ส่งเสริมให้พนักงานบริหารจัดการพลังงานทั้ง 4 ด้าน ด้วย Ritual ขององค์กร

A Cup Of Culture, Blog, Organizational Culture, Ritual

ไหนจะงานค้างมากมายที่กองท่วมโต๊ะ ไหนจะประชุมที่ต้องเข้า หรือไหนจะเอกสารเร่งด่วนที่เจ้านายต้องการ… หากบริหารจัดการดีก็อาจสำเร็จลุล่วงภายในเวลาที่จำกัด แต่หากการจัดการงานเหล่านั้นกินเวลาไปเกินกว่าที่ตั้งใจ ก็อาจนำไปสู่การ #BurnOut หรือ #หมดไฟ ได้… ซึ่งเป็นต้นทุนที่ดูจะไม่คุ้มค่านักทั้งกับองค์กร และตัวพนักงานเอง

เพราะฉะนั้นการเลือกที่จะหันมาบริหารจัดการสิ่งที่ไม่ใช่แค่เวลา แต่เป็น ‘พลังงาน’ ของตัวเราเองในการทำสิ่งต่าง ๆ ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ คุณภาพ และความรวดเร็วในการทำงานได้ดีกว่า เพราะ #เวลาเป็นทรัพยากรที่ชัดเจนว่ามีอยู่จำกัดแต่พลังงานนั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่ง

==================

Schwartz ผู้ริเริ่ม energy project ได้แบ่งพลังงานไว้ 4 ด้านหลัก ๆ คือ ร่างกาย อารมณ์ สมาธิ และจิตใจ โดยองค์กรแรกที่เริ่มนำโครงการนี้มาใช้ คือ Wachovia Bank ซึ่งพนักงานที่ได้รับการส่งเสริมให้บริหารจัดการพลังงานของตัวเองมีผลการดำเนินงาน (Performance) ที่ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด นอกจากนี้ด้านความสัมพันธ์กับลูกค้า (Customer Relationships) การมีส่วนร่วมและจดจ่อกับงาน (Engagement with work) และความพึงพอใจของพนักงานเอง (Personal Satisfaction) เพิ่มสูงขึ้นอย่างมีนัยสำคัญด้วยเช่นกัน ทำให้องค์กรใหญ่ ๆ อีกหลายองค์กรอย่าง Ernst & Young, Sony, Deutsche Bank, Ford and MasterCard ก็เลือกที่จะลงทุนและใส่ใจกับการส่งเสริมให้พนักงานดูแลบริหารจัดการพลังงานของตนเอง ซึ่ง Schwartz ได้เล่าถึง การสร้าง ritual ที่ส่งเสริมให้มีการจัดการพลังงานทั้ง 4 ด้าน ไว้ดังนี้

==================

The Body: Physical energy (ด้านร่างกาย)

เป็นเรื่องของพลังกายทั้งอาหารการกิน การนอน การออกกำลังกาย และการพักผ่อนต่าง ๆ ที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการใช้งานในแต่ละวัน

• Gary Faro, Vise president ของ Wachovia เริ่มที่การสร้างพฤติกรรมทางสุขภาพใหม่ให้กับตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นการปรับเวลาในการนอน การปรับพฤติกรรมการกิน การจัดเวลาในการออกกำลังกาย ซึ่งผลลัพธ์คือประสิทธิภาพในการทำงานของเขาดีขึ้นมาก โดยสิ่งหนึ่งที่เขาบอกก็คือ “ตอนนี้เขาสามารถโฟกัสงานในตอน 5 pm ได้เหมือนตอน 8 am เลย” สิ่งที่ Faro นำมาปรับใช้กับที่ทำงานก็คือ การให้มีช่วงเวลาสำหรับพักระหว่างการทำงาน นั่นหมายถึง ให้พนักงานลุกออกจากโต๊ะของตัวเอง หลังจากใช้พลังในการโฟกัสติดต่อกันนานถึง 90 – 120 นาที ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่ร่างกายเริ่มล้าและส่งสัญญาณบางอย่างเช่น หาว หิว หรือจดจ่อยากขึ้น ซึ่งหลายคนเลือกที่จะไม่สนใจสัญญาณเหล่านี้และมุ่งหน้าทำงานต่อไป โดยผลลัพธ์มักจะออกมาไม่ดีนักเนื่องจากเกิดความล้าและทำงานได้ช้าลง

