สร้างความรู้สึกปลอดภัยในทีมได้ แม้ในการทำงานแบบ Virtual


จากการทำงานแบบ New Normal ในปี 2020 ทำให้การทำงานแบบ Virtual ในหลาย ๆ องค์กร กลายเป็นเรื่องปกติไปแล้ว แต่จะทำอย่างไรให้สามารถสร้างความรู้สึกปลอดภัยในทีม (Team Psychological Safety) ได้ในการทำงานแบบ Virtual เพื่อให้สมาชิกในทีมกล้าที่แสดงออกถึงสิ่งที่คิด หรือถามคำถามได้โดยไม่ต้องกังวลถึงผลกระทบต่อบุคคล

.

A Cup of Culture นำเสนอเรื่องราวเกี่ยวกับ Psychological Safety แนวคิดจาก Amy Edmonson ผู้อ่านสามารถศึกษาเพิ่มเติมได้ที่ https://www.brightsidepeople.com/3020-2/ และ https://www.brightsidepeople.com/3190-2/

.

.
เป็นที่ยอมรับว่าการทำงานแบบ Virtual มีข้อดีมากมาย แต่ก็มีข้อควรระวังเนื่องจากการสังเกตปฏิสัมพันธ์ทางสังคมจากภาษากายผ่านจอคอมพิวเตอร์เป็นเรื่องที่ท้าทายมาก สมาชิกในทีมอาจรู้สึกว่าไม่ได้รับการสนับสนุนจากทีมได้ง่ายเพียงเพราะไม่เห็นว่ามีการพยักหน้าตอบรับ ยังไม่รวมถึงสิ่งรบกวนต่าง ๆ เช่นอีเมลที่เข้ามา การต้องทำงานด่วนที่ค้างอยู่อีกหน้าจอ หรือจากปัจจัยภายนอกเช่น เสียง และการเคลื่อนไหวต่าง ๆ ที่รบกวน

.

ข่าวดีก็คือเทคโนโลยีที่เรามองว่าอาจเป็นอุปสรรคต่อการเข้าถึงในด้านการปฏิสัมพันธ์ ยังมาพร้อมกับทางเลือกเพื่อชดเชยข้อจำกัดเหล่านี้ Amy C. Edmondson และ Gene Daley ได้สรุปโอกาสและความเสี่ยงของเครื่องมือต่าง ๆ ใน Virtual Platform ต่อการสร้างพื้นที่ปลอดภัยในทีม จากการเก็บข้อมูลจากประสบการณ์การนำประชุมแบบ Virtual กว่าร้อย Sessions ดังนี้

.

Hand-raise

ฟังก์ชั่นยกมือ ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถส่งสัญญาณว่าต้องการพูด หรือแสดงการตอบรับ แต่ในความเป็นจริงอาจไม่ได้ผลที่ตรงไปตรงมาเสมอไป ตัวอย่างเหตุการณ์หนึ่ง เมื่อผู้จัดการถามว่า “ใครที่มีประสบการณ์ตรงกับคนใกล้ชิดที่ติดเชื้อ Covid-19 ช่วยกดฟังก์ชั่นยกมือ” เมื่อไม่เห็นมีใครกดยกมือ เขาพูดต่อ“เยี่ยมมากเพราะเราจะได้ร่วมมือกันได้อย่างเต็มที่ในโครงการที่เรากำลังจะคุยกันต่อไปนี้” น่าเสียดายที่ในความเป็นจริง มีสมาชิกในทีม 2 คนที่มีประสบการณ์ตรงกับคนใกล้ชิดที่ติดเชื้อ Covid-19 แต่ไม่ได้ยกมือ เป็นไปได้ว่าเป็นเพราะกดปุ่มยกมือได้ไม่เร็วพอ หรืออาจรู้สึกไม่สะดวกใจที่จะเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล

ในกรณีนี้การใช้ฟังก์ชั่นแบบไม่ระบุตัวตนเช่น Poll จะเหมาะสมและได้ประสิทธิผลมากกว่า

.

Yes/No

ฟังก์ชั่นเครื่องหมายถูกสีเขียวและกากบาทสีแดง เครื่องมือนี้ช่วยให้สมาชิกในทีมตอบคำถามใช่/ไม่ใช่ หรือ ผิด/ถูก ในกรณีที่ต้องการทราบคำตอบจากสมาชิกทุกคนในทีม ซึ่งอาจไม่ได้ครอบคลุมไปถึงการแชร์ข้อมูลเชิงลึก หรือเหตุผลสนับสนุน ซึ่งกรณีนี้อาจใช้ฟังก์ชั่นแชทเพิ่มเติม

.

Poll

ฟังก์ชั่น Poll ใช้ในการสำรวจความคิดเห็นแบบไม่ระบุตัวตน ทำให้สมาชิกในทีมสมารถแสดงคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมาได้อย่างปราศจากความกังวลใด ๆ

กรณีตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจนคือ ผู้จัดการท่านหนึ่งกล่าวว่า “ผมคิดว่าทีมเราไม่ได้มีปัญหาในเรื่องของความรู้สึกปลอดภัยในทีม เราสามารถพูดคุยกันอย่างตรงไปตรงมาได้เสมออยู่แล้ว หรือถ้ามีสมาชิกในทีมที่เห็นต่าง สามารถยกมือได้เลย” แน่นอนว่าไม่มีสมาชิกในทีมใช้ฟังก์ชั่นยกมือเลย จากนั้นผู้จัดการเปิด Poll แบบไม่ระบุชื่อผู้ตอบต่อทันที “จากคะแนนระดับ 1 -5 คุณให้คะแนนความรู้สึกปลอดภัยในทีมเราเท่าไหร่” และคำตอบเฉลี่ยที่ได้คือ 3 นั่นแสดงให้เห็นถึงผลที่แตกต่างของการใช้เครื่องมือที่ต่างกันในแต่ละสถานการณ์

.

