ท่ามกลางวิกฤติไวรัส COVID-19 ที่ยังคงลุกลามอย่างต่อเนื่อง หลายองค์กรเพิ่มมาตรการป้องกันเพื่อรักษาความปลอดภัยของพนักงานมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการประกาศให้งดเดินทางไปยังประเทศกลุ่มเสี่ยง การตรวจวัดอุณหภูมิของพนักงานและขอความร่วมมือให้พนักงานเฝ้าระวังอาการทันทีเมื่อมีอุณหภูมิสูงเกินกำหนด การจัดแอลกอฮอล์หรือเจลล้างมือให้พนักงานใช้ในองค์กรอย่างเพียงพอ การงดจัดกิจกรรมที่มีลักษณะเป็นการชุมนุม เช่น กิจกรรมส่งเสริมการตลาด การฝึกอบรม หรือแม้แต่การประชุม เป็นต้น
☕️
และมีหลายองค์กรเริ่มปรับรูปแบบการทำงานจากที่บ้านหรือ Work from Home ซึ่ง A Cup of Culture ได้เคยพูดถึงในบทความ “องค์กรเราพร้อมแค่ไหนถ้าต้องทำงานจากที่บ้านเมื่อCOVID19ลุกลาม”
☕️
และวันนี้เราก็มีอีกทางออกหนึ่งที่ฮอตฮิตที่สุดในนาทีนี้ก็ว่าได้นั่นคือ “#การประชุมผ่านวีดีโอ แต่จะทำอย่างไรให้การประชุมผ่านวีดีโอเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด Bob Frisch และ Cary Greene ได้นำเสนอ 12 เทคนิคที่เป็นประโยชน์ผ่านบทความใน Havard Business Review ดังต่อไปนี้
☕️
1.ใช้วิดีโอคอลแบบเห็นหน้าแทนการประชุมแบบใช้เสียงเพียงอย่างเดียว : ให้ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนได้เห็นหน้ากันและกัน เพื่อส่งเสริมการมีส่วนร่วม และมีสมาธิจดจ่ออยู่กับการประชุมได้มากยิ่งขึ้น การประชุมโดยใช้วีดีโอมีหลากหลายช่องทางได้แก่ Zoom, Skype, WebEx, หรือ GoToMeeting เป็นต้น
.
.
2. เตรียมระบบโทรศัพท์เป็นแผนสำรอง : แน่นอนว่าการประชุมผ่านวีดีโอจะเป็นไปได้ดีต้องอาศัยสัญญาณอินเตอร์เน็ตที่ดีด้วย อาจเป็นไปได้ว่าจะมีช่วงที่สัญญาณติดขัด ดังนั้นการเตรียมระบบโทรศัพท์ให้พร้อมยังเป็นสิ่งที่จำเป็น โดยทำความเข้าใจร่วมกันว่า ใช้วีดีโอก่อน และจะใช้โทรศัพท์ก็ต่อเมื่อกรณีฉุกเฉินเท่านั้น
.
.
3. ทดสอบระบบล่วงหน้า : เปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนได้ติดตั้ง ทำความเข้าใจการใช้งาน ทดสอบระบบล่วงหน้า และควรเผื่อเวลาสำหรับการใช้งานในครั้งแรก
.
.
4. ตรวจสอบว่าเห็นหน้าผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนผ่านวีดีโออย่างชัดเจน : การประชุมผ่านวีดีโอจะมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นเมื่อผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเห็นหน้าและภาษากายกันและกัน ดังนั้นอย่าลืมขอความร่วมมือให้ผู้เข้าร่วมประชุมนั่งอยู่ในตำแหน่งที่สามารถมองเห็นผ่านวีดีโออย่างชัดเจนเสมอ
.
.
5. ยึดข้อปฏิบัติพื้นฐานของการประชุม : ใช้ข้อปฏิบัติพื้นฐานของการประชุม เช่น ชี้แจงวัตถุประสงค์ แจ้งวาระการประชุม ตั้งกติกาการประชุม มีช่วงหยุดพัก รักษาเวลา ระบุหน้าที่ผู้รับผิดชอบในแต่ละวาระ และการสรุปหลังการประชุม เป็นต้น
.
.
6. ลดระยะเวลาการประชุมให้สั้นลง : แน่นอนว่าการนำเสนอผ่านวีดีโอมีความท้าทายในการดึงความสนใจจากผู้เข้าร่วมประชุมเพิ่มขึ้นจากปกติ ดังนั้นควรส่งข้อมูลที่จำเป็นให้ผู้เข้าร่วมประชุมศึกษาก่อนล่วงหน้า หรือถ้าจำเป็นต้องนำเสนอผ่านวีดีโอ ให้ใช้วิธีแชร์หน้าจอให้ผู้เข้าร่วมประชุมเห็นพร้อมกัน แต่พึงระลึกเสมอว่าเพื่อสร้างการมีส่วนร่วมในที่ประชุม ให้รักษาสัดส่วนการได้เห็นหน้าและพูดคุยให้มากกว่าการแชร์หน้าจอและนำเสนอสไลด์เสมอ
.
