ส่งเสริมให้พนักงานบริหารจัดการพลังงานทั้ง 4 ด้าน ด้วย Ritual ขององค์กร

ไหนจะงานค้างมากมายที่กองท่วมโต๊ะ ไหนจะประชุมที่ต้องเข้า หรือไหนจะเอกสารเร่งด่วนที่เจ้านายต้องการ… หากบริหารจัดการดีก็อาจสำเร็จลุล่วงภายในเวลาที่จำกัด แต่หากการจัดการงานเหล่านั้นกินเวลาไปเกินกว่าที่ตั้งใจ ก็อาจนำไปสู่การ #BurnOut หรือ #หมดไฟ ได้… ซึ่งเป็นต้นทุนที่ดูจะไม่คุ้มค่านักทั้งกับองค์กร และตัวพนักงานเอง


เพราะฉะนั้นการเลือกที่จะหันมาบริหารจัดการสิ่งที่ไม่ใช่แค่เวลา แต่เป็น ‘พลังงาน’ ของตัวเราเองในการทำสิ่งต่าง ๆ ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ คุณภาพ และความรวดเร็วในการทำงานได้ดีกว่า เพราะ #เวลาเป็นทรัพยากรที่ชัดเจนว่ามีอยู่จำกัดแต่พลังงานนั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่ง


==================


Schwartz ผู้ริเริ่ม energy project ได้แบ่งพลังงานไว้ 4 ด้านหลัก ๆ คือ ร่างกาย อารมณ์ สมาธิ และจิตใจ โดยองค์กรแรกที่เริ่มนำโครงการนี้มาใช้ คือ Wachovia Bank ซึ่งพนักงานที่ได้รับการส่งเสริมให้บริหารจัดการพลังงานของตัวเองมีผลการดำเนินงาน (Performance) ที่ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด นอกจากนี้ด้านความสัมพันธ์กับลูกค้า (Customer Relationships) การมีส่วนร่วมและจดจ่อกับงาน (Engagement with work) และความพึงพอใจของพนักงานเอง (Personal Satisfaction) เพิ่มสูงขึ้นอย่างมีนัยสำคัญด้วยเช่นกัน ทำให้องค์กรใหญ่ ๆ อีกหลายองค์กรอย่าง Ernst & Young, Sony, Deutsche Bank, Ford and MasterCard ก็เลือกที่จะลงทุนและใส่ใจกับการส่งเสริมให้พนักงานดูแลบริหารจัดการพลังงานของตนเอง ซึ่ง Schwartz ได้เล่าถึง การสร้าง ritual ที่ส่งเสริมให้มีการจัดการพลังงานทั้ง 4 ด้าน ไว้ดังนี้


==================


🔰 The Body: Physical energy (ด้านร่างกาย)


เป็นเรื่องของพลังกายทั้งอาหารการกิน การนอน การออกกำลังกาย และการพักผ่อนต่าง ๆ ที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการใช้งานในแต่ละวัน


• Gary Faro, Vise president ของ Wachovia เริ่มที่การสร้างพฤติกรรมทางสุขภาพใหม่ให้กับตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นการปรับเวลาในการนอน การปรับพฤติกรรมการกิน การจัดเวลาในการออกกำลังกาย ซึ่งผลลัพธ์คือประสิทธิภาพในการทำงานของเขาดีขึ้นมาก โดยสิ่งหนึ่งที่เขาบอกก็คือ “ตอนนี้เขาสามารถโฟกัสงานในตอน 5 pm ได้เหมือนตอน 8 am เลย” สิ่งที่ Faro นำมาปรับใช้กับที่ทำงานก็คือ การให้มีช่วงเวลาสำหรับพักระหว่างการทำงาน นั่นหมายถึง ให้พนักงานลุกออกจากโต๊ะของตัวเอง หลังจากใช้พลังในการโฟกัสติดต่อกันนานถึง 90 – 120 นาที ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่ร่างกายเริ่มล้าและส่งสัญญาณบางอย่างเช่น หาว หิว หรือจดจ่อยากขึ้น ซึ่งหลายคนเลือกที่จะไม่สนใจสัญญาณเหล่านี้และมุ่งหน้าทำงานต่อไป โดยผลลัพธ์มักจะออกมาไม่ดีนักเนื่องจากเกิดความล้าและทำงานได้ช้าลง


