ให้ Feedback ด้วยตัวอักษร vs คำพูด

การให้ Feedback กับใครคนหนึ่งไปแล้วไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง… ดูเหมือนเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้บ่อย ซึ่งหนึ่งในหลายสาเหตุที่ทำให้หลายคนพลาดกันคือ ลืมนึกถึงช่องทางการให้ฟีดแบค ซึ่งมีความสำคัญอย่างมหาศาลต่อผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้น ดังนั้น วันนี้เราจะมาดูกันว่าฟีดแบคแบบไหนควรพิมพ์ แบบไหนควรคุย


เรามักจะเลือกวิธีที่เราถนัดในการให้ฟีดแบคกัน เช่น ถ้าเรามองตัวเองว่าเป็นคู่สนทนา หรือนักพูดที่ดีเราอาจจะอยากให้ฟีดแบคผ่านการคุยกัน ซึ่งเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล แต่การเลือกเอาตามถนัดอย่างเดียวนั้นคือสาเหตุสำคัญของการที่ฟีดแบคไม่เกิดผล เพราะการที่ฟีดแบคจะมีประสิทธิภาพได้นั้นช่องทางของมันต้องพิจารณาทั้งบริบทของสถานการณ์ ผู้รับสาร และจุดประสงค์ของการให้ ซึ่งทั้งการพูดและเขียนนั้นมีพื้นที่ที่เหมาะสมกับมันอยู่ โดยทาง Havard Business Review ก็ได้ให้แนวทางไว้ดังนี้


ฟีดแบคควรเป็นตัวอักษรเมื่อ:

1.       เมื่อต้องการให้ผู้รับรู้ข้อมูลคร่าวๆ เพื่อเตรียมตัวก่อนการคุยจริง

คนเรามักจะรับฟังฟีดแบคได้ง่ายขึ้นในตอนคุยกัน ถ้าพวกเขามีเวลาในการทำความเข้าใจมันมาก่อนผ่านข้อความ ดังนั้นแม้เราจะมองว่าเป็นเรื่องที่อยากพูดคุยกัน การส่งข้อความคร่าว ๆ เกี่ยวกับตัวฟีดแบคที่เราอยากให้ก่อนวันคุยกันจะช่วยให้พวกเขารู้สึกพร้อมที่จะรับฟัง และทำงานกับฟีดแบคนี้มากขึ้น

2.       เมื่อเราต้องการจะเน้นย้ำเรื่องที่เคยคุยกันก่อนหน้า


เช่นเดียวกันกับข้อแรก เพราะความเป็นถาวรของตัวอักษร มันยังมีประโยชน์ในการช่วยให้ข้อความสำคัญ ๆ ที่เคยคุยกันไม่ถูกลืม หรือถ้าเป็นการคุยเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานต่าง ๆ ผู้รับสารอาจจะต้องการรายละเอียดไว้เป็น reference ดังนั้นแม้จะมีการพูดคุยมาแล้วการสรุปฟีดแบคผ่านตัวอักษรก็จะช่วยให้สิ่งที่เคยคุยกันไม่หายไปไหน และถูกใช้งานได้ง่ายขึ้น


3.           เมื่อเรามีเวลาตั้งใจเขียน


หลายคนเลือกใช้ตัวอักษรเมื่อคิดว่าเราไม่มีเวลาพอสำหรับการคุยกันยาว ๆ และเป็นการง่ายที่จะเขียนอีเมลเร็ว ๆ เพื่อส่งฟีดแบคให้เสร็จ ๆ ไป แต่นั่นมักจะไม่ใช่ทางเลือกที่ดีเมื่อเรารีบ เพราะอย่าลืมว่าตัวอักษรนั้นเป็นสิ่งถาวร และหากเราไม่คิดดี ๆ ก่อนพิมพ์แล้วข้อความเหล่านั้นอาจย้อนกลับมาเป็นปัญหาได้ในอนาคต


