สร้างวัฒนธรรม Check-ins ก่อนเริ่มการประชุม

“วันนี้เป็นอย่างไรบ้าง?” คุณอาจเคยถามหรือถูกถามอยู่หลายครั้งในสัปดาห์ คำถามนี้อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การสอบถามอย่างจริงจังไปจนถึงการทักทายแบบไม่เป็นทางการ อย่างไรก็ตาม คำถามนี้เป็นกุญแจสำคัญในการส่งเสริมความสนิทสนมของทีมงาน การสร้างความรู้สึกปลอดภัยทางจิตใจในทีม (psychological safety) และการคอนเนคเชื่อมต่อกัน


“Meeting check-in!” คือ แนวทางปฏิบัติสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนที่ถูกออกแบบไว้อย่างตั้งใจให้ทุกคนได้ “เช็คอิน” หรือการเปิดโอกาสให้ทุกคนได้แบ่งปันและได้พูดแต่เริ่มต้นก่อนเริ่มการประชุม (แทนที่จะกระโดดเข้าสู่วาระการประชุมในวันนั้นๆ เลย) ซึ่งการเช็คอินก่อนเริ่มการประชุมทีมหรือก่อน 1-on-1 meeting จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมเปลี่ยนโฟกัสจากงานที่ยุ่งเหยิงหรือจากการประชุมก่อนหน้านี้ ให้กลับมาสู่ปัจจุบันขณะและยังเป็นการอินโทรสมองให้พร้อมก่อนเริ่มเรื่องใหม่


6 เคล็ดลับออกแบบการเช็คอินก่อนการประชุมที่มีประสิทธิภาพ “การเช็คอิน” ที่ถูกออกแบบและวางแผนไว้อย่างตั้งใจ จะสามารถสร้างคุณค่าให้กับทีมและสร้างการเชื่อมต่อได้ และไม่เป็นไปเพื่อการเสียเวลา 6 เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณมีการประชุมเช็คอินกับทีมได้ดีขึ้น

————


1.ทำให้มีความหมาย


การใช้คำถามประเภท “วันนี้สบายดีไหม?” ในการเช็คอิน (อาจส่งผลในทางลบมากกว่าทางบวก) เพราะมันเป็นคำถามที่เหล่าพนักงานถูกถามและเกิดขึ้นหลายครั้งต่อวันอยู่แล้ว ดังนั้น คำถามแนวนี้อาจไม่ได้ช่วยในแง่ของการเสริมความรู้สึกปลอดภัยทางจิตใจสักเท่าไหร่

ตัวอย่างคำถามที่แนะนำ:

  • ควรเป็นคำถามปลายเปิด
  • หนึ่งสิ่งที่คุณรู้สึกขอบคุณในวันนี้คืออะไร และเพราะเหตุใด?
  • บอกสิ่งที่น่าทึ่งหนึ่งอย่างที่คุณได้ทำในวันนี้?
  • สัปดาห์นี้คุณมีแพลนจะทำอะไรดีๆ ให้กับตัวเองบ้าง?
  • แบ่งปันหนึ่งสิ่งที่ช่วยให้คุณรู้สึกปลอดภัยทางจิตใจในการทำงานระหว่างวัน?


2. ทำให้สนุก


หากคุณต้องการยกระดับคำถามส่วนตัวของคุณไปอีกขั้น ให้ถามคำถามแบบเจาะลึกที่ช่วยให้พนักงานของคุณมีพื้นของความสนุกสนาน และไม่ต้องคิดกังวลกับหัวข้อในงานมากนัก

ตัวอย่างเช่น:

  • บอกชื่อของ 3 สิ่งที่คุณมักเก็บไว้ใกล้โต๊ะเสมอ? เพราะอะไร?
  • คุณอยากมีความสามารถในการอ่านใจคนหรือมองเห็นอนาคตมากกว่ากัน? เพราะเหตุใด
  • ถ้ามีประตู​วิเศษ​โดเรม่อนคุณอยากเปิดประตูไปที่ไหน? เพราะอะไร?