Chat

ฟังก์ชั่น Chat ช่วยให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นโดยการพิมพ์บอกด้วยข้อความเท่าที่ต้องการจะสื่อสาร ภายใต้ชื่อของผู้ที่พิมพ์ ข้อควรระวังคือในบางครั้งปริมาณหรือความยาวของข้อความทำให้สมาชิกที่เข้าร่วมหรืผู้นำการประชุมไม่สามารถเข้าใจได้ทั้งหมด การกำหนดมาตรฐานการพิมพ์ข้อความ Chat ให้ชัดเจน รัดกุม จะช่วยให้สามารถสื่อสารได้ดีขึ้น อีกข้อควรระวังคือ การ Chat อาจดึงความสนใจจากบทสนทนาหลัก อาจพิจารณาการเปิดปิดการ Chat ในเวลาที่เหมาะสม

.

Breakout Rooms

ฟังก์ชั่น Breakout Rooms คือการสร้างห้องประชุมเสมือนจริงขนาดเล็กในระหว่างการประชุมหลัก ช่วยให้สมาชิกในแต่ละกลุ่มเล็ก ๆ พูดคุยกันได้ง่าย โดยไม่ต้องคอยปิดเสียง (Mute) และเปิดเสียง (Unmute) ตัวเอง ให้ประสบการณ์การสนทนาที่เป็นธรรมชาติ ส่งเสริมการมีส่วนร่วม เมื่อสมาชิกในทีมกลับมาที่กลุ่มหลัก พวกเขาจะรายงานแนวคิดที่ได้จากจากกลุ่มเล็กที่มาจากการแบ่งปันมุมมองในพื้นที่ที่ค่อนข้างปลอดภัยกว่า

ตัวอย่างเช่นการประชุมขนาด 50 คนที่ต้องการแลกเปลี่ยนเรียนรู้แนวทางปฏิบัติระหว่าง Covid-19 ของศูนย์แพทย์หลากหลายพื้นที่ การแบ่งกลุ่มย่อยเป็นกลุ่มละ 5 คน จำนวน 10 กลุ่ม ทำให้สมาชิกในกลุ่มย่อยมีเวลาแบ่งปันข้อมูลในเชิงลึก จากนั้นแต่ละกลุ่มย่อยสรุปสาระสำคัญ หรือเลือก 1 ตัวอย่างเพื่อแชร์กลับไปในห้องหลัก พบว่าแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดมาจากผู้เข้าร่วมที่ไม่ค่อยได้พูดในกลุ่มใหญ่

.

Video

การเปิดวีดีโอช่วยให้ให้สมาชิกในทีมเห็นหน้ากัน ทำให้เกิดการมีส่วนร่วมมากขึ้น ข้อควรระวังคือ Background ที่มีความซับซ้อนอาจทำให้เสียสมาธิ และพื้นที่ที่ความเสถียรของ Internet ไม่เพียงพออาจทำให้สัญญานไม่ชัดเจน และอีกข้อควรระวังคือ การเห็นตัวเองบนหน้าจอแยก อาจรบกวนความสนใจและสมาธิในการรับฟัง  การเลือก“ ซ่อนมุมมองตนเอง” จะสามารถช่วยปัญหาดังกล่าวได้

.

.

นอกเหนือจากการใช้เครื่องมือในแพลตฟอร์มอย่างเหมาะสมแล้ว วิธีการง่าย ๆ ก่อนและหลังการประชุมแบบ Virtual จะสามารถช่วยสร้างความรู้สึกปลอดภัยให้กับผู้เข้าร่วมได้ เช่น

ก่อนการประชุม

ผู้นำการประชุมควรศึกษาและทดลองใช้แต่ละเครื่องมือเพื่อทำความเข้าใจการใช้งานและความเสี่ยง รวมถึงวางแผนจัดลำดับการใช้งาน อาจมีการสาธิต หรือนัดแนะสมาชิกในการประชุมให้ทำเป็นตัวอย่าง

หลังการประชุม

ผู้นำการประชุมสามารถติดต่อเพื่อพูดคุยกับผู้เข้าร่วมที่เงียบในระหว่าง session  ในช่องทางอื่น ๆ เช่น การโทร หรือ อีเมล หรือการพบพูดคุยแบบไม่เป็นทางการเพื่อขอข้อเสนอแนะเพิ่มเติมหรือ feedback ที่เป็นประโยชน์

.

.

การสร้างความรู้สึกปลอดภัยมีความจำเป็นและส่งผลต่อผลลัพธ์ในงาน การส่งเสริมความรู้สึกปลอดภัยแบบ virtual อาจมีความท้าทายมากกว่า แต่ก็ไม่ได้ยากเกินไปหากเลือกใช้เครื่องมือได้อย่างเหมาะสม

ที่มา

https://hbr.org/2020/08/how-to-foster-psychological-safety-in-virtual-meetings

https://hbr.org/2020/07/3-things-virtual-meetings-offer-that-in-person-ones-dont

Share to
Related Posts:
Search

ORG Culture Canvas full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

Search