จากกระแสไวรัส Covid-19 ที่กำลังเป็นความกังวลของคนทั่วโลกจนทำให้หลาย ๆ เรื่องที่เคยทำให้ธุรกิจแตกตื่น เช่น สงครามการค้า digital disruption ต้องหยุดพักร้อนไปก่อน ขณะนี้หลาย ๆ บริษัทเริ่มยกระดับ จากการที่ห้ามเดินทางไปประเทศที่สุ่มเสี่ยงไปสู่การห้ามเดินทางเลย ถ้าเรามองในกรณีที่เลวร้ายของการแพร่ระบาด บริษัทต่างๆอาจต้องเริ่มคิดถึงความเป็นไปได้ที่จะให้พนักงานทำงานจากที่บ้านแทนสักช่วงเวลาหนึ่ง โดยถ้าถามองค์กรต่าง ๆ ว่าพร้อมมั๊ย คิดว่าคำตอบคือ “ไม่” หากเราไม่เคยเตรียมตัวเรื่องนี้มาก่อนเลย บทความล่าสุดของ Harvard Business Review โดย Carli Williams Yost ได้ให้แนวทางในการเริ่มต้นที่ดี
.
1.เตรียมใจไว้ก่อนเลยว่าการที่พนักงานทั้งหมดต้องทำงานจากที่บ้านอาจจะเกิดขึ้น
คงไม่มีใครอยากให้เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นแน่ แต่การเตรียมตัวแต่เนิ่น ๆ ย่อมดีที่สุด (แต่ถ้าคุ้น ๆ กัน บ้านเราเคยเจอเหตุการณ์คล้าย ๆ แบบนี้ตอนน้ำท่วมใหญ่ปี 2554 ซึ่งเราไม่แม้แต่จะมีเวลาเตรียมตัว) ควรมีการเรียกประชุมของฝ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนี้ เช่น ระดับบริหาร, IT, HR ฝ่ายสื่อสารองค์กร และฝ่ายอาคารสถานที่ เป็นต้น มาหารือถึงความเป็นไปได้ต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นและการรับมือควรเป็นอย่างไร
.
2. ประเมินถึงงานต่างๆที่อาจได้รับผลกระทบ
แบ่งหมวดหมู่งานออกเป็น 3 หมวดหมู่
1) งานที่ทำได้ทั้งหมดหรือบางส่วน โดยไม่ต้องมาที่สำนักงาน
2) งานที่ไม่สามารถทำได้เลยหากไม่มาสำนักงาน
3) ยังไม่แน่ใจว่าจะทำได้หรือไม่
แน่นอนคงมีงานหลายๆงานที่เราคิดมาตลอดว่าไม่มีทางทำได้หากผู้ทำงานไม่อยู่ในสำนักงาน แต่ในสถานการณ์คับขันที่กดดันให้หาทางออกแบบนี้อาจทำให้เราเห็นได้ว่าอาจมีหลาย ๆ งานที่พนักงานทำได้จากที่บ้าน
.
3.ตรวจสอบความพร้อมด้านไอที
พระเอกในยามนี้คือ “ระบบไอทีขององค์กร” ลองตรวจสอบว่าระบบที่มีอยู่เช่น ระบบ Video Conference, Intranet หรือ collaboration platform ต่าง ๆ มีความพร้อมเพียงใดและมีอะไรที่ต้องจัดหามาเพิ่มเติม และจัดฝึกอบรมการใช้งานให้มั่นใจได้ว่าทุกคนจะใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งในปัจจุบันเราสามารถจัดหาระบบเหล่านี้ได้ง่ายขึ้นมากหากท่านยังไม่คุ้นเคยกับการใช้งาน เพราะสามารถซื้อหาแบบ Cloud Service ที่ซื้อและใช้ได้แทบจะทันทีเช่น Video Conference, ระบบ Chat หรือ Shared Drive ต่างๆ
.
4. กำหนดแผนการสื่อสารในสภาวะตัวไกลกัน
ควรทำแผนการสื่อสารให้ชัดเจนว่า ทุกคนสามารถติดต่อกันได้ (เช่น Directory ที่เก็บข้อมูลการติดต่อบุคคลในองค์กรที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้) แผนการสื่อสารกับลูกค้า รวมถึงแผนการพบปะกลุ่มย่อยนอกสถานที่หากจำเป็น
.
5. ปรับการวัดผลงานให้เหมาะสมกับบริบท
ข้อนี้ A Cup of Culture ขอเพิ่มเติมเข้ามา แน่นอนว่า ตัวชี้วัดผลงานบางอย่างอาจใช้ไม่ได้เมื่อสถานการณ์เปลี่ยนไป ควรมีการปรับตัวชี้วัดแบบชั่วคราวเพื่อสะท้อนความเป็นจริงเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในภายหลังเมื่อมีการประเมินผลงาน เช่นการตอกบัตรเข้างานซึ่งใช้ไม่ได้ในช่วงเวลาดังกล่าว งานเอกสารบางด้านที่อาจเข้าถึงไม่ได้ หรือแม้กระทั่งยอดขายที่อาจต่ำกว่าเป้าหมายเพราะความต้องการเปลี่ยนไป
.
6. สรุปบทเรียนและนำมาปรับปรุงการทำงาน
และเมื่อเหตุการณ์คลี่คลายลง ผู้บริหารควรมีการสรุปข้อมูลต่างๆของช่วงเวลาที่เราต้องยืดหยุ่นผ่อนปรนเรื่องกระบวนการหรือวิธีการทำงาน หลายๆครั้งสถานการณ์ที่บีบบังคับให้เราทำอะไรบางอย่างก็ทำให้เราเห็นอีกด้านได้ว่ากฏระเบียบหรือกระบวนการทำงานบางอย่างอาจไม่จำเป็นอีกต่อไป เช่นช่วงที่เราเดินทางน้อยลงและมาใช้ Video Conference แทนก็ไม่ได้ส่งผลต่อธุรกิจอย่างมีนัยสำคัญ หรือการประชุมที่ลดลงหรือสั้นลง (เพราะประชุมแบบทางไกลมักใช้เวลาสั้นกว่า) ก็ทำให้งานเดินหน้าไปอย่างราบรื่นได้
.
ในที่สุดแล้วแพร่ระบาดของไวรัสมหาภัยอาจจะไม่รุนแรงถึงขนาดส่งผลกระทบที่กล่าวมาข้างต้น แต่การเตรียมตัวไว้ก่อนจะทำให้เกิดการเตรียมตัวรับมือเหตุการณ์หรือภัยพิบัติรูปแบบอื่นๆที่ต้องทำให้ธุรกิจต้องสะดุดที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคตได้
.
.
A Cup Of Culture
