หากพูดถึงพนักงานกลุ่ม Generation Millennials (Gen M) คงทำให้นึกถึงเรื่องความคิดสร้างสรรค์ ความเป็นตัวของตัวเอง และความสามารถในการปรับตัวเกี่ยวกับเทคโนโลยี ซึ่งนับว่าบุคคลกลุ่มนี้มีพลังในการสร้างสรรค์การเปลี่ยนแปลงให้กับองค์กรเป็นอย่างมาก ความท้าทายขององค์กรก็คือ ทำอย่างไรจึงจะสามารถปลูกฝังความผูกพันของพนักงาน Gen M และเพิ่มความสามารถขององค์กรให้เท่าทันการแข่งขันในยุคดิจิตอล บางองค์กรใช้วิธีที่จะจัดการกับความท้าทายนี้ด้วยการ “Shadow Board”
หลายท่านคงคุ้นเคยกับวิธีการ Job Shadowing นั่นก็คือการพัฒนาศักยภาพพนักงานโดยการประกบกับรุ่นพี่หรือผู้เชี่ยวชาญในงานเพื่อเรียนรู้ในการทำงานจริง ส่วน Shadow Board มีแนวคิดที่คล้ายกัน ต่างกันตรงที่ว่าจะเป็นการเปิดโอกาสให้กลุ่มคนทำงานรุ่นใหม่ ๆ อย่าง Gen M มีโอกาสไปประกบทำงานร่วมกับกลุ่มผู้บริหารในโครงการที่สำคัญ เพื่อถ่ายทอดมุมมองวิธีคิดแบบผู้บริหาร ในขณะเดียวกันก็เป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูล และมุมมองการทำงานจาก Gen M ด้วย
จากกรณีตัวอย่างของหลายองค์กรที่ปรับใช้ ทำให้เห็นถึง ประโยชน์ของ Shadow Board ใน 3 มิติได้แก่
1. การคิดค้นรูปแบบธุรกิจใหม่ (Business Model Reinvention)
กรณีศึกษาจาก French AccorHotels เมื่ออิทธิพลของ Airbnb ทำให้พวกเขาต้องหาวิธีปรับกลยุทธ์รูปแบบธุรกิจใหม่ โดยการสร้างแบรนด์สำหรับลูกค้ากลุ่ม Gen M พวกเขาพยายามอยู่ 2 ปี แต่ก็ยังไม่เห็นความคืบหน้าเท่าที่ควร จนกระทั่งได้ลองใช้วิธี Shadow Board และนั่นคือที่มาของแบรนด์ Jo&Joe ที่เป็นที่รู้จักกันในนามที่พักพิงของกลุ่ม Gen M ที่เต็มไปด้วยความคิดสร้างสรรค์ ความยืนหยุ่น และการสร้างสังคมของคนรุ่นใหม่ร่วมกัน
2. การปรับกระบวนการ (Process Redesign)
Stora Enso บริษัทอุตสาหกรรมกระดาษและบรรจุภัณฑ์ ใช้ Shadow Board เพื่อศึกษาและปรับปรุงกระบวนการการมอบหมายงานของกลุ่มผู้บริหาร จากเดิมที่มอบหมายงานให้กับกลุ่มผู้เชี่ยวชาญหรือมีประสบการณ์ที่เหมาะสมเกี่ยวกับงานนั้น ๆ มาเป็นการเพิ่มโอกาสให้กับกลุ่ม Gen M ที่ไม่ได้มีความเชียวชาญ หรือประสบการณ์โดยตรงเกี่ยวกับงานนั้น ๆ ด้วยความคาดหวังที่อยากจะได้มุมมองใหม่ ๆ ที่ปราศจากอคติ ตัวอย่างหนึ่งคือโครงการที่ตั้งเป้าหมายจะลดระยะเวลาในกระบวนการ supply chain และพวกเขาสามารถคิดค้นกระบวนการใหม่ที่ได้ผลจริง ๆ ภายในระยะเวลา 6 เดือนเท่านั้น
3. การปรับเปลี่ยนองค์กร (Organization Transformation)
