ลักษณะสำคัญ 3 ข้อ ช่วยปลดล็อคศักยภาพงานระบบการจัดการ (Management System)

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการแข่งขันสูง องค์กรต่าง ๆ ต่างแสวงหาวิธีที่จะมีข้อเปรียบเหนือคู่แข่งอยู่เสมอ ในขณะที่ปัจจัยด้านการเข้าถึงข้อมูล แหล่ง supplier เริ่มมีผลน้อยลงเรื่อย ๆ ศาสตราจารย์ Steven Spear จาก MIT Sloan School of Management ก็ได้เน้นย้ำถึงบทบาทสำคัญของระบบการบริหารองค์กร เพราะเขามองว่าเมื่อสิ่งอื่นเท่ากันแล้ว ระบบการบริหารจัดการองค์กรจะกลายเป็นสิ่งเดียวหลัก ๆ ที่ทำให้แต่ละองค์กรนั้นมีความแตกต่าง

ระบบองค์กรที่สามารถช่วยให้พนักงานแต่ละคนสามารถแก้ปัญหาร่วมกันได้ จะสามารถปลดล็อกศักยภาพสูงสุดของบริษัท และวันนี้เราจะมาสำรวจลักษณะสำคัญ 3 ประการของระบบองค์กรที่จะปลดล็อคศักยภาพขององค์กรเราได้ โดยคุณลักษณะเหล่านี้ไม่เพียงแต่สนับสนุนการทำงานร่วมกันและการแก้ปัญหา แต่ยังขับเคลื่อนการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เพื่อสร้างข้อได้เปรียบให้เราได้ในตลาดที่มีการแข่งขันสูง

1) Social Circuitry วงจรการสื่อสารในองค์กร

ลองนึกถึงภาพระบบทางเดินสายไฟในบ้าน ระบบที่ดีจะต้องไม่ซับซ้อนและตรงไปตรงมาเพื่อการเข้าถึงได้ และดูแลจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ และวงจรการสื่อสารในองค์กรก็ควรจะเป็นเช่นนั้น วงจรการสื่อสารในองค์กรนั้นคือกระบวนการของการติดต่อสื่อสารภายในองค์กร และสร้างการทำงานร่วมกัน การออกแบบระบบที่ดีคือต้องทำให้การสื่อสารภายในเหล่านี้สามารถเกิดขึ้นได้อย่างสะดวก และไม่ซับซ้อน

การติดต่อสื่อสารทั้งภายใน และภายในทีมควรที่เกิดขึ้นได้ง่าย และไร้แรงเสียดทาน ถ้าระบบการสื่อสารและติดต่องานภายในนี้ดี ความร่วมมือกันในองค์กรจะเกิดขึ้นได้ง่าย และทำให้การทำงานเพื่อมุ่งไปในเป้าหมายที่มีร่วมกันสามารถเกิดขึ้นได้ ในการสร้างวงจรการสื่อสารภายในที่ดีนั้น ควรเริ่มต้นจากการระบุเป้าหมายใหญ่ขององค์กรให้ทุกคนรับรู้เท่ากัน และให้สมาชิกองค์กรช่วยกันออกแบบกระบวนการ และขั้นตอนต่างให้สอดคล้องกับเป้าหมายนั้น ว่าด้วยเป้าหมายเหล่านี้แล้วระบบการทำงาน และวิถีการทำงานร่วมกันนั้นควรจะเป็นแบบไหน

ในด้านของระบบแล้วองค์กรควรที่จะมีช่องทางการสื่อสารกลางขององค์กรที่ทุกคนสามารถที่จะติดต่อ และแบ่งปันข้อมูลกันได้ เช่น Slack หรือ Team รวมถึงส่งเสริมให้มีการทำงานแบบ cross-functional เพื่อกระตุ้นการไหลเวียนของข้อมูล

2) Developmental Mindset การบริหารแบบไปข้างหน้า

ในบางครั้งพนักงานเราอาจจะมีความพร้อมในการแก้ปัญหา และถ้าปราศจากระบบองค์กรที่สนับสนุนส่งเสริมพวกเขาก็จะไม่มีโอกาสในการแก้ปัญหาให้องค์กร หลายครั้งที่ผู้นำแจกแจกทรัพยากรให้กับทีมและบอกว่าให้ไปทำอะไรด้วยทรัพยากรที่มีอย่างจำกัด เช่น การมีบัดเจ็ตให้สำหรับโครงการนี้เท่านี้นะ ไปจัดการมา การบริหารในรูปแบบนี้อาจเป็นแบบที่หลาย ๆ ที่เคยชิน แต่มีข้อเสียใหญ่ ๆ อยู่คือการที่เป็นรูปแบบการบริหารจัดการที่เป็นการมองไปที่ข้อจำกัด มากกว่ามองไปที่ความเป็นไปได้ใหม่ ๆ เพราะไม่ได้เป็นการเปิดโอกาสให้มีการคิด หรือทำอะไรนอกเหนือจาก budget และเป้าหมายที่ถูกประเมินไว้ตอนแรก

