3 รูปแบบการประชุมยุคใหม่ และองค์ประกอบสู่ความสำเร็จ

ในยุคใหม่ของการประชุม แทนที่เราจะมาโฟกัสว่าเราจะเจอกันที่ไหนอย่างไร เราสามารถที่จะโฟกัสได้มากขึ้นกับวัตถุประสงค์ของการประชุมในแต่ละครั้ง และเพื่อให้การประชุมในแต่ละครั้งมีความหมายมากขึ้นวันนี้เราจะมาพบกับ 3 รูปแบบของการประชุมในยุคใหม่ และวิธีทำให้มันออกมาดีที่สุด


เราควรที่จะเปลี่ยนจากคำว่าการประชุมเป็นคำว่าการพบปะ เพราะเมื่อใช้คำว่าประชุมมันทำให้การนัดหมายต่าง ๆ ดูเคร่งเครียด และเร่งรีบ แต่การพบปะนั้นสามารถมีได้หลายจุดประสงค์ และเปิดโอกาสให้เราโฟกัสไปที่จุดประสงค์ของแต่ละครั้งได้มากกว่าแค่เรียกมันว่านัดประชุม


โดยหลัก ๆ แล้วเราจะมาดูการพบปะ 3 รูปแบบได้แก่ Transactional gathering (หรือการพูดคุยเพื่อแลกเปลี่ยน) Relational gathering (การพูดคุยเพื่อพัฒนาความสัมพันธ์) และ Adaptive gathering (การพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องยาก ๆ) และการแบ่งการพบปะทั้งในโลกออนไลน์ และออฟไลน์ออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ ๆ นี้ จะช่วยให้องค์กรเห็นภาพได้ชัดมากขึ้นว่าการประชุมในแต่ละครั้งนั้นเกิดขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์อะไร และตอบโจทย์มากน้อยแค่ไหน

Transactional Gatherings


วัตถุประสงค์หลักของ Transactional gathering คือการพูดคุยเพื่อให้งานเดินหน้า ตัวอย่างเช่น การประชุมอัพเดทงานต่าง ๆ หรือประชุมวางแผน ซึ่งมักจะต้องมี 3 องค์ประกอบเพื่อให้ประสบความสำเร็จ ได้แก่


1) มีเอกสารที่แชร์ร่วมกัน


นอกเหนือจากการฉายสไลด์ในห้องประชุมแล้ว การประชุมออนไลน์อาจจะใช้เครื่องมืออย่าง Google slide, Miro หรืออื่น ๆ ได้ สาเหตุที่เอกสารร่วมกันนี้สำคัญคือเพื่อให้ทุกคนเห็นความคืบหน้าไปด้วยกัน และโฟกัสได้ง่ายขึ้น ป้องกันคนหลุดบทสนทนา


2) ให้ทุกคนมีพื้นที่เท่ากัน


โดยเฉพาะในกรณีที่เป็นการประชุมแบบ Hybrid ที่มีสองคนอยู่ที่เดียวกัน สิ่งที่ต้องระวังเป็นพิเศษคือการที่ทุก ๆ คนควรมีจอเป็นของตัวเอง เพื่อไม่ให้เกิดการแย่งกันพูด หรือให้เป็นจุดสนใจ และในอีกด้านหนึ่งแล้วมันยังช่วยให้บทสนทนาเป็นธรรมชาติได้มากขึ้นอีกด้วย


3) สร้างการมีส่วนร่วม


ผู้นำการประชุมต้องคอยสอดส่องสัญญาณว่าสมาชิกแต่ละคนมีสมาธิกับการประชุมมากน้อยแค่ไหน โดยในกรณีที่เป็น Hybrid จะดูได้จากการเปิดไมค์ หรือการยกมือ และเมื่อจับสัญญาณเหล่านี้ได้ผู้นำการประชุมควรที่จะส่งคำถาม และสร้าง engagement อย่างต่อเนื่องเพื่อให้การประชุมดำเนินต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Relational Gatherings


การพบปะแบบนี้มีจุดประสงค์คือเพื่อสร้างความสัมพันธ์ ตัวอย่างเช่น งาน outing องค์กร หรือ อาหารกลางวันบริษัท ซึ่งต้องมีองค์ประกอบหลัก 3 อย่างเพื่อให้ประสบความสำเร็จ


1) มีจุดประสงค์ชัดเจน


การพบปะเพื่อความสัมพันธ์ถูกมองว่าแค่ให้คนมาเจอกันก็พอแล้ว แต่ในความเป็นจริงแล้วนั้นมันไม่เพียงพอ เพราะแม้ว่าการพบปะแบบไม่มีจุดหมายบางครั้งอาจจะเป็นบรรยากาศที่ดีแต่มักจะไม่ใช่ทางเลือกที่ดีในการสร้างความสัมพันธ์ ดังนั้นสำหรับองค์กรแล้วถ้าอยากให้คนมารู้จักกันอาจลองตั้งจุดประสงค์เหล่านี้ดู:
– เรียนรู้เส้นทางอาชีพของกันและกัน
– ทำความเข้าใจแรงบันดาลใจ
– ช่วยกันสะท้อนประสบการณ์การเติบโตที่ผ่านมา

วัตถุประสงค์เหล่านี้จะช่วยเป็นจุดเริ่มต้นให้คนเรามารู้จักกันได้อย่างเป็นธรรมชาติมากขึ้น


