จะจัดการอย่างไรเมื่อทีมพังไม่เป็นท่า Dysfunctional Team

การทำงานร่วมกันในปัจจุบันเป็นสิ่งที่จำเป็นเป็นอย่างมาก ผลงานวิจัยของ Institute for Corporate Productivity ยังพบอีกว่า 40% ขององค์กรที่มีสมรรถนะสูง (High Performance Organization) ให้ความสำคัญมากในการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานแบบดั้งเดิมเป็นการทำงานแบบข้ามสายงาน (Cross- functional) มีการแบ่งตาม project เน้นการทำงานเป็นทีม และส่งเสริมการทำงานแบบ Agile มากขึ้น หลายองค์กรมีการจัดทีมใหม่โดยรวมผู้ที่มีศักยภาพของแต่ละแผนกมาทำงานร่วมกัน มีการปรับลดระดับชั้น และนำเอาเครื่องมือดิจิตอล หรือเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาช่วยในการทำงานแบบ Remote work


ในขณะเดียวกันผู้นำจำนวนมากกำลังเผชิญกับความท้าทายในการบริหารทีมงาน โดยไม่ได้เข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงสาเหตุของปัญหาการทำงานร่วมกันในทีม หรือการใช้เครื่องมือต่างๆในการบริหารทีม ทำให้ไม่สามารถเลือกแนวทางแก้ได้ถูกต้องเมื่อเกิดปัญหาขึ้น


MIT SLOAN ได้ทำการวิจัยโดยใช้ Organizational Network Analysis (ONA) มาวิเคราะห์โครงข่ายในองค์กรถึงแนวทางการทำงานร่วมกันของทีม และหน่วยงานที่ประสบความสำเร็จในองค์กรขนาดใหญ่ (กลุ่มตัวอย่างคือ พนักงานประมาณ 2,200 – 45,000 คน) รวมทั้งมีการสัมภาษณ์เชิงลึกกับผู้นำ 100 ท่าน จาก 20 องค์กรหลัก ผลการวิจัยนี้ทำให้สามารถเห็นรูปแบบการเชื่อมโยงของเครือข่ายและการทำงานร่วมกันของทีมที่มีประสิทธิภาพสูงได้ และยังเห็นอีก 6 รูปแบบการทำงานที่บกพร่องซึ่งส่งผลกระทบทางลบต่อประสิทธิภาพในการทำงาน


ผู้นำองค์กรสามารถสร้าง Psycholygy Safety ในทีม (ฟัง Podcast เกี่ยวกับ Psychology Safety เพิ่มเติม) เพื่อส่งเสริมแนวทางการทำงานร่วมกันในทีมให้มีประสิทธิภาพ และยังสามารถสังเกตุลักษณะการทำงานร่วมกันของทีมที่บกพร่องได้ดังนี้


Dysfunction #1: Hub-and-Spoke Networks

กลุ่มนี้มีทั้งผู้นำที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ ทีมมีแนวโน้มในการทำตามผู้นำเป็นส่วนใหญ่ เชื่อใจในผู้นำ ซึ่งพอมันมากเกินไปก็ทำให้การตัดสินใจต่างๆล่าช้า ปิดกั้นนวัตกรรม

Drivers:

  • การแบ่งลำดับขั้นหรือ การที่ผู้นำมีนิสัยชอบควบคุมมากเกินไป
  • ผู้เชี่ยวชาญมีอำนาจ
  • ความไม่ชัดเจนในบทบาท การตัดสินใจหรือผลตอบแทน
  • วัฒนธรรมองค์กรแบบใช้ความกลัวเป็นตัวผลักดันให้เกิดการยอมรับ

Solutions:

  • โค้ชทีมเพื่อกระตุ้นให้เกิดการร่วมมือในการทำงาน ระหว่างการให้อำนาจที่มากเกินไปหรือเหมาะสม
  • เน้น What ไม่เน้น How
  • ให้ความรู้ด้านวิธีการ การใช้เครื่องมือ ฐานข้อมูล และการอบรม
  • การทำงานร่วมกันกับผู้เชี่ยวชาญ
  • การทบทวนอำนาจการตัดสินใจ บทบาท และผลตอบแทน
  • กระจายงานออกจากศูนย์กลาง


