จะจัดการอย่างไรเมื่อทีมพังไม่เป็นท่า Dysfunctional Team

การทำงานร่วมกันในปัจจุบันเป็นสิ่งที่จำเป็นเป็นอย่างมาก ผลงานวิจัยของ Institute for Corporate Productivity ยังพบอีกว่า 40% ขององค์กรที่มีสมรรถนะสูง (High Performance Organization) ให้ความสำคัญมากในการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานแบบดั้งเดิมเป็นการทำงานแบบข้ามสายงาน (Cross- functional) มีการแบ่งตาม project เน้นการทำงานเป็นทีม และส่งเสริมการทำงานแบบ Agile มากขึ้น หลายองค์กรมีการจัดทีมใหม่โดยรวมผู้ที่มีศักยภาพของแต่ละแผนกมาทำงานร่วมกัน มีการปรับลดระดับชั้น และนำเอาเครื่องมือดิจิตอล หรือเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาช่วยในการทำงานแบบ Remote work


ในขณะเดียวกันผู้นำจำนวนมากกำลังเผชิญกับความท้าทายในการบริหารทีมงาน โดยไม่ได้เข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงสาเหตุของปัญหาการทำงานร่วมกันในทีม หรือการใช้เครื่องมือต่างๆในการบริหารทีม ทำให้ไม่สามารถเลือกแนวทางแก้ได้ถูกต้องเมื่อเกิดปัญหาขึ้น


MIT SLOAN ได้ทำการวิจัยโดยใช้ Organizational Network Analysis (ONA) มาวิเคราะห์โครงข่ายในองค์กรถึงแนวทางการทำงานร่วมกันของทีม และหน่วยงานที่ประสบความสำเร็จในองค์กรขนาดใหญ่ (กลุ่มตัวอย่างคือ พนักงานประมาณ 2,200 – 45,000 คน) รวมทั้งมีการสัมภาษณ์เชิงลึกกับผู้นำ 100 ท่าน จาก 20 องค์กรหลัก ผลการวิจัยนี้ทำให้สามารถเห็นรูปแบบการเชื่อมโยงของเครือข่ายและการทำงานร่วมกันของทีมที่มีประสิทธิภาพสูงได้ และยังเห็นอีก 6 รูปแบบการทำงานที่บกพร่องซึ่งส่งผลกระทบทางลบต่อประสิทธิภาพในการทำงาน


ผู้นำองค์กรสามารถสร้าง Psycholygy Safety ในทีม (ฟัง Podcast เกี่ยวกับ Psychology Safety เพิ่มเติม) เพื่อส่งเสริมแนวทางการทำงานร่วมกันในทีมให้มีประสิทธิภาพ และยังสามารถสังเกตุลักษณะการทำงานร่วมกันของทีมที่บกพร่องได้ดังนี้


Dysfunction #1: Hub-and-Spoke Networks

กลุ่มนี้มีทั้งผู้นำที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ ทีมมีแนวโน้มในการทำตามผู้นำเป็นส่วนใหญ่ เชื่อใจในผู้นำ ซึ่งพอมันมากเกินไปก็ทำให้การตัดสินใจต่างๆล่าช้า ปิดกั้นนวัตกรรม

Drivers:

  • การแบ่งลำดับขั้นหรือ การที่ผู้นำมีนิสัยชอบควบคุมมากเกินไป
  • ผู้เชี่ยวชาญมีอำนาจ
  • ความไม่ชัดเจนในบทบาท การตัดสินใจหรือผลตอบแทน
  • วัฒนธรรมองค์กรแบบใช้ความกลัวเป็นตัวผลักดันให้เกิดการยอมรับ

Solutions:

  • โค้ชทีมเพื่อกระตุ้นให้เกิดการร่วมมือในการทำงาน ระหว่างการให้อำนาจที่มากเกินไปหรือเหมาะสม
  • เน้น What ไม่เน้น How
  • ให้ความรู้ด้านวิธีการ การใช้เครื่องมือ ฐานข้อมูล และการอบรม
  • การทำงานร่วมกันกับผู้เชี่ยวชาญ
  • การทบทวนอำนาจการตัดสินใจ บทบาท และผลตอบแทน
  • กระจายงานออกจากศูนย์กลาง