Group M India มีเป้าหมายในการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรให้เป็นแบบดิจิตอลภายในระยะเวลา 3 ปี พวกเขาจึงจัดกลุ่ม YCO (Youth Committee) โดยการรวบรวมกลุ่มคน Gen M เพื่อผลักดันแนวคิดแบบเติบโตไปข้างหน้า ด้วยการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงาน และการ Shadow Board เพื่อมุ่งเน้นการคิดและทำงานแบบดิจิตอล พบว่าสามารถเพิ่มศักยภาพกระบวนการภายใน ทั้งฝ่ายสื่อ ข้อมูล ที่ปรึกษา ผู้ตรวจสอบ และกลุ่ม Start-ups จนในที่สุดได้คิดค้น Social Media Platform ที่ชื่อว่า Yammer เพื่อเป็นช่องทางในการสื่อสารระหว่างฝ่ายบริหารและพนักงานระดับอื่น ๆ ในแต่ละบริษัทตัวแทน
4. สร้างการได้รับการยอมรับให้กับกลุ่ม Gen M
จากงานวิจัยพบว่ากลุ่ม Gen M เป็นวัยที่ต้องการการยอมรับ และ Shadow Boards ก็เป็นวิธีการที่ตอบโจทย์โดยการสร้างพื้นที่ให้พวกเขาได้แสดงความสามารถ ตัวอย่างกรณีศึกษาที่ Stora Enso พนักงานคนหนึ่งเริ่มเข้าโปรแกรม Shadow Board ด้วยตำแหน่งพนักงานการเงิน ด้วยผลงานที่โดดเด่น และได้รับการมองเห็นจากการเข้าร่วม Shadow Board ทำห้เขาได้รับการเลื่อนตำแหน่งเป็นผู้อำนวยการฝ่ายขายเพียงไม่กี่เดือนหลังจากจบโปรแกรม
.
.
คำถามคือพวกเขาควรทำอย่างไรเพื่อสร้างการ Shadow Board ให้ได้ผล?
ไม่มีระยะเวลาที่กำหนดที่ชัดเจนสำหรับ Shadow Board แต่สิ่งที่สำคัญคือการการสูบฉีดพลังงานใหม่เข้ามาในโปรแกรมอย่างต่อเนื่อง โดยการ
1. เปิดกว้างให้กับผู้ที่สนใจ
โดยทั่วไปองค์กรจะมีการระบุคนเก่งหรือ Talent อยู่แล้ว แต่ที่ Stora Enso เปิดกว้างกับกลุ่มคนที่หลากหลาย วิธีนี้ไม่เพียงแต่ได้การผสมผสานทีมงานที่หลากหลาย แต่ยังได้ค้นหาคนเก่งที่เหมาะสมกับหน้าที่นั้นจริง ๆ ข้อมูลที่น่าสนใจแสดงให้เห็นว่าจากการเปรียบเทียบการคัดเลือกคนเข้าร่วมโปรแกรมที่มาจากกลุ่ม Talent กับการเปิดรับสมัครแบบ Open Enrollment พบว่าการเปิดรับสมัครแบบ Open Enrollment ได้ผลงานที่ดีกว่าทั้งในด้านการวิเคราะห์งาน และการทำงานเป็นทีม
2. ผู้บริหารให้ความสำคัญอย่างจริงจัง
เพื่อให้ผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้น การสนับสนุนและความร่วมมือจากผู้บริหารเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด เช่นที่ Accor Hotel CEO จะเป็นผู้ที่สัมภาษณ์ผู้ที่สมัครเข้าร่วมโปรแกรมด้วยตัวเอง และยังทำกิจกรรมร่วมกับสมาชิกในโครงการอยู่เสมอ รวมถึงสมาชิกยังมีโอกาสได้รายงานผลโครงการโดยตรงกับ CEO อีกด้วย
3. ประเมินผลอย่างสม่ำเสมอ
แต่ละองค์กรที่กล่าวมา ทำการประเมินผลโครงการสม่ำเสมอ เก็บรายละเอียดว่าสิ่งใดที่ทำแล้วดี หรือสิ่งใดที่ควรปรับปรุง ที่ Stora Enso ทบทวนผลลัพธ์และกระบวนการทุก ๆ ปี เพื่อประเมินว่าจะสามารถสนับสนุนทรัพยกรส่วนใดเพิ่มเติมเพื่อให้ผู้บริหารและ Gen M สามารถทำงานร่วมกันได้ดีและบรรลุผลได้มากยิ่งขึ้น
A Cup of Culture
———–
#วัฒนธรรมองค์กร
#corporateculture
#culture
ที่มา
https://hbr.org/amp/2019/06/why-you-should-create-a-shadow-board-of-younger-employees