เพราะฉะนั้น การอนุญาตให้พนักงานสามารถลุกออกจากโต๊ะทำงาน คุยเล่นกับเพื่อนร่วมงาน ฟังเพลงที่ชอบ เดินเล่นบริเวณออฟฟิศ เพื่อให้ปล่อยมือจากงาน เคลียร์หัวโล่ง ๆ และหันไปสนใจเรื่องอื่นไปเลย ก่อนที่จะกลับมาโฟกัสการทำงานอีกครั้ง ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพต่อเนื่องได้ยาวนานกว่าเดิม

• Matthew Lang, Managing director ของ Sony ที่ South Africa ก็นำหลักนี้ไปใช้กับองค์กรด้วยเช่นกัน เขาให้เวลา 20 นาที สำหรับการพักเบรคไปเดินเล่นในตอนบ่าย ซึ่งนอกจากจะได้ยืดเส้นยืดสาย เขามักได้ไอเดียดี ๆ มาจากช่วงเวลาที่เดินเล่น ที่ไม่ต้องโฟกัสกับอะไรเป็นพิเศษแต่เปิดกว้างให้ความคิดสร้างสรรค์ได้ทำงาน

==================

The Emotions: Quality of Energy (ความสามารถในการบริหารจัดการอารมณ์)

ส่งผลต่อคุณภาพของพลังงานที่เรามี จุดเริ่มต้นสำคัญในการดูแลอารมณ์ของตัวเองได้ดีคือการสังเกตและรู้ทันอารมณ์ที่เกิดขึ้นในแต่ละช่วงตลอดการทำงาน รวมไปถึงผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานที่เกิดจากอารมณ์ในแต่ละช่วงด้วย พนักงานส่วนใหญ่ค้นพบว่าพวกเขาสามารถทำงานได้ดีที่สุดในช่วงที่อารมณ์ความรู้สึกของพวกเราอยู่ในแดนบวก ซึ่งมันแทบเป็นไปไม่ได้เลยที่จะรักษาสภาวะอารมณ์เชิงบวกให้คงอยู่ให้ในระยะยาว โดยเฉพาะในการทำงานที่สามารถพาเราไปตกอยู่ในอารมณ์แดนลบได้ง่าย ๆ ทั้งความตึงเครียด ความวิตกกังวล ปัญหาต่าง ๆ หรืออาจมากไปถึงความรู้สึกไม่ปลอดภัยในที่ทำงาน ซึ่งสิ่งเหล่านี้ดูดกินพลังงานของเราอย่างมหาศาลและส่งผลเชิงลบต่อการทำงาน

• วิธีการดูแลอารมณ์ง่าย ๆ ที่ Fujio Nishida, President ของ Sony Europe ใช้ในการจัดการกับอารมณ์เชิงลบของตัวเอง เป็นวิธีการง่าย ๆ อย่าง การสูดหายใจเข้า – ออก ลึก ๆ ช้า ๆ ครั้งละ 5 – 6 นาที เพื่อช่วยให้ผ่อนคลาย และลดความตึงเครียดลง ซึ่งที่ E&Y ก็นำวิธีการหายใจเพื่อผ่อนคลายความตึงเครียดนี้ไปใช้ด้วยเช่นกัน

• อีก Ritual หนึ่งที่ส่งเสริมการสร้างบรรยากาศเชิงบวกในองค์กร คือการสนับสนุนให้พนักงาน แสดงออกถึงความรู้สึกชื่นชมยินดีต่อกันและกัน ไม่ว่าจะเป็นการการเขียนโน้ต ส่งอีเมลล์ หรือบทสนทนาที่เกิดขึ้น ที่สำคัญคือ ยิ่งลงรายละเอียดและเฉพาะเจาะจงในเรื่องที่ชื่นชมยินดีมากเท่าไร ยิ่งเกิดผลดีมากเท่านั้น ซึ่งความพิเศษของกิจกรรมลักษณะนี้คือสร้างความรู้สึกดี ๆ ในเชิงบวกทั้งผู้ให้ และผู้รับ

