พอหรือยังกับงานที่ทุกอย่างเร่งรีบ? พบกับ 5 หลักการสำคัญแก้ปัญหางานเร่ง

ความกระตือรือร้นต่อความเร่งด่วนเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จองค์กร เพราะความเร็วนั้นเป็นข้อได้เปรียบสำคัญของธุรกิจเสมอ ทีมที่ตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว ลองเร็ว เรียนรู้เร็ว และปรับตัวเร็วคือทีมที่มักประสบความสำเร็จได้มากกว่า อย่างไรก็ตามเราต้องไม่ลืมว่ามันมีความแตกต่างระหว่างความกระตือรือร้น กับวัฒนธรรมองค์กรที่ทุกอย่างเร่งด่วนไปหมด และเมื่อทุกอย่างด่วนไปหมด สุดท้ายแล้วก็คือการที่ไม่มีอะไรด่วนนั่นเอง ⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
สถานการณ์นี้เป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้พนักงานเลือกที่จะโฟกัสกับการทำงานด่วนชิ้นเล็กชิ้นน้อย และงานแบบวันต่อวันแทนการทำงานสำคัญ ๆ ที่มีอิมแพ็คกับองค์กร และความเร่งด่วนตลอดเวลานี่แหละที่ส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพองค์กร และแรงทำงานของพนักงาน แต่อย่างที่บอกไปข้างต้นว่าความเร่งด่วนไม่ใช่เรื่องแย่ เพียงแต่ความเร่งด่วนที่ไม่จำเป็นที่คอยดึงโฟกัสของเราออกมาจากงานสำคัญ ๆ ต่างหากที่เป็นปัญหา⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
และสาเหตุสำคัญคือการที่หลายครั้งที่เรามักสับสนระหว่างความรวดเร็วกับความว้าวุ่น ซึ่งการต้องทำงานด้วยความกดดัน และตื่นตัวอย่างตลอดเวลา เพื่อให้พร้อมตอบสนองกับกับเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นนั้นทำให้คำว่าเร่งด่วนกลายเป็นสิ่งที่เป็นพิษกับองค์กรแทนที่จะเป็นประโยชน์ และสุดท้ายคือพนักงานต้องทำงานล่วงเวลาเพื่อดับไฟที่ก่อขึ้นเอง ดังนั้นสิ่งสำคัญคือการที่ทีมต้องเข้าใจว่าความเร่งรีบนั้นไม่ใช่ตัวบ่งชี้ความสำเร็จที่ดี และความเร็วที่เป็นประโยชน์คือการโฟกัสกับเรื่องที่ควรโฟกัสได้อย่างรวดเร็ว⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
::::::::::::::⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
เมื่อเรามาลองมองในมุมของวัฒนธรรมองค์กรจะพบว่าคำว่าเร่งด่วนนั้นเป็นคำที่ใช้ง่าย ง่ายเกินไป ง่ายจนทำให้เราใช้ระบุทุกสิ่งอย่างว่าเร่งได้ แทนที่จะพยายามลำดับความสำคัญของงานจริง ๆ และเป็นตัวช่วยให้ Manager ไม่ต้องตัดสินใจในเรื่องยาก ๆ เพียงแค่ใส่คำว่า “เร่งด่วน” เข้ามาแล้วส่งต่อความกดดันไปยังทีมเพื่อให้ทำงานหนักขึ้น⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
นอกจากการต้องทำงานหนักโดยไม่จำเป็นแล้วความเร่งด่วนยังทำให้พนักงานเครียดได้ง่าย เพราะการที่ทุกอย่างเร่งด่วนนั้นทำให้พนักงานอยู่ในสภาวะตื่นตัวสูงตลอดเวลา พร้อมกับต้องกระโดดไปมาจากงานไฟไหม้หนึ่ง สู่อีกกองไฟตลอดเวลาโดยที่ไม่ได้มีเวลาในการทำงานที่มีความหมายสำหรับพวกเขา และนำไปสู่วัฒนธรรมของการปั่นงาน เบิร์นเอาท์ และเบื่อองค์กร เพราะพนักงานจะโฟกัสกับการพยายามทำตัวให้ยุ่ง มากกว่าพยายามสร้างผลงานที่จับต้องได้⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
