื้อหานี้ได้ผ่าน Podcast : A cup of culture EP559 – 3 สเต็ปที่จะทำให้การประชุมเป็นพื้นที่ที่ทุกคนอยากพูด

A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
CorporateCulture
OrganizationalCulture
.
.