คุยกับทีมงานอย่างไร? เมื่อพวกเขามี Performance ที่ต่ำกว่าเกณฑ์

ไม่มีผู้จัดการหรือหัวหน้าทีมคนไหนที่อยากเผชิญกับสภาวะอึดอัดกับทีมงานหรือลูกน้องของตนเอง ในหัวข้อสุดปวดใจของลูกน้องอย่าง “ประสิทธิภาพการทำงานที่ต่ำกว่าเกณฑ์” ถึงแม้จะไม่อยากพูดถึงแค่ไหนก็เป็นหน้าที่หลักของผู้จัดการและหัวหน้าทีมที่ต้องลงมาบริหารจัดการอยู่ดี คำถามคือ “ในฐานะผู้จัดการหรือหัวหน้าทีม ควรจัดการอย่างไรกับสถานการณ์นี้ดี?”

บทความจาก Fast Company กล่าวว่า… “การเริ่มต้นบทสนทนาที่ยากลำบาก” ถือเป็นความท้าทายลำดับต้นๆ ของคนที่เป็นผู้จัดการหรือหัวหน้าทีมเลย เพราะพวกเราส่วนใหญ่มีแนวโน้มที่จะหลีกเลี่ยงการสนทนาที่อึดอัดใจ นำพาไปสู่ความขัดแย้ง หรือทำให้คนอื่นรู้สึกไม่พอใจ… แต่ในความเป็นจริงแล้ว “ความเสียหายมักจะเกิดมากกว่าเมื่อเราหลีกเลี่ยงการสนทนาหรือปล่อยสภาวะการทำงานที่ต่ำกว่าเกณฑ์เหล่านี้ไว้!!” ดังนั้น สองสิ่งที่จะช่วยให้คุณผ่านพ้นสถานการณ์สุดอึดอัดนี้ได้ คือ การมีกรอบความคิดที่ถูกต้อง (Right mindset) และการมีโครงสร้างของสิ่งที่จะพูด (Structure what to say)

1. การมีกรอบความคิดที่ถูกต้อง (Right mindset)

เมื่อคุณต้องเตรียมการสนทนาด้านการบริหารจัดการที่รู้สึกว่ายาก ให้นึกถึงสิ่งที่เรียกว่า การManage Mindset Formula:

The Manage Mindset Formula = Brave + Kind + Clean

– Be Brave คือ ให้รู้สึกมั่นใจและกล้าหาญกับตัวเองไว้ว่า ทีมของคุณต้องการคำติชมที่สร้างสรรค์และจริงใจจากคุณ ว่าอะไรคือสิ่งที่พวกเขาทำได้ดี และอะไรคือสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้ดีกว่านี้ หน้าที่ของคุณคือ ให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์แก่พวกเขา

– Be Kind คือ อย่าคิดว่าการให้ข้อเสนอแนะไปเพียงครั้งหรือสองครั้งทีมงานจะเปลี่ยนแปลงแบบหลังมือเป็นหน้ามือ ความอ่อนโยนและหวังดีของคุณผ่านการชื่นชม การให้คำพูดเสริมแรง จะช่วยเป็นแรงเสริมให้กับทีมงานในกระบวนการเปลี่ยนแปลงได้

– Be Clean คือ การพูดถึงเหตุการณ์หรือสิ่งที่เกิดขึ้นอย่างตรงไปตรงมา ไม่ใช้คำพูดประเภท “ตัดสินตีตรา” “กล่าวโทษ” หรือ “ภาษาที่กระตุ้นปฏิกิริยาป้องกันตนเอง” ลงไป และหากสามารถระบุ คน สถานที่ หรือการกระทำ ได้อย่างชัดเจนเจาะจงยิ่งดี

2. การมีโครงสร้างของสิ่งที่จะพูด (Structure what to say)