เพราะฉะนั้น การอนุญาตให้พนักงานสามารถลุกออกจากโต๊ะทำงาน คุยเล่นกับเพื่อนร่วมงาน ฟังเพลงที่ชอบ เดินเล่นบริเวณออฟฟิศ เพื่อให้ปล่อยมือจากงาน เคลียร์หัวโล่ง ๆ และหันไปสนใจเรื่องอื่นไปเลย ก่อนที่จะกลับมาโฟกัสการทำงานอีกครั้ง ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพต่อเนื่องได้ยาวนานกว่าเดิม


• Matthew Lang, Managing director ของ Sony ที่ South Africa ก็นำหลักนี้ไปใช้กับองค์กรด้วยเช่นกัน เขาให้เวลา 20 นาที สำหรับการพักเบรคไปเดินเล่นในตอนบ่าย ซึ่งนอกจากจะได้ยืดเส้นยืดสาย เขามักได้ไอเดียดี ๆ มาจากช่วงเวลาที่เดินเล่น ที่ไม่ต้องโฟกัสกับอะไรเป็นพิเศษแต่เปิดกว้างให้ความคิดสร้างสรรค์ได้ทำงาน


==================


🔰 The Emotions: Quality of Energy (ความสามารถในการบริหารจัดการอารมณ์)


ส่งผลต่อคุณภาพของพลังงานที่เรามี จุดเริ่มต้นสำคัญในการดูแลอารมณ์ของตัวเองได้ดีคือการสังเกตและรู้ทันอารมณ์ที่เกิดขึ้นในแต่ละช่วงตลอดการทำงาน รวมไปถึงผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานที่เกิดจากอารมณ์ในแต่ละช่วงด้วย พนักงานส่วนใหญ่ค้นพบว่าพวกเขาสามารถทำงานได้ดีที่สุดในช่วงที่อารมณ์ความรู้สึกของพวกเราอยู่ในแดนบวก ซึ่งมันแทบเป็นไปไม่ได้เลยที่จะรักษาสภาวะอารมณ์เชิงบวกให้คงอยู่ให้ในระยะยาว โดยเฉพาะในการทำงานที่สามารถพาเราไปตกอยู่ในอารมณ์แดนลบได้ง่าย ๆ ทั้งความตึงเครียด ความวิตกกังวล ปัญหาต่าง ๆ หรืออาจมากไปถึงความรู้สึกไม่ปลอดภัยในที่ทำงาน ซึ่งสิ่งเหล่านี้ดูดกินพลังงานของเราอย่างมหาศาลและส่งผลเชิงลบต่อการทำงาน


• วิธีการดูแลอารมณ์ง่าย ๆ ที่ Fujio Nishida, President ของ Sony Europe ใช้ในการจัดการกับอารมณ์เชิงลบของตัวเอง เป็นวิธีการง่าย ๆ อย่าง การสูดหายใจเข้า – ออก ลึก ๆ ช้า ๆ ครั้งละ 5 – 6 นาที เพื่อช่วยให้ผ่อนคลาย และลดความตึงเครียดลง ซึ่งที่ E&Y ก็นำวิธีการหายใจเพื่อผ่อนคลายความตึงเครียดนี้ไปใช้ด้วยเช่นกัน


• อีก Ritual หนึ่งที่ส่งเสริมการสร้างบรรยากาศเชิงบวกในองค์กร คือการสนับสนุนให้พนักงาน แสดงออกถึงความรู้สึกชื่นชมยินดีต่อกันและกัน ไม่ว่าจะเป็นการการเขียนโน้ต ส่งอีเมลล์ หรือบทสนทนาที่เกิดขึ้น ที่สำคัญคือ ยิ่งลงรายละเอียดและเฉพาะเจาะจงในเรื่องที่ชื่นชมยินดีมากเท่าไร ยิ่งเกิดผลดีมากเท่านั้น ซึ่งความพิเศษของกิจกรรมลักษณะนี้คือสร้างความรู้สึกดี ๆ ในเชิงบวกทั้งผู้ให้ และผู้รับ