Dysfunction #2: Disenfranchised Nodes

สมาชิกในทีมบางคนไม่สามารถเข้าถึงทรัพยากรที่จำเป็นต่อการทำงานได้ ในขณะที่บางคนสามารถเข้าถึงข้อมูลนั้นได้ ทำให้รู้สึกว่าตนเองไม่สำคัญ ส่งผลต่อประสิทธิภาพของการทำงานเป็นกลุ่ม

Drivers:

  • ขั้นตอนที่ยุ่งยากทำให้สมาชิกบางคนเข้าใจผิด และถอนตัวเองออก
  • ขาดความเชื่อใจในเพื่อนร่วมงานนอกหน่วยงาน และมั่นใจในสิ่งที่คุ้นเคยมากเกินไป
  • ขาดการเชื่อมต่อด้วยตำแหน่งหรือสถานที่

Solutions:

  • สร้างขั้นตอน และบทบาทเพื่อการรับรู้
  • ปลูกฝังค่านิยมการอยู่ร่วมกัน
  • เพิ่มกระบวนการ Touch points ต่างๆ เพื่อให้แต่ละคนมีสิทธิ์ออกเสียงหรือสามารถหาโอกาสในการมีส่วนร่วม
  • ใช้เทคโนโลยีในการเชื่อมต่อ


Dysfunction #3: Misaligned Nodes

กลุ่มย่อยในเครือข่ายมีความเห็นไม่สอดคล้องกัน คนในทีมดูเหมือนจะเห็นด้วยกับเป้าหมาย (แต่จริงๆไม่เห็นด้วย) และทีมมีแนวทางการทำงานขัดแย้งกัน ทำให้ผลงานออกมาต่างกันโดยสิ้นเชิง ปัญหาทั้งหลายเหล่านี้จะค่อยๆ กัดเซาะการทำงานร่วมกันจนทีมพังทลาย และทำให้ Project ไม่ประสบความสำเร็จ

Drivers:

  • แบ่งกลุ่มตามเพื่อนร่วมงานที่สนิท
  • ความไม่เชื่อใจหรือเกิดการแข่งขันภายในทีม

Solutions:

  • การร่วมกันสร้างเป้าหมายร่วมกันและการจัดลำดับความสำคัญ สนับสนุนพวกเขาหลายๆมิติ และให้พวกเขาแสดงความรับผิดชอบ
  • จัดประชุมกลุ่มเพื่อเสริมสร้างสมรรถนะ สร้างความเชื่อใจระหว่างบุคคล และสร้างเป้าหมายค่านิยมของกลุ่ม
  • สร้างวิธีในการระบุและหาความไม่สอดคล้อง
  • พยายามให้ทีมมีปฏิสัมพันธ์กับคนนอกกลุ่มและปรับความสัมพันธ์ใหม่


Dysfunction #4: Overwhelmed Nodes

ผู้นำทั้งหลายมักต้องการให้เกิดความร่วมมือกัน “ยิ่งมากยิ่งดี” ซึ่งบางครั้งการร่วมมือกันมากเกินไป–>ทำให้งานติดขัดและทำให้โครงการไม่สำเร็จ เพราะทีมมีความต้องการมากเกินไป งานจึงสำเร็จได้ยากและช้า ตัดสินใจอย่างไม่มีประสิทธิภาพ ประนีประนอมมากเกินไป ความร่วมมือต่ำและเหนื่อยล้า

Drivers:

  • ทีมโตเร็วเกินกว่าขอบเขตของทีม หรืองานที่วางไว้
  • บรรทัดฐานของการประชุมและการสื่อสารไม่มีประสิทธิภาพ
  • ขาดการร่วมมือที่มีประสิทธิผลในเวลาที่งานล้น
  • ความกลัวที่จะต้องแยกกันตัดสินใจหรือถูกละเลย
  • วัฒนธรรมของที่และองค์กรที่รวมทุกคนเป็นส่วนหนึ่งมากเกินไป