Dysfunction #2: Disenfranchised Nodes

สมาชิกในทีมบางคนไม่สามารถเข้าถึงทรัพยากรที่จำเป็นต่อการทำงานได้ ในขณะที่บางคนสามารถเข้าถึงข้อมูลนั้นได้ ทำให้รู้สึกว่าตนเองไม่สำคัญ ส่งผลต่อประสิทธิภาพของการทำงานเป็นกลุ่ม

Drivers:

  • ขั้นตอนที่ยุ่งยากทำให้สมาชิกบางคนเข้าใจผิด และถอนตัวเองออก
  • ขาดความเชื่อใจในเพื่อนร่วมงานนอกหน่วยงาน และมั่นใจในสิ่งที่คุ้นเคยมากเกินไป
  • ขาดการเชื่อมต่อด้วยตำแหน่งหรือสถานที่

Solutions:

  • สร้างขั้นตอน และบทบาทเพื่อการรับรู้
  • ปลูกฝังค่านิยมการอยู่ร่วมกัน
  • เพิ่มกระบวนการ Touch points ต่างๆ เพื่อให้แต่ละคนมีสิทธิ์ออกเสียงหรือสามารถหาโอกาสในการมีส่วนร่วม
  • ใช้เทคโนโลยีในการเชื่อมต่อ


Dysfunction #3: Misaligned Nodes

กลุ่มย่อยในเครือข่ายมีความเห็นไม่สอดคล้องกัน คนในทีมดูเหมือนจะเห็นด้วยกับเป้าหมาย (แต่จริงๆไม่เห็นด้วย) และทีมมีแนวทางการทำงานขัดแย้งกัน ทำให้ผลงานออกมาต่างกันโดยสิ้นเชิง ปัญหาทั้งหลายเหล่านี้จะค่อยๆ กัดเซาะการทำงานร่วมกันจนทีมพังทลาย และทำให้ Project ไม่ประสบความสำเร็จ

Drivers:

  • แบ่งกลุ่มตามเพื่อนร่วมงานที่สนิท
  • ความไม่เชื่อใจหรือเกิดการแข่งขันภายในทีม

Solutions:

  • การร่วมกันสร้างเป้าหมายร่วมกันและการจัดลำดับความสำคัญ สนับสนุนพวกเขาหลายๆมิติ และให้พวกเขาแสดงความรับผิดชอบ
  • จัดประชุมกลุ่มเพื่อเสริมสร้างสมรรถนะ สร้างความเชื่อใจระหว่างบุคคล และสร้างเป้าหมายค่านิยมของกลุ่ม
  • สร้างวิธีในการระบุและหาความไม่สอดคล้อง
  • พยายามให้ทีมมีปฏิสัมพันธ์กับคนนอกกลุ่มและปรับความสัมพันธ์ใหม่


Dysfunction #4: Overwhelmed Nodes

ผู้นำทั้งหลายมักต้องการให้เกิดความร่วมมือกัน “ยิ่งมากยิ่งดี” ซึ่งบางครั้งการร่วมมือกันมากเกินไป–>ทำให้งานติดขัดและทำให้โครงการไม่สำเร็จ เพราะทีมมีความต้องการมากเกินไป งานจึงสำเร็จได้ยากและช้า ตัดสินใจอย่างไม่มีประสิทธิภาพ ประนีประนอมมากเกินไป ความร่วมมือต่ำและเหนื่อยล้า

Drivers:

  • ทีมโตเร็วเกินกว่าขอบเขตของทีม หรืองานที่วางไว้
  • บรรทัดฐานของการประชุมและการสื่อสารไม่มีประสิทธิภาพ
  • ขาดการร่วมมือที่มีประสิทธิผลในเวลาที่งานล้น
  • ความกลัวที่จะต้องแยกกันตัดสินใจหรือถูกละเลย
  • วัฒนธรรมของที่และองค์กรที่รวมทุกคนเป็นส่วนหนึ่งมากเกินไป