นอกจากนั้นยังสร้างปรากฏการณ์ตลกร้ายของยุคที่หลาย ๆ คนอาจจะกำลังพบเจอคือการที่เราเริ่มพบว่าการทำงานในวันหยุด หรือนอกเวลางานนั้นมันมีประสิทธิภาพกว่าในเวลางาน เพราะในเวลางานเต็มไปด้วยเรื่องเร่งด่วน และเรื่องรบกวนจนทำให้งานที่งานชิ้นสำคัญ ๆ ไม่เสร็จสักที และซึ่งนำไปสู่การทำงานในวันหยุดมากขึ้นเรื่อย ๆ Work-life Balance ที่พังทลาย และการเบิร์นเอาท์⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
ถึงตรงนี้เราต้องย้ำอีกครั้งว่าปัญหาคือความที่ทุกอย่างเร่งด่วน ไม่ใช่ความเร่งด่วนที่ใช้อย่างพอดี เพราะมันช่วยให้งานเดินหน้า ทีมงานตื่นตัว และกระตุ้นให้เกิดการโฟกัส แต่การใช้บ่อย ๆ ทำให้ข้อดีเหล่านี้หายไปโดยสิ้นเชิง ดังนั้นการที่เราจะแก้ปัญหานี้ได้ไม่ใช่การทำตรงข้ามและให้ใจเย็นกับทุก ๆ เรื่องไปให้หมดเลย แต่มันคือการจัดการให้เรื่องเร่งด่วนนั้นอยู่ในระดับที่สุมดลย์ทั้งในด้านของความหนัก และความเรื้อรัง⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
::::::::::::::::⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
นั่นนำมาสู่หลักการสำคัญของวันนี้ คือแน่นอนว่าเราไม่สามารถ และก็ไม่ควรที่จะกำจัดความเร่งด่วนออกไปโดยสิ้นเชิง แต่เราควรที่จะลดผลกระทบที่เกิดจากความเร่งด่วนที่ไม่จำเป็น และหลีกเลี่ยงงานที่ทำเราเสียเวลาโดยใช่เหตุ โดยวิธีการคือไม่ใช่การควบคุมไม่ให้มีเหตุการณ์ไม่คาดฝันเกิดขึ้น แต่คือการพยายามควบคุมวิธีการตอบสนองต่อเหตุการณ์เหล่านี้ โดยไม่ให้มันควบคุมเรา หรือก็คือการปรับวัฒนธรรมองค์กรจากรูปแบบของการ Reactive (เน้นตอบสนอง) ให้เป็นแบบ Proactive (เน้นการกระทำ)⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
ถ้าเราลองแบ่งบรรยากาศความเร่งด่วนออกเป็น 3 ระดับ ได้แก่⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
🟦 บรรยากาศความเร่งด่วนแบบ Reactive คือ บรรยากาศที่ทุกอย่างเร่งด่วนในทั้งด้านความรุนแรง และเรื้อรัง ทุกอย่างด่วน และสำคัญไปหมด มันเกิดจากการที่เมื่อมีเหตุการณ์ต่าง ๆ เข้ามา เราตอบสนองต่อมันอย่างรวดเร็ว และทันที โดยไม่ได้พิจารณาถึงลำดับความสำคัญให้ดีก่อน แบบ Reactive นี้ความเร่งด่วนจะเข้ามาลดประสิทธิภาพการทำงาน⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
🟩 บรรยากาศความเร่งด่วนแบบ Inactive (ตรงข้ามกับแบบแรก) คือ บรรยากาศการทำงานที่ไม่มีความเร่งด่วนเกิดขึ้นเลย งานไม่ค่อยเดิน และพนักงานไม่มีความกระตือรือร้นในการที่จะต้องทำงานให้เสร็จ มีเหตุการณ์ต่าง ๆ เข้ามาก็ไม่มีการตอบสนอง ในแบบ Inactive นี้ไม่มีความเร่งด่วน และประสิทธิภาพการทำงานต่ำเป็นทุนเดิม⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