อีกสิ่งหนึ่งที่ช่วยมาก ๆ ในการสร้างความรู้สึกเชิงบวกให้เกิดขึ้น คือการเรียนรู้ที่จะเปลี่ยนแปลงเรื่องราวที่เราใช้บอกกับตัวเองเมื่อมีเหตุการณ์ต่าง ๆ เกิดขึ้น สามารถเริ่มต้นได้จากการฝึกรับรู้และสังเกตเห็นถึงความแตกต่างของสิ่งที่เกิดขึ้นตามความเป็นจริง และความคิดเห็นที่เราตีความสถานการณ์เหล่านั้น เพราะเรื่องราวสามารถส่งผลกระทบต่ออารมณ์และความรู้สึกของเราได้มหาศาล เพราะฉะนั้นการฝึกสิ่งเหล่านี้ช่วยให้เราสามารถเลือกที่จะบอกกับตัวเองในเรื่องราวที่เป็นพลังให้กับเราโดยที่ไม่ละทิ้งข้อเท็จจริง ซึ่งที่ Sony Europe ถ้ามีพนักงานคนไหนที่ดูหัวเสีย หรือ อารมณ์ขุ่นมัว เพื่อนร่วมงานก็จะถามเขาว่า เขากำลังบอกเล่าเรื่องราวแบบไหนให้กับตัวเองอยู่


==================


🔰 The Mind: Focus of Energy (สมาธิ)


หลายคนอาจจะมองว่าการ Multitask เป็นสิ่งจำเป็น ยิ่งมีงานมากยิ่งต้องทำหลาย ๆ อย่างไปพร้อมกัน เพื่อให้ทุกอย่างเสร็จในเวลา แต่ความเป็นจริงแล้วการทำหลายอย่างในเวลาเดียวกันกลับส่งผลทางลบต่อ Productivity เพราะการถูกรบกวนจากการสลับโหมดไปมา กลับกลายเป็นว่าใช้เวลามากขึ้นถึง 25%


• ผู้บริหารหลาย ๆ ที่ นำหลักในข้อนี้ไปปรับใช้กับการทำงานเพื่อให้สามารถโฟกัสได้เต็มที่และใช้เวลาได้เร็วขึ้น Dan Cluna, Vice President ที่ Wachovia ได้ออกแบบ ritual ที่สนับสนุนให้สามารถโฟกัสงานได้อย่างเต็มที่โดยไม่มีสิ่งอื่นรบกวน คือ ในการประชุมจากเดิมที่เมื่อมีโทรศัพท์เข้าเมื่อไรก็จะรับโทรศัพท์ทันที ทำให้การประชุมยืดยาวไปจากเดิมบ่อยครั้งเนื่องจากถูกขัดจังหวะ เขาจึงปรับเปลี่ยนไม่มีการรับสายโทรศัพท์ระหว่างการประชุม เพื่อให้สามารถโฟกัสกับการประชุมได้เต็มที่โดยไม่มีอะไรรบกวนสมาธิ


• ที่ Sony Europe มีการจัดเวลาสำหรับการตอบอีเมลล์ไว้โดยเฉพาะ ทำให้ไม่มีการตอบอีเมลในระหว่างการประชุมเลย เพื่อให้ทุกคนสามารถโฟกัสกับการประชุมได้อย่างเต็มที่ อีกอย่างหนึ่งที่ ที่นี่ให้ความสำคัญคือการจัดตารางให้กับงานชิ้นสำคัญตั้งแต่วันก่อนหน้า เพื่อให้เป็นความสำคัญอันดับต้น ๆ สำหรับการเริ่มงานวันถัดไป เพราะโดยปกติแล้วน้อยคนที่จะลงตารางให้กับงานชิ้นสำคัญและใช้เวลาไปกับการเคลียร์งานอื่นก่อนจนผลัดงานสำคัญไปทำในนาทีสุดท้าย


• ที่ E&Y ก็จัดการเรื่องการตอบ e-mail เช่นกัน จากปกติจะเช็กอีเมลตลอดทั้งวันทันทีที่ได้ยินเสียงแจ้งเตือนดัง หลังจากที่ตั้งเวลาไว้สำหรับการเช็กอีเมลเพียงวันละ 2 ครั้งเท่านั้น ทำให้เขาสามารถจัดการกับกล่องข้อความ ได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และโดยส่วนใหญ่เขาใช้เวลาเพียง 45 ในการจัดการอีเมลแต่ละครั้ง


==================


🔰The Human Spirit: Energy of meaning and purpose (พลังใจ)


