กฏ 3 ข้อ ที่ช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการประชุมและเหลือเวลาไปทำงาน

พวกเราทุกคนต่างเคยติดอยู่ในการประชุมแย่ๆ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่คุณเข้าตรงเวลาแต่กลับเริ่มประชุมเลทไป 30 นาที เพราะต้องรอใครบางคน หรือการประชุมที่ไม่มี Agenda ไม่รู้ว่าเป้าหมายคืออะไร หรือการประชุมที่สมาชิกในที่ประชุมต่างพูดไปเรื่อยคนละทิศทางโดยไม่รู้ว่าข้อสรุปจะไปจบลงตรงไหน ถึงขนาดมีคำพูดแซวกันว่า “ถ้าอยากรู้ว่าองค์กรนั้นมีวัฒนธรรมแบบไหน ให้ไปดูบรรยากาศในห้องประชุมของเขา” เพราะเราจะสามารถเห็นได้ตั้งแต่การวางแผนก่อนเริ่มการประชุมไปจนกระทั่งจบการประชุม ซึ่งทางเพจเราได้เคยนำเสนอเรื่องราวของ “วัฒนธรรมองค์กรที่ดีเริ่มต้นที่ห้องประชุม” หากคุณผู้อื่นสนใจศึกษาเพิ่ม Link: คำถามที่น่าสนใจคือ แล้วหากเราอยากทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ประหยัดเวลา และเป็นพื้นที่ตั้งต้นในการบ่มเพาะวัฒนธรรมองค์กรที่ต้องการด้วย เราควรเริ่มอย่างไร? วันนี้ทางเพจ A Cup Of Culture ได้สรุปกฎง่ายๆ 3 ข้อ ดังนี้


1. กำหนดวาระการประชุม (Set the Agenda)


ดูเหมือนเป็นเรื่องปกติที่ทุกการประชุมต้องมี แต่จากข้อมูลเราพบว่าหลายองค์กรเริ่มการประชุมโดยสมาชิกส่วนใหญ่ไม่รู้ว่า “เป้าหมายและผลลัพธ์ของการประชุมคืออะไร” ซึ่งการมี “วาระการประชุม” จะทำหน้าที่เสมือนเป็นเข็มทิศนำทางในการพูดคุย การอภิปราย ร่วมไปถึงการหาข้อสรุปร่วมกัน
ฉะนั้น การกำหนดวาระการประชุมที่ชัดเจน จะช่วยสร้างเส้นทางเดินในสมองของผู้เข้าร่วม เพื่อที่ทุกคนจะได้มุ่งไปในทิศเดียวกัน เป้าหมายเดียวกัน ซึ่งการกำหนดวาระการประชุมสามารถทำได้หลายรูปแบบตั้งแต่การระบุไปในอีเมลล์เชิญประชุม การเขียนบนกระดานไวท์บอร์ดในห้องประชุม หรือการระบุไว้หน้าแรกบนไฟล์นำเสนอ


2. เริ่มตรงเวลา จบตรงเวลา (Start on Time, End on Time)


ไม่มีอะไรจะดูดพลังงานของเราได้ดีเท่า “การนั่งรอว่าเมื่อไหร่การประชุมจะเริ่ม” อาจจะด้วยรอให้สมาชิกมาครบทีม หรือรอประธานในที่ประชุมเดินทางมาถึง เช่นเดียวกันว่าเมื่อไหร่จะพูดสรุปการประชุมเสียทีจะได้แยกย้ายไปทำงานของตน
ซึ่งปัญหาเหล่านี้จะหมดไปเมื่อทุกคนรับรู้ Agenda ที่ตรงกัน และพยายามบังคับตัวเองให้เดินไปตามวาระการพูดคุยและกรอบเวลาที่มี หรือหากองค์กรของเรามีวัฒนธรรมองค์กรว่า “Time is money” มันจะช่วยกระตุ้นให้ทุกคนต้องรักษาเวลาของตนเอง และเห็นความสำคัญของเวลาผู้อื่นด้วย


3. จบประชุมด้วยแผนปฏิบัติงาน (Action Plan)


ทุกการประชุมควรจบลงด้วย “3 กำหนด” คือ 1) กำหนดสิ่งที่จะทำต่อ (Next Steps) 2) กำหนดคนรับผิดชอบ 3) กำหนดเส้นตาย (Deadline)
คุณ Mark Toro หุ้นส่วนผู้จัดการบริษัทอสังหาริมทรัพย์ชื่อดัง North American Properties ได้เล่าให้ฟังว่าเขามักจบกระชุมของเขาด้วยคำย่อว่า W.W.D.W.B.W ซึ่งก็คือ “Who will do what by when?” ซึ่งแปลว่า “ใครจะทำอะไร เมื่อไหร่?”

::::::::::::::::::::::::


ดังนั้น กฎทั้ง 3 ข้อ ตั้งแต่ 1) กำหนดวาระการประชุม 2) เริ่มตรงเวลา จบตรงเวลา 3) จบลงที่แผนปฏิบัติงาน (Action Plan) เป็นหลักปฏิบัติที่ง่ายและสามารถนำไปประยุกต์กับการประชุมครั้งถัดไปของเราได้เลย

A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
Corporate culture
Organizational culture
.
.

References:
https://www.nytimes.com/guides/business/how-to-run-an-effective-meeting
Share to
Facebook
Twitter
LinkedIn
Search

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.