ดังนั้น เราควรฟีดแบคด้วยตัวอักษรเมื่อเรามีเวลาในการพิจารณาสิ่งที่เขียนดีแล้ว นอกจากนั้นมันยังเปิดโอกาสให้เราทบทวนข้อความและดูให้แน่ใจได้ว่าเราได้สื่อสารสิ่งที่ต้องการออกไปจริง ๆ เพราะหากไม่ระวังการสื่อสารผ่านตัวอักษรมักจะทำให้ข้อความดูดุดัน และเย็นชากว่าที่เราตั้งใจ พร้อมกับเมื่อเป็นเรื่องของการทำงานด้วยแล้วฟีดแบคตัวอักษะที่ไม่ได้ผ่านการพิจารณาดีแล้วอาจสร้างความร้าวฉานเพิ่มเติมจากปัญหาเดิมได้


ฟีดแบคควรเป็นการพูดคุยเมื่อ:

1.           เมื่อเนื้อหาฟีดแบคค่อนข้างซับซ้อน


ตัวอักษรไม่ใช่วิธีที่ดีในการเจรจา หรือพูดคุยในหัวข้อซับซ้อน ๆ ไปมา และการหาเวลาคุยกันเป็นวีธีที่ดีกว่า และสามารถที่จะปรับไปมา และเปลี่ยนไปตามข้อมูลที่อีกฝ่ายมีได้ และยังช่วยให้การเข้าใจปัญหาเกิดได้ลึกขึ้นด้วย และเพื่อให้เป็นการสนทนาที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นเราสามารถที่จะใช้วิธีการก่อนหน้าร่วมได้ด้วย ตั้งแต่การส่งอีเมล์ถึงประเด็นที่จะพูดคุย หรือบางคำถามที่อยากให้เตรียมตัวมาก่อนได้ หรือหลังคุยเสร็จส่งอีเมลสรุปสิ่งที่คุยและตัดสินใจร่วมกันให้เป็นลายลักษณ์อักษร


2.           เมื่อมีเรื่องอารมณ์เข้ามาเกี่ยวข้อง


เมื่อใดก็ตามที่มีเรื่องอารมณ์เข้ามาเกี่ยวข้องบทสนทนาย่อมมีประสิทธิภาพมากกว่า แต่เรื่องตลกคือนั่นมักเป็นเหตุผลที่คนเลี่ยงการพูดคุยฟีดแบคกัน เพราะมันเป็นเรื่องยากที่จะเผชิญหน้า อย่างไรก็ตามฟีดแบคทางลบนั้นตัวอักษรมักจะส่งผลต่อผู้รับได้รุนแรงกว่าการพูดคุย และมีแนวโน้มที่จะเข้าใจผิด หรือมองเป็นเรื่องส่วนตัวสูงกว่าเดิม


3.           เมื่อความสัมพันธ์เป็นจุดประสงค์หลัก


เราเลี่ยงที่จะให้ฟีดแบคเมื่อเรากลัวว่ามันจะทำร้ายควาสัมพันธ์ แต่จริง ๆ แล้วฟีดแบคที่ชัดเจน และผ่านการไตร่ตรองมาแล้วนั้นกลับส่งผลดีต่อความสัมพันธ์ โดยเฉพาะเมื่อเป็นการพูดคุย นั่นเป็นเพราะมันช่วยสร้างบรรยากาศของการทำงานร่วมกัน และเวลาที่เราใช้เวลาเพื่อรับฟังมุมมองของคนอื่น และทำงานร่วมกันเพื่อหาทางออกนั้นช่วยสร้างความเคารพระหว่างกันมากขึ้น และในทางตรงข้ามการเลี่ยงพูดคุยฟีดแบคนั้นทำร้ายความสัมพันธ์มากกว่าเดิม เพราะทุกครั้งที่เราเลี่ยงความรู้สึกแย่ ๆ เหล่านั้นมักถูกบ่มเพาะ และสุดท้ายจะออกมาในรูปแบบที่เราไม่ตั้งใจ


และนั่นคือหลักการคร่าว ๆ เกี่ยวกับการให้ฟีดแบคไม่ว่าจะในแบบของตัวอักษร หรือการพูดคุย และหวังว่าจะช่วยให้ครั้งถัดไปที่ทุกท่านต้องฟีดแบคเพื่อร่วมงานนั้นออกมาในรูปแบบที่มีประสิทธิภาพ และนำไปสู่การพัฒนามากขึ้น


A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
Corporate culture
Organizational culture
.
.

Source:
https://hbr.org/2022/12/when-to-give-verbal-feedback-and-when-to-do-it-in-writing
Share to
Facebook
Twitter
LinkedIn