Solutions:

  • ออกแบบโครงสร้างการทำงานร่วมกันของทีมใหม่
  • ระบุและเคารพในบทบาทและหน้าที่ของแต่ละคน
  • กำหนดสัดส่วนของ impact -to – effort สำหรับกิจกรรมใหม่ๆ และอนุญาตให้ทีมปฏิเสธได้
  • ประยุกต์และฝึกการประชุมและสื่อสารให้ได้ตามกำหนดการ


Dysfunction #5: Isolated Networks

กลุ่มที่ไม่เป็นที่ยอมรับถูกกีดกั้นโดยผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ลูกค้า หรือผู้เชี่ยวชาญจากภายนอก ทำให้เกิดการตัดสินใจที่ผิดพลาด นวัตกรรมล้มเหลว และขาดการเชื่อมต่อกับองค์กรทำให้ไม่เข้าใจบริบทขององค์กรในภาพใหญ่

Drivers:

  • การถูกสั่งให้แยกออกจากกลุ่ม
  • การมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ มากกว่าการดูว่าท้ายที่สุดแล้วต้องการอะไร
  • การจัดประชุมเพื่อรับฟังรายละเอียดจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้องแค่บางคน

Solutions:

  • สร้างการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง/ผู้มีอิทธิพลอย่างเป็นระบบ ทั้งความคิดเห็นที่เป็นเชิงบวกและเชิงลบของผู้นำกลุ่มผู้นำ
  • จัดเวลาเพื่อทบทวนกับกลุ่มผู้เกี่ยวข้อง
  • มุ่งเน้นผลลัพธ์ที่เกิดจากมุมมองของผู้ที่เกี่ยวข้อง
  • ให้กลุ่มสามารถคิดริเริ่ม และมองเห็นภาพรวมเป้าหมายขององค์กร


Dysfunction #6: Priority Overload

การเปิดรับผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องจากภายนอกเข้ามามีส่วนร่วม ทำให้มีความต้องการมากเกินไป ส่งผลให้ทีมลืมเป้าหมายและจัดลำดับความสำคัญของงานไม่เหมาะสม ทำให้งานล้น คุณภาพไม่ได้อย่างที่ต้องการ ส่งงานล่าช้าและพนักงานเหนื่อยล้า

Drivers:

  • การทำงานที่เน้นเร็วมากเกินไป
  • ขาดคนที่ช่วยสร้างความชัดเจนและข้อตกลงในกลุ่มผู้นำโครงการ
  • ค่านิยมส่วนบุคคลและวัฒนธรรมที่นำไปสู่การยอมมากเกินไป

Solutions:

  • จัดทำแผนกิจกรรมกับผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก
  • ประเมินความต้องการตามเนื้องานและแบบแผนการทำงานร่วมกัน
  • พยายามให้ผู้ที่ตัดสินใจปรับแนวทางความต้องการและกรอบระยะเวลา
  • ประยุกต์ขั้นตอนและให้ผู้ประสานงานคอยคัดเลือกข้อเรียกร้องต่างๆตามลำดับความสำคัญ
  • มีความโปร่งใสเกี่ยวกับปริมาณงานและความต้องการแข่งขันกัน จัดกลุ่มที่มีสิทธิพิเศษให้รวมกลุ่มกัน

.
.
>>>>

.
.
.

ที่มาจาก >> https://sloanreview.mit.edu/article/when-collaboration-fails-and-how-to-fix-it/

https://blog.jostle.me/blog/why-collaboration-is-important

https://medium.com/the-mission/the-pandemic-is-exposing-these-6-hidden-dysfunctions-of-teams-2b5372e28e2e

https://www2.deloitte.com/us/en/pages/human-capital/articles/organizational-network-analysis.html

Share to
Facebook
Twitter
LinkedIn
Search

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.