3. ให้อยู่ในกรอบเวลา


คำถามที่ดีสามารถช่วยจุดประกายการสนทนาที่ดีได้ แม้ว่าบทสนทนาช่วงเช็คอินจะสนุกสนานแค่ไหนก็ต้องทำให้การประชุมเป็นไปตามแผนด้วย อย่างเช่นคุณแบ่งเวลาสำหรับการเช็คอินไว้ 5 นาที (ขึ้นอยู่กับจำนวนคนในทีม) ก็ควรบอกให้ทุกคนทราบล่วงหน้าว่าพวกเขาแต่ละคนจะสามารถพูดตอบได้นานแค่ไหน

ตัวอย่างเช่น:

  • ลองตอบคำถามต่อไปนี้กันดีกว่า ทุกคนมีเวลาแบ่งปันคนละ 30 วินาที
  • ขอบคุณมากสำหรับการแบ่งปัน! งั้นต่อกันที่บุคคลถัดไปเลย


4. กำหนดช่วงเวลา


หากใน 1 วัน คุณต้องพบปะกับทีม 3 ครั้ง/ 3 เวลา การเริ่มการประชุมแต่ละครั้งด้วยการเช็คอินเสมอๆ อาจดูเกินความจำเป็น ฉะนั้น ควรกำหนดช่วงเวลาที่คุณต้องการให้มีเช็คอิน (ดูตามความเหมาะสมกับบริบทของคนในทีม) อย่าลืมแชร์สิ่งนี้กับทีมของคุณเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันด้วย

ตัวอย่างเช่น:

  • การประชุมทีม (นัดแรก) ของสัปดาห์
  • การประชุม Retrospective ที่เปิดโอกาสให้สมาชิกทุกฝ่ายได้แสดงความคิดเห็นต่อการทำงานในรอบงานที่ผ่านมา
  • การประชุม 1-on-1 meetings


5. ใช้การเช็คอินแบบ Asynchronous


บางครั้งพนักงานของคุณอาจอยู่กันอย่างกระจัดกระจายคนละพื้นที่ (หรืออยู่ในโซนเวลาที่แตกต่างกัน) คุณสามารถสร้างรูปแบบการเช็คอินที่ไม่พร้อมกันได้ ด้วยการโพสต์ ‘คำถามประจำวัน’ บนพื้นที่ทำงานร่วมกันของคุณ เช่น Slack และขอให้ทุกคนในทีมเข้ามาตอบคำถามเมื่อพวกเขาเริ่มต้นวันใหม่

ตัวอย่างเช่น:

  • คุณทำงานได้ดีที่สุดเมื่อใดและที่ไหน?
  • คุณอยากไปเที่ยวที่ไหนมากที่สุด?
  • คำว่า “อิสระ” มีลักษณะอย่างไรสำหรับคุณ?


6. พื้นที่ปลอดภัย สำคัญที่สุด!


ทำให้การเช็คอินเป็นพื้นที่ปลอดภัยสำหรับทุกคน ไม่ว่าคนผู้นั้นจะอยากตอบ ไม่อยากตอบ หรือไม่อยากเข้าร่วมในวันนั้น พวกเขาควรรู้สึกปลอดภัยที่จะพูดว่า ‘ผ่าน’ ได้โดยไม่ต้องอธิบายอะไรเพิ่มเติม *ย้ำเตือนทุกคนในทีมว่าคำถามเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องตอบหากพวกเขารู้สึกไม่อยากตอบ และเราจะให้เกีรยติกันด้วยการไม่ตามหาเหตุผลใดๆ ด้วย

กฏข้อสำคัญในการสร้างพื้นที่ปลอดภัยในการเช็คอิน:

  • ไม่ตัดสินหรือวิพากษ์วิจารณ์คำตอบของใคร
  • ไม่บังคับให้ต้องตอบ
  • ไม่ลุกล้ำพื้นที่ส่วนตัวจนเกินไป


————
บทสรุป — การทำให้การเช็คอินทุกครั้งมีความหมายกับพนักงานของคุณเป็นส่วนสำคัญในการสร้างความไว้วางใจ การเชื่อมต่อ และสร้างสายสัมพันธ์ที่ดีภายในทีม นอกจากนั้น การสร้าง “วัฒนธรรม Check-ins” ให้เกิดขึ้นทุกก่อนการประชุม ยังช่วยสนับสนุนวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีมในเรื่องความปลอดภัยทางจิตใจ ความสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์ และความสนุกสนาน!

A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
corporateculture
organizationalculture
.
.

References:
https://officevibe.com/blog/meeting-check-in
https://www.mural.co/blog/visual-team-check-ins
https://www.brightsidepeople.com/check-in-ทีมงาน-ช่วยสร้างวัฒนธร/
arm


Share to
Related Posts:
Search

ORG Culture Canvas full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

Search