การมีโครงสร้างหรือมีสิ่งที่สามารถเตรียมล่วงหน้าไว้ก่อนได้ จะช่วยลดอาการประหม่าและเสริมความมั่นใจในการพูดได้ เช่นเดียวกันหากคุณเห็นพฤติกรรมลบของสมาชิกในทีมและคุณประเมินแล้วว่าต้องจัดการกับประเด็นนั้นๆ ให้ลองทำตาม 3 ขั้นตอนนี้

3-Step Process = Prepare –> Signpost –> Deliver

– Step 1 เตรียมพร้อม (Prepare)

ตรวจสอบตัวคุณเองให้แน่ใจก่อนว่า ตัวคุณอยู่ในสภาวะอารมณ์ที่คงที่ ใจเย็น และความคิดไม่เอนเอียงอยู่หรือไม่ จากนั้นเตรียมคำพูดโดยมุ่งเน้นไปที่พฤติกรรมที่เกิดขึ้นมากกว่ากล่าวโทษที่ตัวบุคคล สามารถใช้ชุดคำถามนี้เป็นจุดตั้งต้นได้
          – อะไรคือสิ่งที่เขาทำ —ให้เจาะจง เช่น กระแทกรายงานลงบนโต๊ะอย่างแรงในห้องประชุม

          – พฤติกรรมนั้นส่งผลอย่างไร —ต่อตัวคุณ ต่อเพื่อนร่วมงานคนอื่น หรือต่อส่วนร่วม

          – อะไรคือสิ่งที่คุณอยากให้เขาทำเพิ่มขึ้นหรือน้อยลงในอนาคต

– Step 2 ส่งสัญญาณนำร่อง (Signpost)

เป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องส่งสัญญาณนำร่องให้ชัดเจน เพื่อให้บุคคลนั้นได้รับรู้และเตรียมพร้อมกับการพูดคุยก่อน ตัวอย่างเช่น ส่งอีเมลไปล่วงหน้าว่า “ขอเวลาเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับการประชุมวันนี้ ฉันสังเกตเห็นพฤติกรรมบางอย่างของคุณที่ส่งผลต่อทุกคน ฉันต้องการแชร์ความคิดเห็นและพูดคุยกับคุณ เกี่ยวกับวิธีที่เราจะหาทางออกเรื่องนี้” เป็นต้น

– Step 3 ถ่ายทอด (Deliver)

เมื่อบุคคลนั้นได้เข้ามาพบคุณ ก่อนเริ่มพูดคุยอยากให้คุณพยายามกำหนดโทนเสียงของตนเองในทางสร้างสรรค์และมุ่งแก้ปัญหา ให้เริ่มต้นการพูดคุยโดยการพูดทวนซ้ำในสิ่งที่คุณเขียนไปในอีเมลแบบคำต่อคำก่อน จากนั้นให้เริ่มฟีดแบคโดยใช้รูปแบบการสื่อสารแบบ I-message ดังต่อไปนี้:

“ฉันรู้สึก. . . [ความรู้สึกของตัวเรา], ตอนที่คุณ. . . [พฤติกรรมที่เขาทำ], เพราะ. . . [เหตุผลที่รู้สึกอย่างนั้น], และสิ่งที่ฉันต้องการ(อยาก)ให้เกิดขึ้นคือ. . . [ทางออกที่คุณต้องการ]”

เช่น ฉันรู้สึกไม่สบายใจมากเลย ตอนที่คุณกระแทกรายงานลงบนโต๊ะอย่างแรงในห้องประชุม เพราะฉันอยากให้ทีมของเรามีอะไรก็พูดคุยกันด้วยเหตุผล ดังนั้น สิ่งที่ฉันต้องการอยากให้เกิดขึ้นคือ เมื่อคุณมีอะไรที่ทำให้รู้สึกไม่โอเครอยากให้บอกกัน

บทสรุป –ถึงแม้จะเป็นบทสนทนาที่ยากลำบาก แต่ในฐานะผู้จัดการหรือผู้นำทีมถือเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญสู่การพัฒนาในฐานะผู้นำอย่างแท้จริง

A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
CorporateCulture
OrganizationalCulture
.
.