อีกสิ่งหนึ่งที่ช่วยมาก ๆ ในการสร้างความรู้สึกเชิงบวกให้เกิดขึ้น คือการเรียนรู้ที่จะเปลี่ยนแปลงเรื่องราวที่เราใช้บอกกับตัวเองเมื่อมีเหตุการณ์ต่าง ๆ เกิดขึ้น สามารถเริ่มต้นได้จากการฝึกรับรู้และสังเกตเห็นถึงความแตกต่างของสิ่งที่เกิดขึ้นตามความเป็นจริง และความคิดเห็นที่เราตีความสถานการณ์เหล่านั้น เพราะเรื่องราวสามารถส่งผลกระทบต่ออารมณ์และความรู้สึกของเราได้มหาศาล เพราะฉะนั้นการฝึกสิ่งเหล่านี้ช่วยให้เราสามารถเลือกที่จะบอกกับตัวเองในเรื่องราวที่เป็นพลังให้กับเราโดยที่ไม่ละทิ้งข้อเท็จจริง ซึ่งที่ Sony Europe ถ้ามีพนักงานคนไหนที่ดูหัวเสีย หรือ อารมณ์ขุ่นมัว เพื่อนร่วมงานก็จะถามเขาว่า เขากำลังบอกเล่าเรื่องราวแบบไหนให้กับตัวเองอยู่

==================

The Mind: Focus of Energy (สมาธิ)

หลายคนอาจจะมองว่าการ Multitask เป็นสิ่งจำเป็น ยิ่งมีงานมากยิ่งต้องทำหลาย ๆ อย่างไปพร้อมกัน เพื่อให้ทุกอย่างเสร็จในเวลา แต่ความเป็นจริงแล้วการทำหลายอย่างในเวลาเดียวกันกลับส่งผลทางลบต่อ Productivity เพราะการถูกรบกวนจากการสลับโหมดไปมา กลับกลายเป็นว่าใช้เวลามากขึ้นถึง 25%

• ผู้บริหารหลาย ๆ ที่ นำหลักในข้อนี้ไปปรับใช้กับการทำงานเพื่อให้สามารถโฟกัสได้เต็มที่และใช้เวลาได้เร็วขึ้น Dan Cluna, Vice President ที่ Wachovia ได้ออกแบบ ritual ที่สนับสนุนให้สามารถโฟกัสงานได้อย่างเต็มที่โดยไม่มีสิ่งอื่นรบกวน คือ ในการประชุมจากเดิมที่เมื่อมีโทรศัพท์เข้าเมื่อไรก็จะรับโทรศัพท์ทันที ทำให้การประชุมยืดยาวไปจากเดิมบ่อยครั้งเนื่องจากถูกขัดจังหวะ เขาจึงปรับเปลี่ยนไม่มีการรับสายโทรศัพท์ระหว่างการประชุม เพื่อให้สามารถโฟกัสกับการประชุมได้เต็มที่โดยไม่มีอะไรรบกวนสมาธิ

• ที่ Sony Europe มีการจัดเวลาสำหรับการตอบอีเมลล์ไว้โดยเฉพาะ ทำให้ไม่มีการตอบอีเมลในระหว่างการประชุมเลย เพื่อให้ทุกคนสามารถโฟกัสกับการประชุมได้อย่างเต็มที่ อีกอย่างหนึ่งที่ ที่นี่ให้ความสำคัญคือการจัดตารางให้กับงานชิ้นสำคัญตั้งแต่วันก่อนหน้า เพื่อให้เป็นความสำคัญอันดับต้น ๆ สำหรับการเริ่มงานวันถัดไป เพราะโดยปกติแล้วน้อยคนที่จะลงตารางให้กับงานชิ้นสำคัญและใช้เวลาไปกับการเคลียร์งานอื่นก่อนจนผลัดงานสำคัญไปทำในนาทีสุดท้าย

• ที่ E&Y ก็จัดการเรื่องการตอบ e-mail เช่นกัน จากปกติจะเช็กอีเมลตลอดทั้งวันทันทีที่ได้ยินเสียงแจ้งเตือนดัง หลังจากที่ตั้งเวลาไว้สำหรับการเช็กอีเมลเพียงวันละ 2 ครั้งเท่านั้น ทำให้เขาสามารถจัดการกับกล่องข้อความ ได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และโดยส่วนใหญ่เขาใช้เวลาเพียง 45 ในการจัดการอีเมลแต่ละครั้ง