แต่การบริหารองค์กรในรูปแบบของ Developmental mindset คือการบริหารโดยประเมินจากสิ่งที่มีอยู่ และเปิดโอกาสให้ทีมงานมองหาความเป็นไปได้ใหม่ ๆ และวิธีที่ดีที่สุดที่จะใช้ทรัพยากรที่มี หากเปรียบเทียบง่าย ๆ คือในรูปแบบปกติคือการที่องค์กรต้องการแค่มือทำงานโดยไม่ต้องคิดอะไรมากกว่านี้ แต่ในรูปแบบของ Developmental mindset คือแบบที่ส่งเสริมให้พนักงานช่วยกันใช้สมองเพื่อแก้ปัญหา และหาทางออกใหม่ ๆ ให้กับองค์กร

รูปแบบการบริหารด้วย Developmental mindset จึงเป็นการสร้างสภาพแวดล้อมของการทดลอง และสร้างเสริมการเรียนรู้ให้เกิดขึ้นภายในองค์กร ที่สามารถเริ่มได้ด้วยการส่งเสริมการทำงานแบบ data-driven และวางระบบในการแบ่งปันความรู้ภายในองค์กร

3) Leadership through engagement ผู้นำที่สร้างการมีส่วนร่วม

ตัวแปรที่เกิดขึ้นพร้อม ๆ กันกับระบบการบริหารคือในด้านของผู้นำ ในระบบแบบเดิมคือการที่ผู้นำตัดสินใจว่าจะให้ทรัพยากรกับใครเพื่อเป้าหมายอะไร แต่ในระบบที่เน้นการพัฒนา ผู้นำควรที่จะอยู่ในทุก ๆ ขั้นตอนของการทำงาน ผู้นำที่เหมาะกับการทำงานในระบบใหม่คือคนที่พร้อมจะพาตัวเองมาอยู่ในทุกขั้นตอนของการทำงาน เพื่อคอยให้การสนับสนุน ตอบคำถามให้กับทีมงานคนอื่น ๆ

บทบาทของผู้นำจากเดิมคือการตรวจสอบถึงการทำงานของพนักงานว่าเป็นไปได้อย่างถูกต้องตามเป้าหมายและกฏเกณฑ์หรือไม่ ควรที่จะเปลี่ยนเป็นการตรวจสอบสภาพแวดล้อมว่าปัจจุบันทีมงานกำลังมีอุปสรรคอะไรที่กำลังขัดขวางให้พวกเขาไม่ได้ใช้ศักยภาพอย่างเต็มที่หรือ และทุกคนกำลังมีส่วนร่วมดีอยู่หรือเปล่า

องค์กรเริ่มต้นส่งเสริมผู้นำแบบนี้ได้ด้วยการออกแบบการอบรมโดยเน้นการสื่อสาร การสร้าง engagement และสร้างวัฒนธรรมองค์กรแบบที่สื่อสารสองทาง และมีการชื่นชมผู้นำที่เป็นแบบอย่างที่ดีของการส่งเสริมการทำงานของทีม

::::::::::::::::::::::::::::::::::

บทสรุป — การสร้างและพัฒนาคุณลักษณะ 3 อย่างนี้ให้เกิดขึ้นในองค์กรจะทำให้เรามีระบบการบริหารจัดการที่เป็นข้อได้เปรียบให้กับองค์กร ผ่านการส่งเสริมการทำงานร่วมกัน การแก้ปัญหาร่วมกันในทุก ๆ ระดับ พร้อมกับส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรที่พัฒนาตัวเองอยู่ตลอดเวลา แม้องค์กรจะต้องใช้เวลาในการพัฒนาสิ่งเหล่านี้ แต่ผลลัพท์ของมันคือสิ่งจำเป็นที่จะช่วยสร้างข้อได้เปรียบสำคัญให้กับองค์กรในอนาคต

A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
CorporateCulture
OrganizationalCulture
.
.