🟧 บรรยากาศความเร่งด่วนแบบ Proactive คือระดับที่ความเร่งด่วนเข้ามาเป็นตัวช่วยกระตุ้นประสิทธิภาพการทำงานได้ โดยเกิดจากการที่มีแผนการรับมือกับเหตุการณ์ที่อาจจะเกิดขึ้นไว้ล่วงหน้า หรือมีการกำหนด Priority อย่างชัดเจนไว้ล่วงหน้าว่าถ้ามีอะไรเกิดขึ้นโดยไม่คาดคิด จะต้องให้ความสำคัญกับอะไร และการเตรียมการล่วงหน้านี้จะช่วยให้ทุก ๆ ครั้งที่มีปัญหาเกิดขึ้น ปัญหาจะไม่ลุกลาม⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
ดังนั้นโจทย์ของเราในการแก้ปัญหาทุกอย่างเร่งด่วนนี้คือการทำเราจะทำอย่างไรให้องค์กร หรือทีมของเรามีการตอบสนองต่อปัญหา และเหตุการณ์ต่าง ๆ ในแบบของ Proactive ไม่ใช่ Reactive หรือ Inactive โดยเริ่มต้นได้จากวิธีการเหล่านี้:⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
::::::::::::::::::⁣⁣⁣
⁣⁣⁣
✔️ 1. Redefine urgent ⁣⁣⁣
⁣⁣⁣

ระบุให้ชัดเจน และเข้าใจตรงกันทั้งทีมว่าคำว่าเร่งด่วนแปลว่าอะไร เพราะบางงานที่บางคนรู้สึกว่าเร่งด่วน อาจจะไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนสำคัญทั้งทีมก็ได้ โดยสามารถอาศัยคำถามเหล่านี้เป็นจุดเริ่มต้นในการพูดคุยได้⁣⁣⁣

  • เร่งด่วนนี้แปลว่ามันต้องทำทันที หรือมันสำคัญ ?⁣⁣⁣
  • ทีมจะต้องใช้อะไรแยกแยะระหว่างปัญหาเร่งด่วน กับงานสำคัญ ?⁣⁣⁣
  • ใครเป็นคนระบุว่างานไหนด่วน ผู้จัดการ หรือทีม ?⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣
    ✔️2. Prioritize important work, not just urgent ⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣
    ตารางสีช่องที่หลายคนคุ้นเคยที่ชื่อว่า Eisenhower Matrix หรือตาราง “สำคัญ-เร่งด่วน” เป็นเครื่องมือคลาสสิค แต่ก็มีประโยชน์อย่างมากต่อการแก้ Mindset ที่ทุกอย่างไฟไหม้ได้⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣
    โดยหลักการคือแยกความเร่งด่วน และความสำคัญออกจากกัน และระบุถึงงานแต่ละชิ้นว่าเป็นอย่างไร อันไหนสำคัญ และเร่งด่วน อันไหนสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน เป็นต้น และให้ความสำคัญกับแต่ละช่องแตกต่างกันไป⁣⁣⁣
  • งานไหนสำคัญ และเร่งด่วน แน่นอนว่าต้องให้ priority สูง และรีบจัดการ⁣⁣⁣
  • งานสำคัญ ไม่เร่งด่วน มักเป็นงานที่สร้างผลกระทบได้มาก ต้องจริงจังกับการหา slot เวลาให้มัน ไม่ใช่ทำในเวลาว่าง⁣⁣⁣
  • งานเร่งด่วน ไม่สำคัญ มักเป็นสิ่งรบกวนประจำวัน ควรพยายามแจกจ่ายออกไป เลี่ยงการรับมาทำ หรือเอาไว้ทำหลัง ๆ หลีกทางให้งานสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน โดยเฉพาะยิ่งถ้าเป็นความเร่งด่วนของคนอื่น⁣⁣⁣
  • ไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วน เป็นสิ่งที่ไม่ควรมี และถ้าพบว่ามีให้ลบทิ้งไปทันที⁣⁣⁣
    สุดท้ายที่อยากฝากไว้คือถ้าเราวาดตารางแล้วงานส่วนใหญ่ยังคงกองกันอยู่ช่องใดช่องหนึ่ง นั่นแปลว่าเราต้องหาจุดตัด หรือนิยามใหม่ และพยายามให้มันสามารถกระจายได้ทั่ว ๆ กว่านี้⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣
    ✔️3. Who Are You Serving?⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣
    อีกตัวช่วยคือตั้งคำถามให้ดีว่างานแต่ละชิ้นที่กำลังทำอยู่นี้เป็นประโยชน์กับ stakeholder ไหนโดยตรง เช่น เป็นประโยชน์ต่อลูกค้า ต่อหัวหน้างาน ต่อแผนกใดแผนกหนึ่ง หรือต่อองค์กรโดยรวม พยายามระบุให้ได้ว่าใครคือ Key stakeholder เพื่อช่วยให้เราสามารถระบุได้ง่ายขึ้นว่างานนี้เร่งด่วนหรือไม่ เพราะแต่ละทีมควรที่จะมีเพียง 1 stakeholder ที่เป็นเป้าหมายหลักของเขา และโฟกัสความเร่งด่วนได้ถูกต้อง เช่น ทีม Sales ควรที่จะ Focus ไปที่ลูกค้า และงานที่เป็นประโยชน์ต่อลูกค้าต้องมาก่อน และงานของส่วนกลางจะต้องไม่เร่งด่วนเท่า⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣
    ✔️4. Prioritization is a zero-sum game⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣
    ตระหนักเสมอว่าเวลาเป็นทรัพยากรที่จำกัด ไม่ว่าจะพยายามจะรีดเค้นแค่ไหนก็ไม่มีทางพอที่จะทำทุกอย่าง และการเติมคำว่าเร่งด่วนเข้ามาก็ไม่ได้ช่วยเพิ่มเวลาได้ ทำงานด้วยการตระหนักเรื่องนี้เสมอ เพราะหลายครั้งที่ผู้นำองค์กร หรือผู้จัดการจะลืมเรื่องนี้ได้ง่าย ๆ และการเติมคำว่าเร่งด่วนเข้ามาจะช่วยให้มีเวลามากขึ้น และด้วย mindset นี้แล้ว ถ้าเราจะให้มีงานไหนเร่งด่วนเพิ่มขึ้นมา 1 งาน ก็ต้องอย่าลืมลดความเร่งด่วนของงานชิ้นอื่นลง 1 งานเช่นกัน⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣
    ✔️5. Prepare for real emergencies⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣
    ควรตกลงให้มีช่องทางการติดต่อบางอย่างไว้เฉพาะเวลาฉุกเฉินจริง ๆ เท่านั้นเพื่อรักษาความรู้สึกเร่งด่วนให้คงอยู่ได้ เช่น อาจจะกำหนดให้การโทรเข้าเบอร์ส่วนตัวได้ในเวลาฉุกเฉิน ซึ่งก็ต้องมีการลงโทษอย่างจริงจังหากใช้ช่องทางนี้โดยไม่จำเป็น เพราะหากช่องทางฉุกเฉินถูกใช้บ่อยเกินไปก็จะส่งผลย้อนกลับให้ทุกอย่างดูเป็นเรื่องฉุกเฉินไปหมดตามเดิม⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣
    :::::::::::::::::::⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣
    ทั้งหมดนั่นคือวิธีการเบื้อต้นในการปรับให้วัฒนธรรมองค์กรที่ทุกอย่างด่วนไปหมด มาเป็นด่วนอย่างพอดี เพราะแม้ความเร่งด่วนจะเป็นสิ่งที่ช่วยกระตุ้นการทำงานได้ดี แต่หากทุกอย่างด่วนไปหมดนั่นเท่ากับไม่มีอะไรด่วนเลย และส่งผลย้อนกลับมาทำร้ายประสิทธิภาพการทำงานของเรา ดังนั้นการหาทางรักษาสมดุลย์อย่าง Proactive ในการจัดการกับความเร่งด่วนคือสิ่งสำคัญ เพื่อให้ทีมตอบสนองได้อย่างรวดเร็วในทิศทางที่ถูกต้อง ไม่ใช่ตอบสนองไปทุกทิศทาง⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣
    A Cup of Culture⁣⁣⁣
    ———–⁣⁣⁣
    วัฒนธรรมองค์กร⁣⁣⁣
    Corporate culture⁣⁣⁣
    Organizational culture⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣.
    .
Source: https://www.fearlessculture.design/blog-posts/the-problem-with-an-always-urgent-workplace-culture
Share to
Facebook
Twitter
LinkedIn
Search

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.