เป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้ด้านอื่น ๆ เลยเช่นกัน และพลังใจของเราจะมีต่อเนื่องยาว ๆ ได้ถ้าหากว่างานที่และกิจกรรมต่าง ๆ ที่เราทำในแต่ละวันนั้นสอดคล้องไปกับสิ่งที่เราให้คุณค่าและความสำคัญ และให้ sense of meaning and purpose เพราะฉะนั้น ยิ่งงานที่ทำมีความหมายมากเท่าไร เรายิ่งมีกำลังใจในการทำงานมากขึ้น โฟกัสได้ดีขึ้น และความเหนื่อยจากการทำงานจะไม่ลดทอนกำลังใจหรือความมุ่งมั่นไปง่าย ๆ แต่ก็น่าเศร้าที่หลาย ๆ องค์กรไม่ได้ให้เวลากับการใส่ใจประเด็นนี้มากนักเพื่อที่จะส่งเสริมการสร้างพลังงานที่เป็นพลังใจ เราจำเป็นที่จะต้องจัดลำดับความสำคัญ และสร้าง Ritual ใน 3 ด้าน


• ด้านแรก ให้พนักงานได้ทำในสิ่งที่เขาทำได้ดีและสนุกไปกับมัน อาจจะให้พนักงานเล่าถึงประสบการณ์การทำงานในชิ้นที่เขารู้สึกว่าเขาทำได้ดี มีพลังไปกับมัน ได้แรงบันดาลใจ และเติมเต็มบางอย่าง เพื่อออกแบบ Ritual ที่สนับสนุนให้พนักงานได้มีโอกาสแสดงจุดแข็งหรือมีส่วนร่วมกับกิจกรรมประเภทนี้บ่อย ๆ


• ด้านที่สอง ให้พนักงานได้ใช้เวลาไปกับสิ่งที่สำคัญกับเขาจริง ๆ เพราะหลายคนมีสิ่งที่บอกว่าสำคัญ กับสิ่งที่ทำจริง ๆ ไม่ตรงกันนัก ซึ่งสิ่งสำคัญที่ว่านี้หมายถึงทุก ๆ ด้านในชีวิต ทั้งการทำงาน ครอบครัว สุขภาพ และอื่น ๆ เพราะทุก ๆ ด้านส่งผลต่อกันเสมอ


• ด้านสาม ทำให้สิ่งสำคัญ หรือ Core Value ที่ยึดถือมาอยู่ในชีวิตแต่ละวันให้มากขึ้น หรือพูดอีกอย่างก็คือการสร้างพฤติกรรมในแต่ละวันให้สอดคล้องกับ Core Value นั่นเองการทำทั้ง 3 ด้านนี้จะช่วยให้พนักงานสามารถที่จะได้รู้สึกถึงความสอดคล้องระหว่างงานกับตัวเขา ความพึงพอใจในชีวิต และมีความสุขโดยรวม ซึ่งความรู้สึกเหล่านี้ล้วนแต่เป็นแหล่งพลังงานที่ดีให้กับเรา


==================


พลังงานทั้ง 4 ด้าน พลังกาย อารมณ์ สมาธิ และจิตใจ มีความสำคัญไม่แพ้กัน และการส่งเสริมการบริหารจัดการพลังงานทั้ง 4 ด้าน โดยเฉพาะต้องอาศัยการสร้างพฤติกรรมใหม่ให้เกิดขึ้นกับพนักงานได้จริงเป็นเรื่องที่ไม่ง่าย และต้องอาศัยการสนับสนุนจากผู้บริหาร หัวหน้างาน อย่างเอาจริงจังและพร้อมเป็นแบบอย่าง เพื่อให้เกิดผลสำเร็จ ที่นำไปสู่การดำเนินงานที่ดีขึ้นอย่างยั่งยืนของพนักงานและองค์กร


===============================
🔸 อ่านบทความอื่นๆได้ที่​ https://www.brightsidepeople.com/blog/ ===============================


A Cup of Culture
———–
#วัฒนธรรมองค์กร
#corporateculture
#culture

.
.
>>>>

.
.
>>>>

ที่มา:

https://hbr.org/2007/10/manage-your-energy-not-your-time
https://medium.com/@filipstachura/summary-manage-vour-energy-not-vour-time-by-tony-schwartz-647ee8f2a0e8
https://www.forbes.com/sites/yec/2011/05/30/5-tips-for-managing-your-energy-not-your-time/?sh=c749b0c1d2f8


Share to
Related Posts:
Search

ORG Culture Canvas full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

Search