หากคุณเป็นอีกคนหนึ่งที่เพิ่งเดินออกมาจากห้องประชุม คุณคิดว่าการประชุมในวันนี้เป็นอย่างไรบ้าง? มันช่างเต็มไปด้วยพลังแห่งความสร้างสรรค์ น่าเบื่อและเสียเวลา หรือช่างเป็นบรรยากาศแห่งการฟาดฟันและสูบพลังเสียเหลือเกิน คำตอบของคุณเป็นตัวสะท้อนให้เห็นถึงวัฒนธรรมองค์กรได้เป็นอย่างดี
.
ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าเวลาส่วนใหญ่ของแต่ละวันในที่ทำงานหมดไปในห้องประชุม ที่ที่ทุกคนมาพบกันเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ตัดสินใจ ฟัง และได้รับการรับฟัง ห้องประชุมจึงเป็นพื้นที่สำคัญที่วัฒนธรรมถูกสร้างขึ้น ดำรงอยู่ และเติบโต
.
หากคุณมีวัฒนธรรมองค์กรที่คาดหวัง แต่ยังไม่รู้จะเริ่มสร้างจากตรงไหนดี ห้องประชุมอาจจะเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด แต่จะทำอย่างไร ในเมื่อภารกิจการประชุมก็มากพออยู่แล้ว ยังไม่รวมการจัดวาระการประชุม บริหารเวลา จัดการความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น ไปจนถึงการหาข้อสรุปร่วม ทั้งหมดนี้อาจใช้เวลารวมครึ่งวัน แล้วจะเอาการสร้างวัฒนธรรมไปอยู่ตรงไหนของที่ประชุมกันล่ะ
.
คำตอบก็คือวัฒนธรรมอยู่ทุกที่ตั้งแต่การวางแผนจนกระทั่งเดินออกนอกห้องประชุม เพราะการสร้างวัฒนธรรมไม่ใช่อีกหนึ่งวาระการประชุมแต่เป็นการสร้างบรรยากาศ หรือสภาพแวดล้อมเพื่อสนับสนุนการสร้างวัฒนธรรมที่เราอยากเห็นผ่านการปฏิบัติ ยกตัวอย่างเช่น หากต้องการสร้างวัฒนธรรมที่มุ่งเน้นความเสมอภาค เพื่อส่งเสริมการเป็นองค์กรนวัตกรรม แต่ในการประชุมยังมีการพูดขัดความคิดเห็นจากพนักงานต่างเพศ ต่างวัย หรือพนักงานใหม่ วัฒนธรรมเรื่องความเสมอภาคก็จะเกิดขึ้นไม่ได้เลย ในฐานะผู้นำการประชุม สามารถส่งเสริมการสร้างวัฒนธรรม โดยมุ่งเน้นสามประเด็นหลักต่อไปนี้
.
1. สร้างธรรมเนียม (Customs) Priya Parker ผู้เขียน The Art of Gathering ให้ตัวอย่างที่ดีในการสร้างวัฒนธรรมที่มุ่งเน้นความเสมอภาค ว่าในฐานะผู้นำเราสามารถสร้างความรู้สึกปลอดภัยให้กับผู้เข้าร่วมประชุมได้ตั้งแต่ก่อนเข้าประชุมได้ด้วยวิธีง่าย ๆ เช่น ส่งอีเมลเชิญประชุมด้วยข้อความเก๋ ๆ เช่น “เตรียมมาแลกเปลี่ยนไอเดียให้มากเท่า ๆ กับเตรียมมารับฟัง” ไปจนถึงการกล่าวต้อนรับโดยเรียกชื่อทุกคนที่ก้าวเข้ามาในห้องประชุม ตลอดจนการเตรียมที่นั่งให้พอสำหรับทุกคน หากมีคนที่ปกติเป็นคนพูดน้อยอยู่ในทีมอาจเริ่มด้วยกิจกรรมสั้น ๆ ที่สนับสนุนให้ทุกคนได้พูด สร้างข้อตกลงร่วมกันโดยทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างเปิดเผย และสร้างการรับรู้ว่าการรักษาที่ประชุมให้อยู่ในกฎกติกาเป็นหน้าที่ของทุกคน รวมถึงขอให้เข้าใจหากผู้นำการประชุมทำหน้าที่โดยการห้ามปรามผู้ที่พูดขัดคนอื่นเพื่อให้มั่นใจว่าเราได้ปฏิบัติตามกฎกติกาให้ไปถึงตามเป้าหมายร่วมกันอย่างแท้จริง
.
2. ปฏิบัติอย่างเคร่งครัด (Conduct) และแน่นอนธรรมเนียมปฏิบัติข้างต้นที่กล่าวมาจะเกิดขึ้นได้จริงก็ต่อเมื่อผู้นำต้องรักษากฎกติกาอย่างเคร่งครัด ตัวอย่างเช่น
- ชี้แจงหรือทบทวนกติกาที่ประชุมอย่างชัดเจนก่อนเริ่มประชุมทุกครั้ง
- รับฟัง ให้ความสำคัญกับทุกความเห็น
- รักษาความสมดุลในการแสดงความคิดเห็น ให้ทุกคนได้นำเสนอความคิดเห็นอย่างเท่าเทียมกัน
- ควบคุมสถานกาณ์ทันทีหากเกิดการพูดขัด หรือโต้แย้งก่อนที่ผู้พูดจะพูดจบ
- สรุปการประชุมด้วยการร่วมกันหาวิธีปฏิบัติ ผู้รับผิดชอบ และให้การสนับสนุน
.
3. รักษาสัญญา (Commitment) ที่สำคัญที่สุดผู้นำจะต้องเป็นแบบอย่างที่ดี โดยการปฏิบัติด้วยมาตรฐานเดียวกันอย่างสม่ำเสมอ อยากเห็นที่ประชุมทำอย่างไรผู้นำก็ทำแบบนั้น ที่สำคัญอย่าลืมขอ feedback เพื่อการพัฒนาจากที่ประชุมทุกครั้ง
.
ประชุมครั้งต่อไปลองเริ่มต้นด้วยการทำ Checklist การเตรียมประชุม เพื่อส่งเสริมวัฒนธรรมที่อยากเห็น ได้ผลอย่างไรอย่าลืมมาพูดคุยแลกเปลี่ยนกับ A Cup of Culture น่าา
.
.
A Cup of Culture
.
แหล่งที่มาของบทความ
https://hbr.org/2019/09/to-build-an-inclusive-culture-start-with-inclusive-meetings
https://www.forbes.com/sites/shereeatcheson/2019/06/06/four-steps-to-create-a-truly-inclusive-culture/#c542fa411733
