วัฒนธรรมองค์กรที่ดี เริ่มต้นที่ห้องประชุม

หากคุณเป็นอีกคนหนึ่งที่เพิ่งเดินออกมาจากห้องประชุม คุณคิดว่าการประชุมในวันนี้เป็นอย่างไรบ้าง? มันช่างเต็มไปด้วยพลังแห่งความสร้างสรรค์ น่าเบื่อและเสียเวลา หรือช่างเป็นบรรยากาศแห่งการฟาดฟันและสูบพลังเสียเหลือเกิน  คำตอบของคุณเป็นตัวสะท้อนให้เห็นถึงวัฒนธรรมองค์กรได้เป็นอย่างดี
.

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าเวลาส่วนใหญ่ของแต่ละวันในที่ทำงานหมดไปในห้องประชุม ที่ที่ทุกคนมาพบกันเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็น  ตัดสินใจ ฟัง และได้รับการรับฟัง ห้องประชุมจึงเป็นพื้นที่สำคัญที่วัฒนธรรมถูกสร้างขึ้น ดำรงอยู่ และเติบโต
.

หากคุณมีวัฒนธรรมองค์กรที่คาดหวัง แต่ยังไม่รู้จะเริ่มสร้างจากตรงไหนดี ห้องประชุมอาจจะเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด แต่จะทำอย่างไร ในเมื่อภารกิจการประชุมก็มากพออยู่แล้ว ยังไม่รวมการจัดวาระการประชุม บริหารเวลา จัดการความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น ไปจนถึงการหาข้อสรุปร่วม ทั้งหมดนี้อาจใช้เวลารวมครึ่งวัน แล้วจะเอาการสร้างวัฒนธรรมไปอยู่ตรงไหนของที่ประชุมกันล่ะ
.  

คำตอบก็คือวัฒนธรรมอยู่ทุกที่ตั้งแต่การวางแผนจนกระทั่งเดินออกนอกห้องประชุม เพราะการสร้างวัฒนธรรมไม่ใช่อีกหนึ่งวาระการประชุมแต่เป็นการสร้างบรรยากาศ หรือสภาพแวดล้อมเพื่อสนับสนุนการสร้างวัฒนธรรมที่เราอยากเห็นผ่านการปฏิบัติ ยกตัวอย่างเช่น หากต้องการสร้างวัฒนธรรมที่มุ่งเน้นความเสมอภาค เพื่อส่งเสริมการเป็นองค์กรนวัตกรรม แต่ในการประชุมยังมีการพูดขัดความคิดเห็นจากพนักงานต่างเพศ ต่างวัย หรือพนักงานใหม่ วัฒนธรรมเรื่องความเสมอภาคก็จะเกิดขึ้นไม่ได้เลย  ในฐานะผู้นำการประชุม สามารถส่งเสริมการสร้างวัฒนธรรม โดยมุ่งเน้นสามประเด็นหลักต่อไปนี้
.

1. สร้างธรรมเนียม (Customs) Priya Parker ผู้เขียน The Art of Gathering ให้ตัวอย่างที่ดีในการสร้างวัฒนธรรมที่มุ่งเน้นความเสมอภาค ว่าในฐานะผู้นำเราสามารถสร้างความรู้สึกปลอดภัยให้กับผู้เข้าร่วมประชุมได้ตั้งแต่ก่อนเข้าประชุมได้ด้วยวิธีง่าย ๆ เช่น ส่งอีเมลเชิญประชุมด้วยข้อความเก๋ ๆ เช่น “เตรียมมาแลกเปลี่ยนไอเดียให้มากเท่า ๆ กับเตรียมมารับฟัง” ไปจนถึงการกล่าวต้อนรับโดยเรียกชื่อทุกคนที่ก้าวเข้ามาในห้องประชุม ตลอดจนการเตรียมที่นั่งให้พอสำหรับทุกคน หากมีคนที่ปกติเป็นคนพูดน้อยอยู่ในทีมอาจเริ่มด้วยกิจกรรมสั้น ๆ ที่สนับสนุนให้ทุกคนได้พูด สร้างข้อตกลงร่วมกันโดยทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างเปิดเผย และสร้างการรับรู้ว่าการรักษาที่ประชุมให้อยู่ในกฎกติกาเป็นหน้าที่ของทุกคน รวมถึงขอให้เข้าใจหากผู้นำการประชุมทำหน้าที่โดยการห้ามปรามผู้ที่พูดขัดคนอื่นเพื่อให้มั่นใจว่าเราได้ปฏิบัติตามกฎกติกาให้ไปถึงตามเป้าหมายร่วมกันอย่างแท้จริง
.

2. ปฏิบัติอย่างเคร่งครัด (Conduct) และแน่นอนธรรมเนียมปฏิบัติข้างต้นที่กล่าวมาจะเกิดขึ้นได้จริงก็ต่อเมื่อผู้นำต้องรักษากฎกติกาอย่างเคร่งครัด ตัวอย่างเช่น

  • ชี้แจงหรือทบทวนกติกาที่ประชุมอย่างชัดเจนก่อนเริ่มประชุมทุกครั้ง
  • รับฟัง ให้ความสำคัญกับทุกความเห็น
  • รักษาความสมดุลในการแสดงความคิดเห็น ให้ทุกคนได้นำเสนอความคิดเห็นอย่างเท่าเทียมกัน
  • ควบคุมสถานกาณ์ทันทีหากเกิดการพูดขัด หรือโต้แย้งก่อนที่ผู้พูดจะพูดจบ
  • สรุปการประชุมด้วยการร่วมกันหาวิธีปฏิบัติ ผู้รับผิดชอบ และให้การสนับสนุน
    .

3. รักษาสัญญา (Commitment) ที่สำคัญที่สุดผู้นำจะต้องเป็นแบบอย่างที่ดี โดยการปฏิบัติด้วยมาตรฐานเดียวกันอย่างสม่ำเสมอ อยากเห็นที่ประชุมทำอย่างไรผู้นำก็ทำแบบนั้น ที่สำคัญอย่าลืมขอ feedback เพื่อการพัฒนาจากที่ประชุมทุกครั้ง
.

ประชุมครั้งต่อไปลองเริ่มต้นด้วยการทำ Checklist การเตรียมประชุม เพื่อส่งเสริมวัฒนธรรมที่อยากเห็น ได้ผลอย่างไรอย่าลืมมาพูดคุยแลกเปลี่ยนกับ A Cup of Culture น่าา
.
.
A Cup of Culture
.

แหล่งที่มาของบทความ
https://hbr.org/2019/09/to-build-an-inclusive-culture-start-with-inclusive-meetings
https://www.forbes.com/sites/shereeatcheson/2019/06/06/four-steps-to-create-a-truly-inclusive-culture/#c542fa411733

Share to
Facebook
Twitter
LinkedIn
Search

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

Search