.
7. ไม่ลืมที่จะไถ่ถามความเป็นไป : นอกจากการมุ่งเน้นในวาระการประชุมแล้ว สิ่งที่สำคัญมากในช่วงเวลาที่เราเรียกได้ว่าเป็นวิกฤติ COVID-19 ก็คือการไถ่ถามความเป็นไป ความเป็นอยู่ สุขภาพ รวมถึงความปลอดภัยของครอบครัว เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลและสร้างกำลังใจซึ่งกันและกัน
.
.
8. มอบหมายผู้นำการประชุม : นอกจากทักษะการนำประชุมโดยทั่วไปแล้ว ผู้นำการประชุมผ่านวีดีโอ ควรมีเทคนิคพิเศษต่าง ๆ เพื่อช่วยส่งเสริมการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมประชุม เช่นการโหวตให้คะแนน รวมถึงควรมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับระบบวีโอที่ใช้เพื่อสามารถแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการประชุมได้
.
.
9. รักษาการมีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียม : เพื่อให้ได้ความเห็นจากผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ผู้นำการประชุมอาจถามความคิดเห็นรายบุคคลเป็นระยะ ๆ ก่อนที่จะทำการตัดสินใจ ในบางระบบจะมีลูกเล่นให้ผู้เข้าร่วมกดยกมือเพื่อตอบคำถาม กดถูกใจเมื่อเห็นด้วย ลูกเล่นเหล่านี้จะเป็นตัวช่วยในการสร้างการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมได้ดีเลยทีเดียว
.
.
10. ขอ Feedback ทันที : สำหรับองค์กรที่เพิ่งเริ่มใช้การประชุมผ่านวีดีโอ การขอความคิดเห็นของผู้ใช้งานหลังจากการประชุมทันทีจะเป็นประโยชน์ในการพัฒนาการใช้งานเป็นอย่างมาก โดยอาจถามความคิดเห็นโดยตรงหรือใช้เครื่องมืออื่น ๆ ที่สามารถเห็นความคิดเห็นพร้อมกันได้เลย เช่น Poll Everywhere อย่าลืมให้คำแนะนำในการใช้งานอย่างละเอียด อาจใช้เวลามากหน่อยในครั้งแรก แต่ผลที่ได้รับรองว่าคุ้มค่าเชียวล่ะ
.
.
11. อย่ากลัวการประชุมในวาระที่ยาก ๆ : การประชุมผ่านวีดีโอ เป็นการเรียนรู้ร่วมกันอย่างหนึ่ง อาจเป็นเรื่องใหม่ที่จะต้องใช้เวลาในการปรับตัว ในช่วงแรกอาจมีความรู้สึกว่าควรจะเก็บวาระประชุมที่สำคัญ หรือยากในการตัดสินใจไว้ประชุมแบบเห็นหน้าจะดีกว่า แต่นั่นอาจจะไม่ใช่ทางเลือกที่ดี เพราะถ้าเราเริ่มเร็ว ก็จะปรับตัวกับมันได้เร็ว เมื่อทุกคนในทีมเริ่มคุ้นเคยแล้วผลลัพธ์ที่ได้ก็จะคุ้มค่ามากทีเดียว
.
.
12. ซักซ้อมก่อนใช้จริง : ถ้าวันนี้องค์กรของคุณยังไม่มีการ Work from Home ลองติดตั้งระบบและซักซ้อมการใช้งานไว้ก่อน อาจเริ่มจากประชุมพนักงานครั้งต่อไป แต่ละคนประชุมร่วมกันจากโต๊ะทำงานของตัวเอง หลังจากจบการประชุมรวบรวมความคิดเห็น อะไรที่ดี อะไรที่ควรแก้ไข เมื่อถึงเวลาที่จำเป็นต้องใช้จริง ๆ จะได้นำมาใช้ได้อย่างสะดวก
.
.
ทีมงาน A Cup of Culture หวังว่าเราจะสามารถผ่านวิกฤติ COVID-19 ไปด้วยกันได้ในเร็ว ๆ นี้ ในระหว่างช่วงเฝ้าระวังอาจลองเก็บเทคนิคการประชุมผ่านวีดีโอเหล่านี้ไปปรับใช้ในกรณีที่จำเป็น อย่าลืมรักษาสุขภาพ กินร้อน ช้อนกลาง ล้างมือบ่อย ๆ
ด้วยรักและห่วงใย
A Cup of Culture
ที่มาของบทความ
https://hbr.org/2020/03/what-it-takes-to-run-a-great-virtual-meeting?ab=hero-subleft-3