==================

The Human Spirit: Energy of meaning and purpose (พลังใจ)

เป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้ด้านอื่น ๆ เลยเช่นกัน และพลังใจของเราจะมีต่อเนื่องยาว ๆ ได้ถ้าหากว่างานที่และกิจกรรมต่าง ๆ ที่เราทำในแต่ละวันนั้นสอดคล้องไปกับสิ่งที่เราให้คุณค่าและความสำคัญ และให้ sense of meaning and purpose เพราะฉะนั้น ยิ่งงานที่ทำมีความหมายมากเท่าไร เรายิ่งมีกำลังใจในการทำงานมากขึ้น โฟกัสได้ดีขึ้น และความเหนื่อยจากการทำงานจะไม่ลดทอนกำลังใจหรือความมุ่งมั่นไปง่าย ๆ แต่ก็น่าเศร้าที่หลาย ๆ องค์กรไม่ได้ให้เวลากับการใส่ใจประเด็นนี้มากนักเพื่อที่จะส่งเสริมการสร้างพลังงานที่เป็นพลังใจ เราจำเป็นที่จะต้องจัดลำดับความสำคัญ และสร้าง Ritual ใน 3 ด้าน

• ด้านแรก ให้พนักงานได้ทำในสิ่งที่เขาทำได้ดีและสนุกไปกับมัน อาจจะให้พนักงานเล่าถึงประสบการณ์การทำงานในชิ้นที่เขารู้สึกว่าเขาทำได้ดี มีพลังไปกับมัน ได้แรงบันดาลใจ และเติมเต็มบางอย่าง เพื่อออกแบบ Ritual ที่สนับสนุนให้พนักงานได้มีโอกาสแสดงจุดแข็งหรือมีส่วนร่วมกับกิจกรรมประเภทนี้บ่อย ๆ

• ด้านที่สอง ให้พนักงานได้ใช้เวลาไปกับสิ่งที่สำคัญกับเขาจริง ๆ เพราะหลายคนมีสิ่งที่บอกว่าสำคัญ กับสิ่งที่ทำจริง ๆ ไม่ตรงกันนัก ซึ่งสิ่งสำคัญที่ว่านี้หมายถึงทุก ๆ ด้านในชีวิต ทั้งการทำงาน ครอบครัว สุขภาพ และอื่น ๆ เพราะทุก ๆ ด้านส่งผลต่อกันเสมอ

• ด้านสาม ทำให้สิ่งสำคัญ หรือ Core Value ที่ยึดถือมาอยู่ในชีวิตแต่ละวันให้มากขึ้น หรือพูดอีกอย่างก็คือการสร้างพฤติกรรมในแต่ละวันให้สอดคล้องกับ Core Value นั่นเองการทำทั้ง 3 ด้านนี้จะช่วยให้พนักงานสามารถที่จะได้รู้สึกถึงความสอดคล้องระหว่างงานกับตัวเขา ความพึงพอใจในชีวิต และมีความสุขโดยรวม ซึ่งความรู้สึกเหล่านี้ล้วนแต่เป็นแหล่งพลังงานที่ดีให้กับเรา

==================

พลังงานทั้ง 4 ด้าน พลังกาย อารมณ์ สมาธิ และจิตใจ มีความสำคัญไม่แพ้กัน และการส่งเสริมการบริหารจัดการพลังงานทั้ง 4 ด้าน โดยเฉพาะต้องอาศัยการสร้างพฤติกรรมใหม่ให้เกิดขึ้นกับพนักงานได้จริงเป็นเรื่องที่ไม่ง่าย และต้องอาศัยการสนับสนุนจากผู้บริหาร หัวหน้างาน อย่างเอาจริงจังและพร้อมเป็นแบบอย่าง เพื่อให้เกิดผลสำเร็จ ที่นำไปสู่การดำเนินงานที่ดีขึ้นอย่างยั่งยืนของพนักงานและองค์กร

===============================
อ่านบทความอื่นๆได้ที่ https://www.brightsidepeople.com/blog/ ===============================