Solutions:

  • ออกแบบโครงสร้างการทำงานร่วมกันของทีมใหม่
  • ระบุและเคารพในบทบาทและหน้าที่ของแต่ละคน
  • กำหนดสัดส่วนของ impact -to – effort สำหรับกิจกรรมใหม่ๆ และอนุญาตให้ทีมปฏิเสธได้
  • ประยุกต์และฝึกการประชุมและสื่อสารให้ได้ตามกำหนดการ


Dysfunction #5: Isolated Networks

กลุ่มที่ไม่เป็นที่ยอมรับถูกกีดกั้นโดยผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ลูกค้า หรือผู้เชี่ยวชาญจากภายนอก ทำให้เกิดการตัดสินใจที่ผิดพลาด นวัตกรรมล้มเหลว และขาดการเชื่อมต่อกับองค์กรทำให้ไม่เข้าใจบริบทขององค์กรในภาพใหญ่

Drivers:

  • การถูกสั่งให้แยกออกจากกลุ่ม
  • การมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ มากกว่าการดูว่าท้ายที่สุดแล้วต้องการอะไร
  • การจัดประชุมเพื่อรับฟังรายละเอียดจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้องแค่บางคน

Solutions:

  • สร้างการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง/ผู้มีอิทธิพลอย่างเป็นระบบ ทั้งความคิดเห็นที่เป็นเชิงบวกและเชิงลบของผู้นำกลุ่มผู้นำ
  • จัดเวลาเพื่อทบทวนกับกลุ่มผู้เกี่ยวข้อง
  • มุ่งเน้นผลลัพธ์ที่เกิดจากมุมมองของผู้ที่เกี่ยวข้อง
  • ให้กลุ่มสามารถคิดริเริ่ม และมองเห็นภาพรวมเป้าหมายขององค์กร


Dysfunction #6: Priority Overload

การเปิดรับผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องจากภายนอกเข้ามามีส่วนร่วม ทำให้มีความต้องการมากเกินไป ส่งผลให้ทีมลืมเป้าหมายและจัดลำดับความสำคัญของงานไม่เหมาะสม ทำให้งานล้น คุณภาพไม่ได้อย่างที่ต้องการ ส่งงานล่าช้าและพนักงานเหนื่อยล้า

Drivers:

  • การทำงานที่เน้นเร็วมากเกินไป
  • ขาดคนที่ช่วยสร้างความชัดเจนและข้อตกลงในกลุ่มผู้นำโครงการ
  • ค่านิยมส่วนบุคคลและวัฒนธรรมที่นำไปสู่การยอมมากเกินไป

Solutions:

  • จัดทำแผนกิจกรรมกับผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก
  • ประเมินความต้องการตามเนื้องานและแบบแผนการทำงานร่วมกัน
  • พยายามให้ผู้ที่ตัดสินใจปรับแนวทางความต้องการและกรอบระยะเวลา
  • ประยุกต์ขั้นตอนและให้ผู้ประสานงานคอยคัดเลือกข้อเรียกร้องต่างๆตามลำดับความสำคัญ
  • มีความโปร่งใสเกี่ยวกับปริมาณงานและความต้องการแข่งขันกัน จัดกลุ่มที่มีสิทธิพิเศษให้รวมกลุ่มกัน

.
.
>>>>

.
.
.

ที่มาจาก >> https://sloanreview.mit.edu/article/when-collaboration-fails-and-how-to-fix-it/

https://blog.jostle.me/blog/why-collaboration-is-important

https://medium.com/the-mission/the-pandemic-is-exposing-these-6-hidden-dysfunctions-of-teams-2b5372e28e2e

https://www2.deloitte.com/us/en/pages/human-capital/articles/organizational-network-analysis.html

Share to
Related Posts:
Search

ORG Culture Canvas full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

Search