2) มีตารางกิจกรรม


เพื่อให้การเปิดเผยข้อมูลเป็นไปได้อย่างสะดวกใจมากขึ้น เราควรแบ่งช่วงของการพบปะออกเป็นช่วงเวลาของการทบทวนตัวเอง แยกกับการแบ่งปัน เช่นในส่วนของคำถามทบทวนตัวเองเช่น:
– วาดแผนที่เส้นทางอาชีพตัวเองที่ผ่านมา
– นึกถึงคำแนะนำเกี่ยวกับงานที่เรานึกถึงบ่อย ๆ
– เล่าเรื่องเหตุการณ์ยาก ๆ ที่ผ่านมาได้


เพราะว่าความสัมพันธ์ที่แข็งแรงนั้นถูกสร้างขึ้นจากการไต่ระดับการเปิดเผยตัวเอง ดังนั้นกิจกรรมเหล่านี้จึงควรถูกออกแบบให้เราเลือกระดับที่สะดวกใจจะเปิดเผย และวางแผนสิ่งที่อยากแชร์ได้ล่วงหน้า มากกว่าการไม่ได้เปิดโอกาสได้เตรียมตัวที่สุดท้ายแล้วมักจะมีโอกาสที่จะปิดตัวเองมากกว่าเดิม


3) ผสมคนจากหลาย ๆ แผนก ระดับ และสถานที่เข้าด้วยกัน


ถ้าปล่อยไว้เฉย ๆ แน่นอนว่าเรามักจะเข้าหาคนที่เราสะดวกใจ เช่น เพื่อร่วมทีม หรือ เพื่อน แต่วัตถุประสงค์ของงานคือให้คนในองค์กรรู้จักกันมากขึ้น ดังนั้นจึงควรสร้างสถานการณ์ที่พนักงานเข้าถึงกันได้มากกว่าแค่กลุ่มเดิม ๆ

Adaptive Gatherings


การพูดคุยประเภทนี้มีจุดประสงค์เพื่อจัดการกับเรื่องยาก ๆ ที่อาจมีความซับซ้อน หรือมีประเด็นที่ sensitive อยู่ และบางครั้งอาจจะไม่มีทางออกที่ดีที่สุดชัด ๆ การพูดคุยในลักษณะนี้จึงต้องอาศัยทั้งความรวดเร็ว และความละเอียดอ่อน ตัวอย่างเช่น การวางแผนกลยุทธ์ การทำ sprint การคุยแผนอาชีพ หรือการจัดการกับผลกระทบที่องค์กรสร้าง และต้องอาศัยเงื่อนไขดังนี้:


1) สภาพแวดล้อมที่ยืดหยุ่น


เนื่องจากการประชุมประเภทนี้มีความไม่แน่นอนหลายอย่าง สถานที่ประชุดจึงควรที่จะมีความยืดหยุ่น แตกต่างจากห้องประชุมมาตรฐาน ตั้งแต่สิ่งของในห้องที่ย้ายไปมาได้ ไม่ควรมีบรรยากาศของชนชั้น (เช่น ห้องบอร์ดบริหาร) บรรยากาศที่เปิด และยืดหยุ่นเหล่านี้ช่วยให้ผู้เข้าร่วมมีมุมมองของการเปิดกว้าง และเห็นความเป็นไปได้ใหม่ ๆ มากขึ้น


2) ความรู้สึกปลอดภัย


เรามักจะคิดว่าบทสนทนายาก ๆ ควรเป็นเรื่องที่คุยกันซึ่ง ๆ หน้า เพื่อที่ภาษากายจะช่วยสื่อสารความเป็นพื้นที่ปลอดภัยได้ แต่ในช่วงของโควิดที่ผ่านมางานวิจัยพบว่านี่ไม่ใช่เรื่องที่จำเป็น หรืออาจจะให้ผลตรงกันข้ามด้วยซ้ำ เพราะสำหรับบางคนมีการระบุว่าพวกเขารู้สึกปลอดภัยกว่าเวลาที่เป็นการประชุมแบบออนไลน์ ดังนั้นอย่าใช้วิธีเป็นตัวตั้ง แต่โฟกัสไปที่ความรู้สึกปลอดภัยของพนักงาน และเลือกใช้วิธีที่เหมาะสมที่สุดในสถานการณ์ และกลุ่มคนเหล่านั้น


3) ลดความตึงเครียด


ส่วนใหญ่แล้วปัญหายาก ๆ มันจะมีความเร่งด่วนพ่วงมาด้วย และมักจะเป็นปัจจัยใหญ่ ๆ ที่ทำให้การคิด และตัดสินใจเป็นไปได้ไม่ดี ดังนั้นในกรณีแบบนี้เราจึงควรหาทางลดความตึงเครียดในบรรยากาศลง เช่น การพักเบรคสั้น ๆ หรือการพูดคุยนอกเหนือจากประเด็นสัก 1 – 2 นาทีจะช่วยให้ความตึงเครียดลดลง และพบไอเดียที่สร้างสรรค์ได้มากขึ้น


สุดท้ายนี้ทั้ง 3 ประเภทของการประชุมที่กล่าวไป แม้ว่าจะอยู่ในสถานการณ์ที่แตกต่างกัน แต่ก็ไม่ได้แปลว่าเราจะเอามันมาผสมกันบ้างไม่ได้เพื่อให้เข้ากับโจทย์ และบริบทของตัวเอง เพราะอย่างไรก็ตามสุดท้ายแล้วสิ่งสำคัญของการประชุมในทุก ๆ รูปแบบคือการตอบจุดประสงค์ให้ได้ และหวังว่าองค์ประกอบต่าง ๆ ในข้างต้นนี้จะช่วยให้การตอบโจทย์องค์กรของท่านเป็นไปได้มากขึ้น


A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
Corporate culture
Organizational culture
.
.

References:
https://hbr.org/2022/09/3-types-of-meetings-and-how-to-do-each-one-well

Share to
Facebook
Twitter
LinkedIn
Search

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

Search